Finanzen mit arcplan-basierter Cockpit Suite steuern - CERN

cern steuert finanzen mit arcplan-basierter cockpit suite „Das arcplan-basierte Management Cockpit trägt entscheidend zur Verbesserung und Steuerung der betriebswirtschaftlichen Aktivitäten bei. Als Controllinginstrument hilft es dem Finanzdepartment, die operativen Prozesse und Daten mit den strategischen Zielen und der Corporate Governance in Einklang zu bringen. Das Identifizieren von Key Performance Indicators macht auch den Weg frei für ein effizien- tes Risikomanagement.“ Flavio Costa, IT-Projektleiter, Abteilung Finanzen und Beschaffung CERN Branche Das europäische Forschungszentrum für Teilchenphysik CERN ist das größte · Forschung Forschungszentrum für Teilchenphysik der Welt. Etwa 9.000 Gastwissen- schaftler von 500 Universitäten und Instituten aus über 80 Nationen nutzen Lösung die Anlagen des CERN für ihre Forschung. Das Gemeinschaftsunternehmen · Management Cockpit verfügt über einen Jahreshaushalt von rund einer Milliarde Euro und wird basierend auf arcplan Enterprise von 20 Mitgliedsstaaten finanziert. Wichtigste Aufgabe des Finanzdepart- ments ist der effiziente Einsatz der Haushaltsmittel, das Controlling der unternehmen / Land Projekte, sowie der Beschaffungs- und Serviceprozesse. Als Steuerungs- · CERN / Schweiz instrument setzt das zentrale Finanz- und Beschaffungsmanagement ein InformatIonsBedürfnIsse Data Warehouse von Oracle mit einer arcplan-Enterprise-basierten Cockpit- Lösung ein. · Besserer Zugang und Sichtbarkeit von steuerungsrelevanten Daten Seit vielen Jahren spielen Informationstechniken und Datenverarbeitung eine für die Abteilung Finanzen und entscheidende Rolle in den CERN-Labors und deren Verwaltung. Wie in an- Beschaffung deren Organisationen auch, setzte man auf Excel-Spreadsheets als Standard · Umfassender Überblick über alle bei der Datensammlung und Analyse. Deren Nutzung ist jedoch fehleranfällig. Finanzaktivitäten Mit der steigenden Anzahl von Forschungsprojekten und den verbundenen software Berichtsanforderungen benötigten die Finanzverantwortlichen ein echtzeit- · arcplan Enterprise 5 orientiertes Prozessmonitoring und -controlling auf Basis messbarer Indikato- · Oracle Datenbank ren und qualitätsgesicherter Informationen. Die IT-Verantwortlichen von CERN · Oracle Business Applikation HR entschieden sich für die Implementierung einer flexiblen Informationslösung im Finanzdepartment. Die Wahl fiel auf ein Management Cockpit auf Basis von users arcplan Enterprise. Mit ausschlaggebend war die vom arcplan-Partner NET Re- · 10 Führungskräfte und search entwickelte Cockpit-Methode, die eine schnelle und maßgeschneiderte Fachanwender Darstellung aller wichtigen Kennzahlen ermöglicht. Das in die Systemlandschaft integrierte Management-Cockpit gibt entscheidungsrelevante Antworten auf VorteILe „ die Herausforderungen bei wechselnden Finanzbewegungen, · Einheitliches Management „ die Kostenentwicklung bei Projektausschreibungen und betriebswirtschaftlicher Entscheidungsszenarien und „ die Entwicklung bei Investitions- und Ressourcenplanungen. Ressourcenplanung · Prozesstransparenz · Schnellere Unterstützung Lückenloser Blick auf das Finanz- und entscheidungsrelevanter Abläufe Beschaffungswesen Mit dem arcplan Enterprise-basierten Cockpit können die Finanzcontroller anhand von mehr als 30 Key Performance Indicators (KPIs) erstmals einen umfassenden und zeitnahen Blick auf die Finanzbewegungen und