Effizienzsteigerung durch Business IT Alignment in der Entwicklungszusammenarbeit

Kundenreferenz BMZ | Öffentliche Verwaltung | IDS Scheer Consulting EFFIZIENZSTEIGERUNG DURCH BUSINESS IT ALIGNMENT IN DER ENTWICKLUNGSZUSAMMENARBEIT Herausforderung Das BMZ suchte nach Möglichkeiten, seine IT für die Planung, die Steuerung und das Monitoring der finanziellen und technischen Entwicklungszusammen- arbeit zu erneuern. In einem ersten Schritt sollten die Ist-Prozesse modelliert werden, um so Potenzial für eine effizientere IT-Unterstützung fachlicher Anforderungen zu identifizieren. Die Bundesrepublik Deutschland engagiert sich seit 1952 in der Entwick- Lösung lungszusammenarbeit. Seit 1961 gibt es Im Projekt ‚MEMFIS’ (Modulares Entwicklungspolitisches Management-, Finanz- dafür ein eigenständiges Ministerium: und Informationssystem) hat das BMZ gemeinsam mit den Beratern von IDS Das Bundesministerium für wirtschaftli- Scheer Consulting und unter Einsatz der ‚ARIS Platform‘ eine einheitliche, in sich che Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) legt die Leitlinien und Konzepte konsistente Prozesslandschaft für alle BMZ-Bereiche der bilateralen, staatlichen der deutschen Entwicklungspolitik fest. Entwicklungszusammenarbeit aufgebaut – Voraussetzung für eine prozessorien- Auf dieser Basis werden gemeinsam mit tierte, an den Arbeitsabläufen ausgerichtete IT-Implementierung. Außerdem den Partnerländern sowie mit internati- wurde eine neue Berichts- und Datenstruktur als Grundlage für eine moderne onalen Organisationen die Projekte und Berichtswesen-/ Reportinglösung aufgebaut. Programme der Zusammenarbeit entwickelt. Das BMZ mit Hauptsitz in Erfolge Bonn und einem weiteren Dienstsitz in Berlin beschäftigt rund 600 Mitarbeiter. • Aus Sicht von BMZ-Management und -Fachbereichen definierte, abteilungsübergreifend einheitliche Geschäftsprozesse. • Hohe Wiederverwendbarkeit qualitätsgesicherter Prozesse durch transparente Darstellung im Prozess-Portal des BMZ-Intranets. • Einheitliche Definition von Berichten und Auswertungen zu Finanz- und Programm-/Projektdaten. • Modernes Konzept für ein leistungsfähiges Prozess- und Anforderungs management. Get There Faster.TM „IDS Scheer Consulting hat einen wesentlichen Anteil an der Neugestaltung des Zusammenspiels von Fachbereichen und IT. Das gilt insbesondere für die prozessorientierte Implementierung von Verfahren im Sinne eines Business IT Alignments.“ Angelika Sülzen | Projektleiterin | Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), Deutschland Prozessorientierte IT-Implementierung ebenso wie den operativen Einheiten für das Insgesamt bestätigt Angelika Sülzen, dass das Seit Mitte der 1990-er Jahre nutzt das BMZ ein konkrete Projekt- und Programmmanagement. Ein BMZ im Projekt MEMFIS gemeinsam mit IDS Projektbearbeitungssystem für die bilaterale, wesentliches Ziel war hierbei die Förderung eines Scheer Consulting einen wichtigen Meilerstein bei staatliche Entwicklungszusammenarbeit. Die gemeinsamen Verständnisses der ablaufenden der nachhaltigen und kontinuierlichen Moderni- Lösung wurde als workflowgestütztes System mit Verfahren und die abteilungsübergreifende sierung der Verwaltungsverfahren erreicht hat. einem projektorientierten Ansatz konzipiert und Definition und Abstimmung von Prozessen, unterstützt die Budgetverwaltung von der Planung inklusive Informationsflüssen und Schnittstellen zu ERFOLGSFAKTOREN bis zur Umsetzung von Programmen und Fachapplikationen der Bereiche für die technische Projekten. 