Kostenstellenrechnung und Budgetplanung bei der Deutschen Bahn AG mit Applix

ANWENDERBERICHT Analyse & Planung mit Höchstgeschwindigkeit Kostenstellenrechnung und Budget- planung bei der Deutschen Bahn AG Insbesondere die Fachbereiche des zen- tralen Konzerncontrollings der Deutschen Bahn AG stellten hohe Anforderungen an eine zentrale Controlling-Datenbank. Die Daten der wichtigsten Konzernsysteme sollten auswertungsfähig einer großen Anzahl von Nutzern in einer zentralen Datenbank zur Verfügung stehen. Die bestehenden Systeme zur Kosten- stellenrechnung oder Finanzbuchhaltung waren für solche Analysezwecke zu unfle- xibel. Neue Anforderungen an Berichte mussten erst umständlich programmiert werden. Außerdem standen die Daten nicht direkt in Excel zur Verfügung. Seit 1998 ist die multidimensionale Spezielle ad-hoc Berichtsanforderungen OLAP Datenbank Applix TM1 eines seitens des Vorstands oder anderer Fachbereiche waren nur mit großem der wichtigsten Auswertungs- und Aufwand zu erfüllen. Analyseinstrumente für das zentrale Konzerncontrolling der Deutschen Anforderungen an ein ideales Analysesystem Bahn AG. Mittlerweile findet die Aus diesen Erfahrungen heraus kristalli- OLAP-Technologie in einer Vielzahl sierten sich die Idealanforderungen des von Anwendungen in verschiedenen Fachbereichs für die Entwicklung der Kon- zernsysteme (FCE) an ein Analysesystem: Unternehmensbereichen und Tochter- s Verknüpfung mit Excel bis auf gesellschaften Einsatz. Mehrere tau- Zellebene send Mitarbeiter nutzen TM1 für ihre s Zentrale Datenbasis („single point of tägliche Arbeit. Die Anwendungsbe- truth“) s Darstellung aller Bahnstellen des reiche reichen dabei vom Finanz- Gesamtkonzerns reporting bis hin zu komplexen Pla- s Integration der betriebswirtschaftlich nungsapplikationen. TM1 in der 64- relevanten Konzernsysteme in einer multidimensionalen Datenbank Bit-Version ermöglicht beispielsweise s Intuitive Berichterstellung durch die Partner die konzernweite Echtzeitanalyse Anwender von mehr als 210 Millionen Einzel- s Performantes Antwortzeitverhalten s Echtzeitberechnung für Planungsauf- informationen in einer Datenbank. gaben ANWENDERBERICHT Gekürzte IT-Projektbudgets und steigender Kostenstellenrechnungssystems bis auf Kostensenkungsdruck stellen weitere Anfor- Kontenebene abzubilden, sowie das sehr derungen zur Erreichung eines möglichst gute Antwortzeitverhalten, übertrafen die niedrigen TCO (Total Cost of Ownership): Erwartungen der Fachabteilung. s Transparentes Datenmodell. Es galt, den umfangreichen Konten- Betriebswirtschaftliche Anforderungen rahmen, zusätzliche Berichtsinhalte, sowie sind direkt in der Datenbank und ohne einige tausend Kostenstellen auf Konzern- abstrakte Zwischenschichten nachvoll- ebene inklusive interner Leistungsbezie- ziehbar. s Flexible Änderungsmöglichkeiten. Das hungen abzubilden. Dabei wurde beson- Datenmodell kann ohne Zuhilfenahme ders viel Wert auf die Wartungsfreiheit des zusätzlicher IT-Ressourcen an fach- Systems gelegt. Dies bedeutet, dass sich liche Änderungen angepasst werden. Struktur- und Bewegungsdaten aus den s Controllinggerechtes liefernden Systemen ohne manuellen Datenbanksystem. Die Abbildung der Eingriff täglich oder monatlich in die Daten- fachlichen Anforderungen erfolgt inner- bank integrieren lassen. Das TM1-Daten- halb kurzer Reaktionszeiten. Kein star- modell leitet sich somit im Wesentlichen res Data Warehouse. generisch aus den Konzernsystemen ab. s Skalierbarkeit des Datenmodells. Die Datenbank bleibt performant, ohne Eine zentrale Rolle übernimmt dabei das dass bei Änderungen der Datenbank- ETL-Tool TurboIntegrator, d.h. die Kompo- strukturen eine permanente Reorgani- nente des TM1-Servers, die für Dateninte- sation durch Datenbankspezialisten notwendig wäre. grationsaufgaben zuständig ist. Ergänzt wird der TurboIntegrator um eine eigenpro- Gesucht wurde also ein Instrument, das grammierte Lösung auf Basis der TM1- einerseits den Anforderungen der Anwen- Programmierschnittstelle (TM1 API). Diese der entsprach und andererseits vergleichs- Anwendung sorgt für einen zeit- und weise geringe Investitions- und Administra- ereignisgesteuerten Workflow der Daten- tionskosten aufwies. ladeprozesse. Integration der wichtigsten Die Informationen über die Benutzerrechte Konzernsysteme in einer Datenbank werden automatisch aus den Vorsystemen Applix TM1 hatte sich bereits bei unter- abgeleitet und können bis auf die Ebene schiedlichen Aufgabenstellungen innerhalb einer Zelle oder eines Dimensionsele- des Konzerns bestens bewährt. Daher ments (z.B. einer Bahnstelle) definiert wer- sollte die technische Machbarkeit und die den. Das Einrichten neuer Benutzer oder Anforderungskongruenz zur Abbildung der die Freischaltung von Benutzergruppen für Kostenstellenrechnung zunächst anhand den Zugriff auf bestimmte Kostenstellen, eines Prototyps durch die Fachabteilung wird weiterhin in den führenden, d.h. ope- überprüft werden. rativen Systemen vorgenommen. Am fol- genden Tag sind die Änderungen in der Schon innerhalb der kurzen Pilotphase im TM1-Datenbank wirksam – ohne weitere Jahr 1999 wurde das immense Potenzial administrative Eingriffe. der OLAP-Datenbank ersichtlich. Die Tat- sache, dass der TM1-Server in der Lage Die Akzeptanz und damit der Erfolg der war, SAP FI-Daten und die Daten des zentralen Datenbank „TM1-KSR“ spiegelt ANWENDERBERICHT sich in der Anzahl der freigeschalteten TM1-Anwendung auf einem 32-Bit-System Anwender wider. Fast 2.500 Kostenstellen- in Anspruch nehmen kann. Vor dem verantwortliche und Controller nutzen der- Hintergrund, dass historische Daten über zeit die vielfältigen Möglichkeiten des einen Zeitraum von mindestens 3 Jahren Systems. Dabei reicht die Bandbreite der online zur Verfügung stehen sollten, mus- Nutzung vom einfachen Aufrufen vordefi- ste der Wechsel auf eine leistungsfähigere Über die Deutsche Bahn nierter Excel-Standardberichte, die sich Serverplattform vollzogen werden.