Die passende SAP BW-basierte Planungsumgebung für Ihr Einsatzszenario

Pressemeldung Mannheim, 05. August 2009 Die passende SAP BW-basierte Planungsumgebung für Ihr Einsatzszenario Derzeit stehen SAP-Kunden im BW-Umfeld zwei unterschiedliche Produkte zur Umsetzung von Planungsszenarien zur Verfügung. Dieser Artikel arbeitet die Stärken und Schwächen beider Planungslösungen heraus und geht im Detail auf potenzielle Einsatzszenarien, die Produktpositionierung und Investitionssicherheit ein. Mit dem Erwerb und der Integration fremder Produkte in das eigene Portfolio ergibt sich häufig die Notwendigkeit, Produktbezeichnungen und Versionsnummern zu vereinheitlichen und diese sowohl für bereits existierende als auch zugekaufte Produkte anzupassen. Als Folge der Übernahme von BusinessObjects durch den Softwarekonzern SAP wurde jüngst beispielsweise die Umbenennung von „SAP NetWeaver Business Intelligence“ in dessen ursprüngliche Bezeichnung „SAP NetWeaver Business Warehouse“ bekannt gegeben. Auf Kundenseite sorgen solche Vorgänge häufig für Irritationen, da derartige Informationen die Marktteilnehmer in unterschiedlicher Geschwindigkeit erreichen. Stehen zudem plötzlich und unvermittelt mehrere Produkte eines Anbieters mit vergleichbarem Leistungsspektrum bereit, ist die Verwirrung groß. Infolge der Übernahme von OutlookSoft im Jahr 2007 haben SAP- Kunden heute die Wahl zwischen zwei unterschiedlichen Planungslösungen: Die im Business Warehouse verankerte Integrierte Planung (BW-IP) und das übernommene Produkt Business Planning and Consolidation (BPC). Um die offenen Fragen bezüglich der Weiterentwicklung, der jeweiligen Produktpositionierung und die Sicherheit potenzieller Investitionsentscheidungen zu beantworten, müssen die Stärken und Schwächen von BW-IP und BPC eingehend betrachtet werden. Technologische Beurteilung von SAP BPC und BW-IP SAP BPC ist heute Bestandteil der SAP BusinessObjects Enterprise Performance Management (EPM) Solutions und ermöglicht die Umsetzung umfangreicher Budgetierungs-, Planungs- und Konsolidierungsanforderungen. Aktuell stehen je nach verwendeter Plattform eine Version für SAP NetWeaver und eine weitere für Microsoft ohne SAP-Integration bereit. SAP BPC zeichnet sich durch eine besonders umfangreiche Excel-Unterstützung aus, die unter anderem Workflow-gestützte Eingaben ermöglicht und die Verwendung beliebiger Excel-Funktionen zulässt. Bei der auf SAP NetWeaver basierenden Produktvariante erfolgt die Datenhaltung direkt in SAP BW. Da hierfür jedoch ein eigenständiger Namensraum genutzt wird, kann nicht von einer echten Integration von BPC in SAP BW gesprochen werden. Insbesondere ist ein Reporting mit dem SAP Business Explorer (BEx) und den anderen BW Tools derzeit nicht ohne weiteres möglich. Über die Nutzung eines virtuellen Providers vom Typ BAPI kann derzeit auf die BPC-Daten von SAP BW heraus zugegriffen werden. Auch eine Verknüpfung zwischen InfoObjects und vorhanden Stammdaten ist nur indirekt über spezielle Prozessketten möglich. Um externe Daten in BPC zu laden und auswerten zu können, müssen diese mit einer speziellen Anwendung (DataManager) importiert werden. Weitere technische Probleme ergeben sich derzeit auch aufgrund einer separaten Berechtigungsverwaltung und einem fehlenden Locking-Mechanismus, sodass sich das ungewollte Überschreiben von Daten durch mehrere Benutzer technisch nicht verhindern lässt. Camelot ITLab GmbH 1 Copyright © 2009 Wie der Name bereits andeutet, ist SAP BW-IP tief in das Business Warehouse integriert. Folglich basieren die durchgeführten Planungen und Analysen auf einer einheitlichen Datenbasis, wodurch die Planung auf existierenden Stammdaten, wie z.B. Hierarchien oder Variablen ebenso möglich wird, wie die Verwendung von Bewegungsdaten für Plan/Ist- Vergleiche. Zudem werden für das Reporting und die Planung das gleiche Query Interface und Tool (BEx Query Designer) genutzt. Für das Berechtigungskonzept mit einheitlichen Rollen und Berechtigungen und der Sperrverwaltung greift BW-IP auf die in der SAP NetWeaver Plattform realisierten Funktionen zurück. Entsprechend ist der Einsatz von SAP BPC aus rein technologischer Sicht derzeit nur bedingt zu empfehlen. Funktionale und einsatzspezifische Kriterien Neben diesen technologischen Aspekten spielen für einen potenziellen Einsatz von SAP BPC bzw. SAP BW-IP auch einsatzspezifische und funktionale Betrachtungen eine entscheidende Rolle. Während SAP BW-IP insbesondere auf zentrale Planungsaufgaben ausgerichtet ist, adressiert SAP BPC hingegen dezentrale Planungsfragen. Folglich müssen die zuvor erläuterten technologischen Aspekte der BW Integration entsprechend diesen Zielsetzungen interpretiert werden. Planungsszenarien können in SAP BPC weitgehend eigenständig von den Business Anwendern erstellt und gewartet werden, ohne dass eine übermäßige Unterstützung durch die IT-Abteilung erforderlich ist. Dies wird insbesondere durch eine starke Ausrichtung an Microsoft