Business Intelligence (BI) im Praxiseinsatz: Moderne IT für Finanzen und Reporting, Planung und Konsolidierung

Business Intelligence (BI) im Praxiseinsatz: Wie Lösungen für eine professionelle Unternehmens- Performance Excel-Tabellen endgültig den Garaus machen Moderne IT für Finanzen und Reporting, Planung und Konsolidierung Im Jahr 2010 führt kein Weg mehr an professionellem Business Intelligence (BI) vorbei. Diese Pflicht zur Kür zu machen, ist in den meisten Fällen aber eine Herausforderung, denn die bisher eingesetzten BI- Lösungen in den Unternehmen sind mehrheitlich zu wenig ausgefeilt und nicht für alle Mitarbeiter zugänglich. Angesichts des Potenzials, das in ihnen schlummert, rentiert sich aber ein verstärktes Engagement. CEOs und CIOs haben inzwischen erkannt, dass es sich lohnt, den Gesamtnutzen von BI für das Alltagsgeschäft und die langfristige Unternehmensplanung umfassend zu realisieren – im optimalen Fall mit professioneller Unterstützung erfahrener Dienstleister. All denjenigen, die sich schon länger mit BI beschäftigen, sind folgende Tatsachen bekannt: Neben einer soliden Datenbasis, zum Beispiel in Form eines Data Warehouse, sind weitere Werkzeuge notwendig. Diese bereiten die Daten inhaltlich strukturiert auf, zeigen sie grafisch leicht interpretierbar an, verteilen sie an die richtigen Personen – und sorgen dafür, dass von der Fachabteilung bis zur Managementebene alle Mitarbeiter mit den Informationen eingedeckt sind, die sie für ihr Alltagsgeschäft und für eine langfristig erfolgreiche Planung benötigen. Bekannt sind aber auch die gängigen Bedenken und Ausgangssituationen der Anwender: Zu komplex und zu teuer! Zu wenig Budget bei gleichzeitig höchsten Anforderungen an Individualität! Und dennoch besteht immer und überall ein eindeutiger und großer Bedarf nach Analysen, Reportings und Dashboards in Echtzeit. Dass BI-Lösungen ihre Daseinsberechtigung haben, sollen folgende Praxisszenarien aufzeigen. 1. Wie lassen sich Unternehmen erfolgreich steuern? Mit dem "Office of the CFO" – einer integrierten, SAP-basierten und durchgehend kundenspezifisch ausgerichteten BI-Lösung für alle Finanzanwendungen. Anwender können sie über einen zentralen Einstiegspunkt über ein weltweit zugängliches Portal für Reporting, Planung und Konsolidierung nutzen: Für eine höhere Transparenz, ein schnelleres Reporting und für mehr Planungssicherheit bei kürzeren Planungszeiten. Auch lässt sich damit der Aufwand bei periodisch wiederkehrenden Abläufen und Routinetätigkeiten reduzieren und gleichzeitig gemeinsame Stammdaten, Strukturen und eine einheitliche Arbeitsweise schaffen. Dass sich die Lösung bereits in der Praxis bewährt hat, beweist der Marktführer für Solar-Wechselrichter, die SMA Solar Technology AG. Das Unternehmen nutzt die BI-Lösung auf Grundlage des Neuen Hauptbuchs und ist heute für weiteres Wachstum und Internationalisierung optimal aufgestellt. 2. Wie kann ein konzernweiter Benchmark erfolgen? Mit einer erweiterten Balanced Scorecard als KPI-Dashboard. Dafür entwickeln und realisieren wir ein Unternehmenssteuerungssystem auf Basis unseres betriebswirtschaftlichen Konzepts mit unternehmensweit einheitlich definierten © 2010 Siemens IT Solutions and Services www.siemens.de/it-solutions S. 1/5 Kennzahlen. Für einen schnellen Vergleich aller Konzerngesellschaften mit Hilfe von Management-Dashboards und Standardreporting-Funktionen. Für umfassende Analysen inklusive grafischer Datenaufbereitung, anhand derer kritische Informationen auf einen Blick schnell erkennbar sind. Für eine insgesamt bessere Entscheidungsgrundlage und damit für eine schnellere und umfassendere Maßnahmenentwicklung und -verfolgung, die immer öfter benötigt werden. 3. Wie ist es möglich, finanzielle Spielräume flexibler und sicherer zu gestalten? Mit Funktionalitäten für Cash Management und Liquiditätsplanung innerhalb unserer soliden BI-Lösung. Damit kann ein zentrales, konzernweites Planungssystem mit einfachen, dezentralen Erfassungsmöglichkeiten realisiert werden. Für eine detaillierte Planung auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis und die automatische Abstimmung von Bankkonten und Nebenbüchern. Und für ein aktuelles, exaktes Cash-Reporting aller Länder, Niederlassungen und Währungen. Ein umfassender Cash-Forecast und eine einfache Integration mit allen anderen SAP-Anwendungen sind ebenfalls möglich. 4. Wie können Beschaffungsrisiken minimiert werden? Mit einer effektiven Risikoberichterstattung. Denn der Risikocontroller muss nicht nur Risikopositionen analysieren und die definierte Risikopolitik überwachen und einhalten. Sondern er ist auch dafür zuständig, Marktrisiken richtig einzuschätzen und zu vermindern sowie Entscheidungsvorlagen für das Management zu entwickeln. Mit der passenden BI-Lösung gelingt dies: Denn sie verbessert nicht nur die Datenqualität – was verlässlichere Aussagen generiert – und die Zugriffszeiten. Sondern erlaubt auch eine effiziente Bearbeitung und Weiterverwertung unterschiedlicher Ad-hoc-Analysen. Informationen über Risikopositionen liegen jederzeit und aktualisiert vor und das Beste daran: Verschiedene Informationsempfänger können gleichzeitig darauf zugreifen. Anwender werden durch diesen komplett automatisierten und transparenten Geschäftsprozess entlastet. Auf Basis der vollständig bereinigten und integrierten Informationen sind Ad-hoc-Berichte sowie ein Echtzeit-Reporting auf verschiedenen Aggregationsebenen möglich. 