Untersuchungen bestätigen, dass bis zur Hälfte aller Unternehmensausgaben direkt von den Mitarbeitern veranlasst werden. Dazu gehören Reisekosten und Spesenabrechnungen sowie Zahlungsanforderungen für Lieferanten. Dementsprechend liegt der Schluss nahe, dass eine effektive Steuerung genau dieser Ausgaben einen positiven Effekt auf die Unternehmensperformance haben kann. Infor hat zum Thema Ausgabenmanagement soeben ein Whitepaper erstellen lassen, das die gesamte Tragweite der dahinter liegenden Prozesse und ihrer Auswirkungen untersucht.
Infors Lösung für das Ausgabenmanagement, Infor Expense Management, wird derzeit in über 60 Ländern eingesetzt. Sie ist im Standard in mehr als zehn Sprachen verfügbar, kann einfach an lokale Erfordernisse angepasst werden, kann beliebige Währungen per Triangulation ineinander umrechnen und Vorschriften und Richtlinien gruppen- oder regionsspezifisch anwenden.
AstraZeneca gehört zu den Infor-Kunden, die Infor Expense Management bereits einsetzen: Das pharmazeutische Unternehmen war mit seinen vorhandenen Spesenabrechnungs-Systemen unzufrieden und suchte nach einer Lösung, die seine Anforderungen besser erfüllte. „Wir wollten mehrere Ziele erreichen“, erklärt Mike Herubin, Manager Expense Reimbursement von AstraZeneca. „Zunächst wollten wir Kosten senken. Wir wussten, dass wir dies durch eine automatisierte Weiterleitung und Genehmigung von Spesenabrechnungen erreichen konnten, weil wir so die benötigte Zeit für die Archivierung verkürzen und manuelle Dateneingaben minimieren konnten. Außerdem mussten wir die Durchsetzung und Einhaltung von Vorgaben verbessern. Wir wollten ein automatisiertes System, das uns auf Richtlinienverstöße, die Verwendung nicht bevorzugter Lieferanten und erforderliche Audit-Prüfungen aufmerksam macht.“
Ein rigoroses Auswahlverfahren lenkte die Aufmerksamkeit auf Infor. Nach der Implementierung stellten sich rasch die ersten sichtbaren Erfolge ein: Bei AstraZeneca stieg die Zahl der Mitarbeiter, die das Spesenabrechnungssystem nutzen, von 9.900 auf 11.500. Das Verhältnis der Kreditkartenzahlungen im Vergleich zu den Barzahlungen verbesserte sich von 70:30 auf 90:10. Zudem erhalten die Mitarbeiter ausstehende Zahlungen schneller: Die Zahl der seit über 45 Tagen ausstehenden Spesenabrechnungen und Quittungen sank von 7.977 auf 1.000.
Infor Expense Management umfasst allerdings mehr als nur die Automatisierung des gesamten Spesenprozesses von der Erstellung der Abrechnung bis zur Genehmigung und Kostenerstattung. Die Lösung besteht aus drei weiteren Modulen, die einzeln oder in Kombination eingesetzt werden können.
- Travel Plans: bietet Funktionen zur Einholung von Genehmigung vor Reiseantritt. Mitarbeiter werden davor bewahrt, Richtlinien zu verletzen und können sich die notwendigen Freigaben rechtzeitig einholen.
- Timesheets: ist das Modul für die Zeiterfassung von Arbeitszeiten, die an Kunden oder intern weiterverrechnet werden können.
- Payment Requests: stellt einen Prozess zur Verfügung bei dem eingehende Rechnungen ohne dazugehörige Bestellungen geprüft, autorisiert, zugeordnet und zur Zahlung angewiesen werden.
Weitere Informationen zum Infor Expense Management finden Sie hier.
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