BARC Studie: ELO Digital Office

Sonderdruck für Martin Böhn | Michael Schiklang | Maximilian Gantner BARC-Software-Evaluation Enterprise Content Management Systeme für Dokumentenmanagement und Archivierung ISBN: 978-3-937818-35-1 Eine Studie des Business Application Research Center Sonderdruck Auszug aus der BARC-Studie © BARC GmbH 2009 Das Unternehmen ELO Digital Office GmbH Die ELO Digital Office GmbH ist Hersteller der modular aufgebauten Lösung ELOenterprise für Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management, welche im Rahmen der BARC Software-Evaluation „Enterprise Content Management“ bewertet wurde. Architektur der Lösung Die Architektur des Systems entspricht dem Prinzip einer Mehrschichtenarchitektur. Die Serverkomponenten sind vollständig in Java programmiert, was eine hohe Ska- lierbarkeit ermöglicht. Dabei werden sämtliche Berechtigungen durch den Access Manager verwaltet. Dazu zählen alle Benutzer und Benutzergruppen, Rechte auf Do- kumente, die Schlüsselverwaltung sowie die Überwachung der Client-Anmeldungen. Der Document Manager steuert die Archivverwaltung. ELOenterprise verfügt über Möglichkeiten zur Lastverteilung. Darüber hinaus ist es möglich aus Gründen der Hochverfügbarkeit mit Hilfe des ELO Replikationsmoduls ein vollständig redundantes Zweitsystem parallel zu betreiben, welches im Falle eines Ausfalls des Primärsystems übernimmt und somit diesen Ausfall kompensiert. Verteilung von Daten auf verschiedenen Mandanten ELOenterprise ermöglicht die Verteilung von Datenverarbeitungsaufgaben. Das Sys- tem ist mandantenfähig aufbaubar, so ist es beispielsweise möglich, verschiedene Geschäftsbereiche auf unterschiedliche Medienbereiche zu schreiben. Für Verschlüsselung und Signaturkomponenten sind Integrationsmöglichkeiten mit Spezialanwendungen vorhanden. ELOenterprise kann entweder über die Clientoberfläche oder über eine webbasierte Management-Konsole administriert werden. Darüber können Masken, welche bei der Dokumentenablage oder Recherche zum Einsatz kommen, sowie Workflows definiert werden. © BARC GmbH 2009 Abbildung 1: ELOenterprise: Kiviatgraph zum Thema Architektur Integration in andere Geschäftsanwendungen ELOenterprise verfügt über Integrationen in verschiedene ERP-Systeme wie bei- spielsweise Microsoft Dynamics oder SAP. Darüber hinaus lässt sich ELOenterprise in Portale integrieren und verfügt ebenfalls über ein eigenes Portal. ELOenterprise inte- griert sich unter anderem in das SAP-Portal sowie in Microsoft Office SharePoint Ser- ver. Hinzu kommt eine Schnittstelle zur E-Mail-Archivierung bzw. für das E-Mail- Management. Hervorzuheben ist hier der ELO Business Logic Provider (BLP), welcher Integrationen von Drittsystemen in die Prozessstruktur deutlich erleichtert. Der ELO Business Logic Provider ist eine von ELO entwickelte Komponente, die sich als eine Art Middleware zwischen das ELO-System und die zu integrierenden Drittkomponenten setzt und auf dem Konzept der serviceorientierten Architektur (SOA) beruht. Dazu werden im BLP Templates definiert, über diese die Integrationsparameter mittels einer grafischen Oberfläche konfiguriert werden. Die Templates reduzieren den Customizing-Aufwand bei der Integration von Drittsystemen erheblich bzw. erleichtern die Anpassung bei Veränderungen in der Prozessstruktur oder in den Systemwechseln, da immer nur ein Template angepasst werden muss. Die Geschäftsprozesslogik wird im BLP hinterlegt und ermöglicht eine Trennung von Geschäftsprozessen und Daten- bzw. Ablagestruk- turen. Es existieren vordefinierte Templates für bestimmte Anwendungen (z. B.: SAP, Microsoft Dynamics, infor etc.), welche in Projekten bereits eingesetzt werden. © BARC GmbH 2009 Abbildung 2: ELOenterprise: Kiviatgraph zum Thema Funktionen Erfassen von Informationen ELO bietet mehrere Wege zur Erfassung von Dokumenten an. Für den Import von digi- talen Dokumenten können neben Importroutinen auch Integrationen in Drittsysteme genutzt werden. Unter anderem sind tiefe Integrationen in