5. Wie lassen sich auf einen Blick weltweit verteilte Werke steuern und überwachen? Mit einer ständigen Profitabilitätsanalyse beziehungsweise Profitabilitätsvergleichen. Denn schwankende Kapazitätsauslastungen der Fertigungswerke, fehlende Flexibilität in der Auftragsdistribution und die mangelnde werksübergreifende Transparenz sowie ein inhaltlich schwer nachvollziehbares Berichtswesen kennen viele Unternehmen nur zu gut. BI kann diesen Zustand beenden. Dazu ein Beispiel: Ein Verpackungshersteller, gehobener Mittelstand, historisch gewachsen, mehrere Produktionsstätten in verschiedenen Ländern, kontinuierliches Wachstum durch Akquisitionen. Hier sollten die Performance unterschiedlicher Werke, aber auch Abteilungen und Regionen auf einen Blick in einem übersichtlichen Dashboard vergleichbar sein. Dadurch ist die jeweilige Auslastungssituation schnell überschaubar, so dass Anwender unter anderem eine fundierte Basis für eine flexible Entscheidungsfindung bei der Auftragsannahme haben. © 2010 Siemens IT Solutions and Services www.siemens.de/it-solutions S. 2/5 BI schafft aber nicht nur eine erheblich verbesserte Datenqualität durch Stammdatenkonsolidierung und harmonisierte Prozesse, sondern ermöglicht ebenso schnelle Preisberechnungen auf Basis einheitlicher Berechnungsgrundlagen. So wird der Budgetierungsprozess durchgängig unterstützt, auch durch übersichtlich dargestellte, entscheidungsrelevante Kennzahlen. Für alle Unentschlossenen gibt es eine Alternative: kosteneffiziente Pilotprojekte auf Basis des SAP-Standards, die einen risikoarmen Einstieg auf dem Weg zu einer umfassenden BI-Landschaft bilden. 6. Und wie können die Leistungen der Werke bewertet werden? Mit Manufacturing Intelligence (MI). Betrachten wir beispielsweise das Aufgabenfeld eines Logistikleiters: Tagtäglich hat er mit hohen Bestandskosten, mangelnder Liefertreue, fehlender Flexibilität in der Auftragsabwicklung und geringer standortübergreifender Transparenz zu kämpfen. Dazu kommt noch ein inhaltlich komplexes und aufwändiges Berichtswesen. Dennoch sollen die Leistungen der unterschiedlichen Lagerstätten in einem Cockpit auf einen Blick vergleichbar sein. Dafür führt die Lösung SAP Manufacturing Integration & Intelligence (MII) Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammen: wie etwa die mengenmäßigen Bestandsdaten aus dem Lagerverwaltungssystemen mit den wertemäßigen Informationen aus dem ERP-System. Danach sind umfangreiche Analysefunktionen wie zum Beispiel die ABC-Analyse auf "Knopfdruck", Auslastungsübersichten für Kapazitätsvergleiche sowie mengenmäßige Bestandsübersichten inklusive aktueller Wertangaben möglich. Wer sich vor großen, zeit- und kostenintensiven Projekten scheut, für den gibt es das SAP MII "Starterpaket", ein kosteneffizientes Pilotprojekt zum Festpreis, was durch die kurze Projektlaufzeit einen risikoarmen Einstieg auf dem Weg zu einem unternehmensübergreifenden Performance-Management-System darstellt. 7. Stichwort Vertrieb: Wie kann dieser erfolgreich und effektiv gesteuert werden? Einzig und allein durch ein integriertes Vertriebssteuerungssystem. Denn verschiedene Zielgruppen haben unterschiedliche Anforderungen an das Vertriebsreporting. Das Wichtigste dabei: Für die Konsolidierung vertriebsrelevanter Daten sind – neben der passenden Software – heute IT- Spezialisten statt Kaufleute erforderlich. BI hilft hier, verschiedene Quellsysteme in einer Datenbasis zu integrieren und KPIs einheitlich zu berechnen. Letztlich profitiert der Vertrieb gleich mehrfach: Von einer hohen Transparenz und optimalen Entscheidungsgrundlagen für alle Hierarchieebenen der Vertriebsorganisation. Von ansprechenden, flexiblen und multidimensionalen Ad- hoc-Auswertungen auf Basis einer einheitlicher Kennzahlendefinition. Ein hoher Detaillierungsgrad der Berichte, zum Beispiel die Aufführung der einzelnen Kostenblöcke im Deckungsbeitragschema, ist ein weiterer Pluspunkt. Die Integration verschiedener Quellsysteme in einer Datenbasis inklusive übersichtlicher Fehlerprotokolle und automatisierter Plausibilisierungen sorgen unter anderem für eine deutlich erhöhte Datenqualität. Damit einher geht eine Kostenersparnis durch vereinfachte Prozesse und ein reduzierter Aufwand bei der Berichtserstellung – bei einer gleichzeitig hohen Anwenderfreundlichkeit und flexiblen Erweiterbarkeit der Lösung. © 2010 Siemens IT Solutions and Services www.siemens.de/it-solutions S. 3/5 8.