Kosten- entwicklungen des gesamten Forschungszentrums werfen. Das Kennzahlen- Reporting erfasst und analysiert alle Soll- und Ist-Zahlen aus den Bereichen Anlagevermögen, Verbindlichkeiten, Zahlungseingänge und Einkauf sowie die Kontakte zu externen Partnern, Dienstleistern und Mitarbeitern. „Da- mit haben wir einen globalen Rundum-Blick auf die Finanzflüsse und deren Übereinstimmung mit der Governance des Departments“, erklärt Flavio Costa, IT-Projektleiter der Finanzabteilung von CERN. Zehn User aus dem mittleren Management und dem Führungskreis arbeiten derzeit mit dem Controllingsystem. Der Cockpit-Lösung liegt eine Abbildungsmethode zugrun- Das arcplan Enterprise-basierte Management Cockpit hat de, die vom arcplan-Partner NET Research entwickelt wurde die Erwartungen der CERN-Controller in allen Punkten er- und auf Basis von arcplan-Enterprise zur gezielten Steue- füllt. Die leistungsbezogenen Prozessparameter sind we- rung von Unternehmensprozessen eingesetzt wird. Cont- sentlich aussagekräftiger als die Reportingtabellen vor der roller können über eine grafische Benutzeroberfläche leis- Einführung des Business-Intelligence-Systems. Die größere tungsbezogene Prozessdaten aufrufen, die Ergebnisse über Transparenz der finanztechnischen Abläufe vereinfacht und verschiedene Zeitspannen vergleichen und in Beziehung zu verbessert das Controlling, da die Informationsversorgung Soll-Werten setzen. Statt wie früher in einer Datenbank nach und -aufbereitung über die Cockpit-Lösung die zeitrauben- passenden Excel-Tabellen zu suchen, lassen sich jetzt be- de manuelle Erstellung von Analysen überflüssig gemacht triebswirtschaftliche Zusammenhänge mit Hilfe einer Drill- hat. Down-Funktion automatisch und prozessorientiert nach Kennzahlen darstellen. Das Cockpit liefert ein aussagekräfti- ges Leistungsbild von den aktuellen Workload- und Perfor- Über NET Research mancedaten aus unterschiedlichen Prozessen wie Beschaf- NET Research wurde 1989 von Prof. Patrick Georges, ei- fung, Rechnungswesen, Zahlungsverkehr oder Finanzwesen. nem praktizierenden Neurochirugen, in Belgien gegründet. Gleichzeitig hat die arcplan-Lösung die Voraussetzungen für Georges entwarf das Konzept des Management Cockpits, ein Risikomanagement geschaffen, das mit Hilfe von Ampel- um Führungskräften auf eine Art und Weise KPIs zur Ver- funktionen auffällige Abweichungen im geschäftskritischen fügung zu stellen, die es Ihnen ermöglichte, diese schnell Umfeld farblich kennzeichnet. Der Anwender kann so sofort und einfach zu erfassen. Das Unternehmen setzte dieses Gefahr in Verzug erkennen und entsprechende Steuerungs- Konzept in der Cockpit Suite um, einer Lösung, die auf arc- maßnahmen ergreifen. plan Enterprise basiert. Heute wird NET Research von Gré- goire Talbot geführt und es wurden mittlerweile über 200 Management Cockpits implementiert. Kernzahlen, Strategie und Risiken im Griff www.management-cockpit.net Neben der Konsolidierung und Planung von Finanzkennzah- len legte das CERN-Management Wert darauf, dass sich das Data-Warehouse-System auch als Quelle für Trendberichte und Vorhersagen einsetzen lässt. „Es geht nicht nur um Ad-hoc-Analysen, sondern auch um strategische Entschei- dungskriterien, die die gesamte Organisation betreffen“, betont Costa. Die offene und flexible Architektur der arc- plan-Technologie sorgt für eine enge Verzahnung von Cock- pit und Datenquellen sowie schnelle Informationsextraktion aus der ODBC-Datenbank.