Finanzreporting durch E-Bilanz und andere Tools leicht gemacht

Finanzreporting durch E-Bilanz und andere Tools leicht ge- macht Name: Michael Kurc Funktion/Bereich: Leiter Financial Performance Management IBM Deutschland Organisation: Liebe Leserinnen und liebe Leser, die Erstellung von Jahresabschlüssen und Geschäftsberichten gehört zu den unliebsamen Pflichten von CFO´s und Finanzverantwortlichen: Finanz- und Steuerdaten müssen konsoli- diert, Gestaltungsfragen geklärt und zahlreiche Vorgaben beachtet werden. Und dann gilt es, die Zahlen termingerecht, vollständig und konsistent einzureichen. Hier drohen Stolpersteine in Form von Datenfehlern oder Compliance-Vorschriften. Darüber hinaus sind Unternehmen künftig gesetzlich dazu verpflichtet, Steuerdaten elektronisch per XBRL (eXtensible Business Reporting Language) zu übermitteln. Dies stellt Unternehmen jedoch vor neue inhaltliche und technologische Herausforderungen. Wie man diesen Herausforderungen am besten be- gegnet, erklärt Michael Kurc, Leiter Financial Performance Management Lösungen, IBM Deutschland. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Kurc, Frage 1: Thema Finanzberichterstattung Welche Unternehmen müssen welche Unternehmensdaten veröffentlichen? Antwort: Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat im Jahr 2008 das Steuerbüro- kratieabbaugesetz verabschiedet. Das Ziel bestand darin, die voll elektronische Unternehmenssteuererklärung als Verfahren der Kommunikation zwischen Un- ternehmen und Finanzverwaltung einzuführen. So muss quasi jede Unterneh- mung und jede Kapitalgesellschaft, die nach dem Einkommenssteuergesetz dazu verpflichtet ist, eine Gewinn- und Verlustrechnung oder Bilanz zu erstellen, zukünftig diese Daten im Rahmen der so genannten „E-Bilanz“ übermitteln. Damit wird die bisherige Abgabe in Papierform durch eine elektronische Übermittlung ersetzt. Diese Pflicht greift erst- mals für die Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen – unabhängig von der Rechtsform und der Größe eines Unternehmens. Abgesehen von einer Härtefallregelung gibt es keine Ausnahmen von der E-Bilanz. Der Begriff E-Bilanz mag im Rahmen der Unternehmenssteuererklärung ein wenig irrefüh- rend sein, da die Berichtsanforderungen weit über das Bisherige hinaus gehen: Abgefragt werden die Daten für die (Handels-) Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Ergebnisverwen- dung, Kapitalkontenentwicklung und eine Überleitungsrechnung bzw. Steuerbilanz. Mittel- ständler mussten bei den bisherigen Bilanzen auf Papier oft nur ein paar Seiten ausfüllen. Mit der E-Bilanz wird erstmals eine steuerliche Gliederung vorgegeben, die Unternehmen dazu zwingt, erhebliche Anpassungen in ihren Prozessen, Strukturen und ihrer IT vorzuneh- men. Und hier beginnt für viele Unternehmen das Dilemma: Wie komme ich zur Steuerbilanz? Vie- le Unternehmen ziehen ihren Wirtschaftsprüfer zurate, der mit dem Werkzeug seiner Wahl (meistens Excel) für seine Mandanten die Steuerbilanz erstellt. Für die Übermittlung der Da- ten an die Steuerbehörde mittels XBRL (eXtensible Business Reporting Language) ist dann www.competence-site.de Seite 2 jedoch das Unternehmen wieder verantwortlich. Und hinsichtlich dieser Technologie herrscht noch sehr viel Unklarheit, auch im Hinblick auf die Zukunft und die wachsenden Anforderun- gen. Gleichzeitig bietet diese neue steuerliche Gesetzgebung auch die Chancen, eine Soft- warelösung zur Erstellung der Steuerbilanz mit integriertem XBRL einzuführen. Das bedeutet aber, dass ein Unternehmen intern über steuerliches Expertenwissen verfügen muss. Frage 2: Gilt das auch für Konzerne? Antwort: Aus Konzernsicht stellt sich das Thema Finanzberichterstattung aus einer ganz anderen Perspektive dar. Während sich die deutschen Tochtergesellschaften eines Konzerns um die Datenübermittlungen zur Erfüllung der Anforderungen für die E-Bilanz kümmern müssen, stehen bei einer Konzernmutter die regulato- rischen Pflichtveröffentlichungen im Fokus. In den letzten Jahren sind in der Beschleunigung und Automatisierung der Konzernkonsolidierung vielfältige Erfolge erzielt worden. Projekte wie "Fast Close“ haben geholfen, den Prozess mit unterschiedlichen Methoden und Maßnah- men zu optimieren. Mit OLAP Technologien sind neue Analyse- und Reporting-Möglichkeiten hinzugekommen. Allerdings reduziert sich das Reporting an dieser Stelle lediglich auf quanti- tative Inhalte, also auf die Darstellung der Zahlen, in der Regel in Tabellenform, gegebenen- falls als Grafik. Was aber ist mit den qualitativen Informationen, also den Kommentierungen und Erläuterungen der quantitativen Informationen? Gerade ein