Excel erreicht, wodurch Anwender ihre Planungsprozesse selbstständig aufsetzten können. Zwar muss hierfür Excel auf dem jeweiligen Arbeitsplatzrechner installiert und lizenziert sein, hierfür lassen sich dann aber auch – das entsprechende Know-how vorausgesetzt - beliebige Planungsfunktionen über VBA realisieren. Vordefinierte Planungsfunktionen, die wie beispielsweise in BW-IP eine Verteilungen auf Basis von Referenzschlüssel ermöglichen, existieren in der aktuellen Version derzeit noch nicht. Der dezentrale Charakter von BPC eignet sich so vor allem für den Fall einer projektorientierten Vorgehensweise, sofern kleinere und in sich abgeschlossene Planungslösungen gesucht sind. Entsprechend flexibel zeigt sich auch das Master Data Management, da sich im separaten Namensraum je nach Anforderung der Fachabteilung beliebige Planungsobjekte definieren lassen und keine Aggregationsebenen definiert werden müssen. Zudem können auch neue Produkte oder Materialien beplant werden, ohne dass diese zunächst im ERP- System eingepflegt sein müssen. Allerdings ergeben sich aus dieser Flexibilität heraus auch neue Herausforderungen. Beispielsweise ist eine Aggregation bzw. Zusammenführung der Planungsdaten auf eine abteilungsübergreifende Ebene kaum möglich, sofern die Fachbereiche unterschiedliche Planungsobjekte nutzen. Abschließend kann festgehalten werden, dass die Stärken von BPC vor allem im einfachen, flexiblen und auf Excel ausgerichteten Aufbau liegen und die Eigenverantwortlichkeit des Fachbereichs innerhalb der Planungsthematik gewährleistet. Zur Umsetzung von Planungsthemen auf Basis von SAP BW-IP bedarf es hingegen der technischen Unterstützung durch die IT-Abteilung. Deren Mithilfe und Kompetenz ist außer in Berechtigungsfragen beispielsweise auch beim Einrichten komplexer Planungsfunktionen auf Basis von Fox-Formeln notwendig. Der zentrale Ansatz ermöglicht hierfür allerdings das einheitliche Planen in sämtlichen Unternehmenseinheiten und somit beispielsweise die Verwendung derselben Hierarchiestufen, Planungsobjekte und Planungslayouts. Prinzipiell ist die Nutzung beliebiger Daten aus dem Data Warehouse möglich, wodurch sich BW-IP besonders für unternehmensweite Planungsszenarien eignet. Beispielsweise kann so auf Camelot ITLab GmbH 2 Copyright © 2009 Stammdaten zugegriffen und Plan-Ist Vergleiche direkt in SAP BW durchgeführt werden. Weiter lassen sich auch Ist-Daten als Ausgangsbasis für Planungsfunktionen nutzen. Dem Vorteil, übergreifende Planung realisieren zu können, steht jedoch der Nachteil mangelnder Flexibilität gegenüber. Fachabteilungen werden im Interesse eines zentralen bzw. aggregierten Reportings entsprechend häufig gezwungen sein, bereits existierende Planungsobjekte zu verwenden, auch wenn diese nicht vollständigen die geforderten Ansprüche abdecken. Durch den Einsatz von Web-Technologien können hierfür aber komplexe Planungsanwendungen ohne weitere Softwareinstallation realisiert werden (Zero- Footprint Ansatz). Bei Bedarf ist alternativ oder parallel auch der Einsatz von Microsoft Excel möglich. Zusammenfassend ist die Verwendung von BW-IP insbesondere im Fall einer überwiegend zentral ausgerichteten Unternehmensplanung lohnend, sofern die entsprechende Unterstützung durch die IT-Abteilung gewährleistet ist. Investitionssicherheit Neben den bereits technologischen, einsatzspezifischen und funktionalen Betrachtungen ist auch die Frage nach der Investitionssicherheit von besonderer Bedeutung. Ursprünglich war BPC zunächst als möglicher Nachfolger von BW-IP angedacht. Aufgrund der oben beschriebenen technischen Probleme und der unterschiedlichen Ausrichtung wird entgegen früherer Ankündigungen die im Business Warehouse verankerte integrierte Planung nun doch weiter entwickelt und als Planungsinfrastrukturkomponente aufgewertet. Als Ergebnis dieses Paradigmenwechsels wurde die Wartung von BW-IP auf unbestimmte Zeit verlängert. Folglich lassen sich aus heutiger Perspektive und unter Investitionsgesichtspunkten keine Aussagen für oder gegen eine der beiden Planungslösungen ableiten. Vielmehr sind die jeweiligen Zielsetzungen (zentral/dezentral), das vorhandene Know-how und bereits existierende Lösungen in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen. Zusammenfassung und Ausblick Vor der Entwicklung des Planungswizzards „MERLIN“ wurden innerhalb der Camelot ITLab GmbH entsprechend beide Alternativen konträr diskutiert. Bei MERLIN handelt es sich um eine vorkonfigurierte Lösung zur Unterstützung der strategischen und operativen Absatz- und Umsatzplanung, um den eigentlich projektorientierten Implementierungsansatz von BW- IP zu verkürzen und die Kosten zu reduzieren. Am Ende des Diskussionsprozesses fiel die Entscheidung zugunsten der Integrierten Planung. Entscheidend hierfür waren zum einen der zentrale Ansatz und die nahtlose Integration in SAP BW. Zudem erwies sich für den konkreten Anwendungsfall BW-IP als das stabilere und ausgereiftere Produkt.