23 BMZ-Referate arbeiten mit dieser und die fachliche Zusammenarbeit. Zur Herstel- • Beratungs-, Umsetzungs- und Branchen- Applikation, über die jährlich rund zwei Milliarden lung einer breiten Akzeptanz im Hause erfolgte Know-how von IDS Scheer Consulting Euro abgewickelt werden. vor Freigabe der Prozesse eine dreistufige • ‚ARIS Platform‘ für die Geschäftsprozess- Qualitätssicherung. So wurde eine konsistente, modellierung und –dokumentation, Prozessorientierung und Reporting einheitliche Prozesslandschaft modelliert, die eine inklusive ARIS-Prozessportal Um die ständig wachsenden Anforderungen an prozessorientierte IT-Implementierung ermöglicht, eine moderne Verwaltung auch künftig erfüllen zu also die konsequente Ableitung der IT aus den können, hatte das BMZ allerdings Verbesserungs- geschäftlichen Anforderungen der bilateralen Take the next step to get there - faster. potenzial identifiziert. Zum einem ging es darum, Entwicklungszusammenarbeit. für fachliche Verfahrensänderungen BMZ-einheitli- ÜBER SOFTWARE AG Software AG ist weltweit führend im Bereich Business che Prozesse zu etablieren, um die entsprechende Basis für moderne Planungs-, Steuerungs- Process Excellence. Seit über 40 Jahren steht unser Name IT-Unterstützung schneller und wirtschaftlicher zu und Monitoring-Funktionalität für Innovation: Adabas, die erste transaktionale Hochleistungsdatenbank, ARIS, die erste Plattform zur realisieren; zum anderen sollte ein modernes, Abgeleitet aus der Prozessmodellierung wird das Analyse von Geschäftsprozessen, und webMethods, der modular aufgebautes Berichts- und Reportingsys- BMZ ein Prozess- und Anforderungsmanagement erste B2B-Server und die erste SOA-basierte Integrations- tem konzipiert werden, um den Informationsbe- (PAM) aufbauen, um fachlich erforderliche plattform. Wir liefern unseren Kunden Produkte, Lösungen und Services für das Management von Geschäftsprozessen darf ministeriumsintern und gegenüber externen Änderungen an Prozessen, Dokumenten oder (BPM), die sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit bei Anspruchsgruppen besser zu decken, erläutert Reports nach einheitlichen Verfahren IT-seitig niedriger Total-Cost-of-Ownership auszeichnen und die vollständige Lieferkette abdecken. Unsere branchenführen- Angelika Sülzen, BMZ-Projektleiterin des für diese umzusetzen. Im Rahmen eines begleitenden den Marken ARIS, webMethods, Adabas, Natural, Zwecke aufgesetzten Projekts MEMFIS. Change Managements wird das BMZ mit CentraSite und IDS Scheer Consulting fügen sich zu einem Unterstützung von IDS Scheer Consulting hierfür einzigartigen Portfolio zusammen. Wir bieten Software und Services für den Entwurf von Prozess-Strategien sowie das Von den Geschäftsprozessen her denken auch die Funktion eines Prozess- und Anforde- Design, die Implementierung und die Überwachung von Um im MEMFIS-Projekt ein tragfähiges Fundament rungsmanagers einrichten. Außerdem werden die Prozessen; SOA-basierte Integration und Datenmanage- ment; prozessgesteuerte SAP-Implementierung sowie für die nachhaltige Modernisierung der BMZ-IT zu Nutzer im Verständnis und Handling des ARIS- strategische Prozessberatung und Dienstleistungen. schaffen, wählte das Ministerium IDS Scheer Prozessportals geschult, in dem die definierten Consulting als Partner.