Die neue Grenze der Unternehmen ‑ wie easyJet, eBay & Co die Arbeitswelt verändern

Von Hermann Arnold, Geschäftsführer der umantis AG (www.umantis.com) Die neue Grenze der Unternehmen – wie easyJet, eBay & Co die Arbeitswelt verändern Personalabteilungen in ihrer herkömmlichen Art verlieren die Existenzberechtigung. Die Umwälzung, die in den letzten Jahren viele Unternehmen vom Markt verdrängte, macht nicht vor den Mauern von Unternehmen halt. Sie verändert Strukturen, die früher für das Funktionieren von Unternehmen wichtig waren, weil sie heute nicht mehr wichtig sind. Früher konnten nur Experten im Reisebüro Flüge buchen, heute macht es Otto Normalverbraucher von zu Hause aus – bei easyJet, AirBerlin und inzwischen sogar bei Swiss: einfacher, schneller und günstiger. Früher schickte man Überweisungsscheine per Post an seine Bank, und Tausende von Sachbearbeitern übertrugen die Anweisungen in die Banksysteme. Heute macht dies der Kunde selbst per Online-Banking – und nicht, weil er sich oder der Bank damit Geld spart, sondern weil er es als bequemer und übersichtlicher empfindet. Früher konnte man nur kaufen, was der zentrale Einkaufsmanager in die Regale des Kaufhauses stellen lies. Heute kauft jedermann von jedermann. Lieferanten aller Art stellen ihre Produkte virtuell in die Regale von eBay oder Froogle. Kunden kaufen sie dort preiswert, gut informiert und sicher. Interne Abwicklungsplattformen verbinden Mitarbeiter und Führungskräfte direkt und ohne Umweg Was dies mit der Arbeitswelt zu tun hat? Was hat es nicht mit ihr zu tun? Die Entwicklungen machen nicht vor Unternehmensgrenzen halt. Personalabteilungen waren nichts anderes als Intermediäre, in Ihrer Rolle als Mittler nichts anderes als Einkaufshäuser, Bankhäuser, Reisebüros. Sie erfassten und verarbeiteten administrative Daten, sie planten zentral was für die Mitarbeiter und Führungskräfte «in der Linie» das beste wäre. Sie konzipierten so komplizierte Prozesse, dass nur sie die Experten sein konnten, die diese beherrschten. Und plötzlich hält Einfachheit und Mündigkeit Einzug in Ihre Bereiche. Zuerst langsam, getarnt als Mitarbeiterportal zur Informationsverbreitung. Dann als Self-Service zur administrativen Entlastung und Kosteneinsparung in den Personalabteilungen. Danach als Outsourcing oder Offshoring – und nun mit voller Wucht als Prozessplattform, die Führungskräfte und Mitarbeiter direkt miteinander verbindet, die ihnen nie gekannten Nutzen stiftet und die schliesslich die Personalabteilung in ihrer bekannten Form überflüssig macht. Was ist passiert? Es gibt eine Theorie in der Volkswirtschaftslehre, die erklären soll, wo Unternehmen mit definierten Strukturen und wo Märkte effizienter Leistungen erbringen. Dieser Ansatz basiert auf der Überlegung der Transaktionskosten, mit anderen Worten den Anbahnungs- und Abwicklungskosten. Dies sind diejenigen Kosten, die durch die Transaktion selbst entstehen, also zum Beispiel Kosten von Informationsbeschaffung, Verhandlungen und Vertragsvereinbarung sowie Kontrolle der Transaktion, die Durchsetzung von Vereinbarungen und allfällige Vertragsänderungen. Wenn die Transaktionskosten zu hoch sind, dann ist eine vordefinierte Struktur wie ein Unternehmen effizienter, weil damit viele Transaktionskosten nur einmal pauschal für eine Vielzahl von Einzeltransaktionen anfallen. Das Internet hat die Kosten der Anbahnung und Abwicklung von Transaktionen jedoch radikal verringert. Die in Verruf geratenen Versprechungen der ersten Internethysterie sind heute ganz unspektakulär Realität geworden: Autos, Wohnungen, Partner, Telephonie, Filme, Fernsehen, Bank- und Börsengeschäfte, Neuigkeiten – alles wird durch das Internet schneller, einfacher, transparenter und günstiger von einer grossen Anzahl an Anbietern direkt an den Endkunden gebracht. Die Zentralisierung von Prozessen führt zu einer Dezentralisierung der Prozessbeteiligten Die Entwicklungen am Markt finden ihre Entsprechung auch in Unternehmen. Sie beeinflussen ganz konkret die frühere Arbeitsteilung zwischen Stabsabteilungen und der Linie, sie verändern die Arbeitweise aus Sicht der Mitarbeiter, der Führungskräfte und der Personalabteilung. Den Intermediären des Marktes, die von einer Konsolidierungswelle erfasst wurden, entsprechen die Stabsabteilungen und das mittlere