Geschäftsbericht, der wich- tigste Finanzbericht in der Außenberichtserstattung, enthält umfassende Anhangsinformatio- nen mit erörternden Texten. Die meisten Unternehmen erstellen ihre Finanzberichte wie den Geschäfts- und Rechen- schaftsbericht, die Quartals oder Managementberichte sowie viele andere gesetzlich oder behördlich vorgeschriebene Meldungen immer noch manuell. Die Erzeugung der Außenbe- richte ist der letzte Schritt im Berichtprozess – die "last Mile". Dabei müssen viele Herausfor- derungen überwunden werden. Dazu gehören zeitraubende, manuelle Prozesse, aufwändige Abstimmungsrunden, um Inhalte und Datengenauigkeit zu validieren, sowie fehlende Auf- zeichnungen über Inhaltsänderungen und ihre Verursacher. Zwar haben viele Unternehmen mittlerweile so genannte Redaktionssysteme im Einsatz, diese unterstützen jedoch in der www.competence-site.de Seite 3 Regel nur den einzelnen Autoren bei der Erstellung seines Abschnitts. Es fehlen gemeinsa- me Systeme zur Prozesssteuerung und Datenversorgung. Durch immer kompliziertere Verordnungen und Rechnungslegungsvorschriften, kürzere Vor- bereitungszeit durch engere Abgabetermine, Einsatz heterogener Systeme in der Finanzab- teilung sowie immer umfassendere Meldungen an Aufsichtsbehörden (siehe E-Bilanz) sehen sich CFOs und Berichtsverantwortliche wachsenden Risiken ausgesetzt: Fehler und Inkon- sistenzen, verpasste Termine, Indiskretionen bis hin zu Verstößen gegen regulatorische und behördliche Vorgaben oder Compliance-Auflagen. Die Konsequenz sind steigende Com- pliance-Kosten. Um aus diesem Dilemma von stetig wachsenden Anforderungen, Umfang und Detailgrad in der Berichterstattung herauszukommen, müssen Unternehmen die "last Mile" – die Berichts- erstellung – im ganzheitlichen Kontext mit dem Abschlussprozess – der Konsolidierung – se- hen. Die „last Mile“ muss in den „fast close“ als ein ganzheitlicher Abschlussprozess inte- griert sein. Frage 3: Nochmals zurück zur E-Bilanz – das Thema ist derzeit in aller Munde. Welche Risiken und Stolpersteine gibt es dabei? Antwort: Die Stolpersteine sind mannigfaltig. Zum einen gibt es viele inhaltliche Fragen, etwa: In welchem Detailgrad müssen die Daten erhoben werden? Zum anderen stehen Fachleute in der IT vor den technischen Herausforderungen der elektro- nischen Datenübermittlung. Im Zentrum der fachlichen Diskussionen steht der Entwurf des Gliederungsschemas durch das Bundesministerium für Finanzen – die sogenannte Taxonomie. Zwar basiert die Taxono- mie der E-Bilanz (Steuerbilanz) auf den handelsrechtlichen Vorgaben, geht jedoch in ihrem Detaillierungsgrad und Umfang weit darüber hinaus. In der Taxonomie, also dem Gliede- rungsschema der zu meldenden Daten, ist die Zahl der auszufüllenden elektronischen www.competence-site.de Seite 4 Pflichtfelder definiert. Für Einzelunternehmen enthält sie rund 800 Felder, bei Personenge- sellschaften sind es mehr als 1.000, und durch Spezial-Taxonomien, beispielsweise für Ban- ken oder Pharmaunternehmen, werden diese noch vielfältig ergänzt. Fest steht, dass diese Taxonomie deutlich detailliertere Informationen verlangt als die bisherige manuelle Steuererklärung. Welche das genau sind, ist bislang noch offen, da es bis heute noch keine endgültige, verabschiedete Taxonomie durch das Bundesministerium für Finanzen gibt. Was sind Mussfelder? Was sind Summen-Mussfelder oder Umfangpositio- nen? Und was ist, wenn ich diese Informationen gar nicht habe, weil ich sie bisher nicht er- heben musste, da sie für mich nicht relevant waren? Wie geht das System mit einer Null um? Unternehmen müssen aber bereits heute ihre Finanz- und Steuerstrukturen überdenken, zu- mal viele Unternehmen auch durch BilMoG (Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz) noch zu- sätzlich erheblichen Umstellungsbedarf haben. Es gilt als sicher, dass der lokale Kontenplan sowie die Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu Konten überarbeitet werden müssen, um diesen detaillierten Informationsgehalt liefern zu können. Auch müssen Unternehmen ihre Fi- nanzprozesse anpassen, um ein effizientes und strukturiertes Arbeiten sicherzustellen. Während die fachlichen Anforderungen der E-Bilanz bereits seit einiger Zeit intensiv disku- tiert werden, hat die technische Diskussion zur Umsetzung der elektronischen Datenüber- mittlung mit dem XBRL Standard erst Ende 2010 so richtig begonnen. Die Wirtschaftsprü- fungsgesellschaft PWC beispielsweise geht davon aus, dass Unternehmen rund ein Jahr be- nötigen, um die technologischen und prozessualen Voraussetzungen für die E-Bilanz zu schaffen. Das wiederum bringt erhebliche personelle und finanzielle Mehrleistungen mit sich.