SAP und Microsoft Office vorhanden. Verschiedene Scan-Applikationen unterstützen den Import von Papierdo- kumenten. Multi-Client-Strategie Die Arbeit mit Dokumenten kann über mehrere Wege erfolgen. ELO bietet dazu einen Desktop-Client, einen Web-Client sowie eine Dateisystemintegration an. Darüber ste- hen dem Benutzer erweiterte Bearbeitungsfunktionen (z. B. Annotationen, Stempel, Hervorhebung etc.) sowie umfangreiche Recherchemöglichkeiten zur Verfügung. Op- tional dazu bietet ELO einen Java-Client an. Das Design der Oberfläche des Java- Clients orientiert sich an der Struktur von Microsoft Outlook. ELO verfügt über Schnittstellen zu E-Mail-Systemen. Für die Integration in Microsoft Exchange existiert das Produkt ELO XC. Daneben besteht eine Integration in IBM Lo- tus Domino / Notes. Eine Ablage der E-Mails in Verbindung mit Novell GroupWise kann ebenso abgebildet werden. © BARC GmbH 2009 Web-Content-Management Zur Publikation und Steuerung von Inhalten auf Webseiten (Web Content Manage- ment) bietet ELO ebenfalls ein ausgeprägtes Modul an. Workflow Im Bereich Workflow verfügt die Lösung über weitreichende Modellierungsmöglichkei- ten für zentrale Prozesse sowie einen leistungsfähigen, einfach zu handhabenden Ad- hoc-Workflow. ELO Enterprise Search Engine Für die Recherche nach Dokumenten und Informationen kann die „ELO Enterprise Search Engine“ eingesetzt werden, die auf liguistischen Textanalyseverfahren und der semantischen Verknüpfung beruht. Damit können sämtliche Unternehmensinformatio- nen zielgerichtet und qualitativ zur Verfügung gestellt werden. Durch die Kombination linguistischer, semantischer und mathematisch-statistischer Verfahren kann der An- wender gezielt und präzise zu den gesuchten Inhalten geführt werden. Es werden Do- kumente gefunden, auch wenn unvollständige oder fehlerhafte Eingaben gemacht werden. Mobiler Informationszugriff Für die Anwender von Smartphones stellt ELO mit dem iPhone-Client eine mobile Client-Variante bereit. Der Anwender kann dann in der Archivstruktur navigieren oder eine direkte Dokumentensuche absetzen. Alle gängigen Dokumentenformate werden direkt auf den mittlerweile hochauflösenden Smartphone-Displays angezeigt. iPhone- Features wie das automatische Wechseln der Ansicht vom Hoch ins Querformat, Ver- kleinern, Vergrößern von Dokumentenausschnitten werden in gewohnter iPhone- Funktionalität unterstützt. Des Weiteren werden die aktuellen Aufgaben und Vorgänge aus den ELO-Aufgaben im iPhone-Client angezeigt. So kann der Benutzer aktuelle Wiedervorlagen und Workflows auch über den iPhone-Client einsehen, bearbeiten und freigeben. ELOenterprise bietet Möglichkeiten an, Reports zu definieren und zu erstellen. Eine bestimmte Anzahl an Standardreports ist bei der Auslieferung des Systems bereits enthalten. Darüber hinaus ist es möglich, eigene Reports zu definieren. Sämtliche Listen können exportiert werden (z. B. in Excel) um diese in einem Reportingwerkzeug weiterzuverarbeiten. © BARC GmbH 2009 Kontaktinformationen: ELO Digital Office GmbH Heilbronner Strasse 150 70191Stuttgart Ansprechpartner: Herr Thomas Albrecht Telefon: +49 711 80 60 89-0 Fax: +49 711 80 60 89-19 www.elo.com BARC GmbH Steinbachtal 2b 97082 Würzburg Ansprechpartner: Herr Maximilian Gantner Telefon: +49 (0)931 - 880 65 1-0 Fax: +49 (0)931 - 880 65 1-28 www.barc.de Die BARC-Software-Evaluation Enterprise Content Management beschreibt und bewertet führende Produkte für unternehmensweites Dokumentenmanagement und Archivierung. Dadurch erhalten Unternehmen eine qualifizierte Unterstützung bei der Auswahl einer individuell passenden Softwarelösung. Die Studie ist zum Preis von 990,00 Euro (zzgl. MwSt.) erhältlich. Bei Erwerb der Studie erhalten Sie 1 Jahr Online-Zugriff auf alle Produktbeschreibungen und -bewertungen ein- schließlich aller in dieser Zeit veröffentlichten zusätzlichen Produktbeschreibungen und etwaigen Updates der bereits vorhandenen Produktbeschreibungen. Weitere Informationen unter www.barc.de/ecm © BARC GmbH 2009