Management im umantis AG Teufener Strasse 11 | CH - 9001 St. Gallen T +41 71 224 01 01 | F +41 71 224 01 02 info@umantis.com | www.umantis.com Unternehmen. Ihre Aufgabe im Unternehmen ist die effiziente Organisation und Abwicklung. Sie aggregieren und verbreiten Informationen, sie brechen Entscheidungen herunter und kontrollieren deren Umsetzung - kurz: in grossem Umfang administrieren sie Transaktionen. Dieser administrative Teil ihrer Aufgaben wird zunehmend durch Technologien automatisiert. In Unternehmen entstehen Informations- und Abwicklungsplattformen, die Mitarbeiter und deren direkte Führungskräfte ohne Umwege in den Führungs- und Produktionsprozess einbinden. Das mittlere Management wurde bereits in vielen Unternehmen drastisch reduziert, zur Zeit sind auch die Stabsabteilungen einer grossen Veränderung unterworfen. Zentralisierung und Vereinheitlichung von Prozessen, Shared Service Centers, Outsourcing oder Offshoring sind Modeworte, die diese Entwicklung begleiten. Diese Automatisierung der Management- und Supportprozesse folgt den Erfahrungen bei den Produktionsprozessen. Als Ziel gilt die Zentralisierung oder das Auslagern von Dienstleistungen. Die Abwicklung soll an einem zentralen Ort kostengünstiger und qualitativ hochwertiger konzentriert werden. Die Konsequenz dieser Massnahmen ist jedoch das genaue Gegenteil einer Zentralisierung. Früher agierten «dezentrale» Personalabteilungen quasi als Zentrale vor Ort. Sie waren die Intermediäre vor Ort. Heute führen zentrale, IT-unterstützte Prozesse zu einer Dezentralisierung ähnlich den Beispielen im Markt. Die Linie ist wieder viel stärker Teil des Prozesses und sieht dies weniger als Belastung denn als zusätzlichen Service. Genauso wie ein Bankkunde lieber per Online-Banking seine Überweisungsaufträge erfasst, weil er im Internet alle relevanten Informationen tagesaktuell vorfindet und seine Anweisungen unmittelbar erfassen kann, genauso schätzt es ein Mitarbeiter, wenn er seine Urlaubskonten selbst einsehen und einen neuen Urlaub im System beantragen kann. Der Vorgesetzte genehmigt den Urlaub ebenfalls im System, weil er sich vorgängig und schnell über den noch verbleibenden Urlaubssaldo informieren kann. Die Personalabteilung als Archivar und Informationsquelle hat ausgedient. Verschwinden der Intermediäre Effiziente Organisationsform gestern Effiziente Organisationsform morgen Veränderung der Organisationsform aufgrund gesunkener Transaktionskosten durch Informations- und Kommunikationstechnologien – im und zwischen Unternehmen Sowohl die Art der Dienstleistungserbringung durch die Personalabteilung selbst als auch deren Auswirkungen auf das Unternehmen und die Zusammenarbeit verändern sich grundlegend: Lohn- und Gehaltswesen, Spesenabrechnung, das Führen von Urlaubs- und Zeitkonten werden zunehmend automatisiert und mit direktem Einbezug von Führungskräften und Mitarbeitern abgewickelt. Heerscharen von Buchhaltern und Sachbearbeitern werden wegrationalisiert. umantis AG Teufener Strasse 11 | CH - 9001 St. Gallen T +41 71 224 01 01 | F +41 71 224 01 02 info@umantis.com | www.umantis.com In diesem Zusammenhang beginnt inzwischen auch in Europa der Trend zum Auslagern der administrativen Supportfunktion an spezialisierte Unternehmen. Personalabteilungen müssen sich bezüglich Kosten und Qualität einer einzelnen Lohnabrechnung mit externen Anbietern vergleichen. So wie die wenigsten Unternehmen heute noch Kantinen selbst betreiben oder die Reinigung der Gebäude mit eigenen Angestellten durchführen, betrifft das Outsourcing ehemals zentrale Bereiche der Personalabteilung. Spezialunternehmen, die sich einzig auf die Abwicklung bestimmter Personalaufgaben konzentrieren, haben Vorteile gegenüber den unternehmensinternen Personalabteilungen. Sie können alle Energie auf optimale Prozesse legen, sie erzielen positive Effekte aufgrund der Menge der Transaktionen als auch aufgrund ihrer Spezialisierung. Personalabteilungen im Unternehmen hingegen werden als nicht «geschäftskritisch» angesehen und erhalten deshalb bei weitem nicht so viel Managementaufmerksamkeit. Es ist ein Wettstreit mit ungleichen Ellen, den die Personalabteilung längerfristig nur verlieren kann. Die Personalbeschaffung ist schon längst ausgelagert Die Personalbeschaffung zeigt die Entwicklung zur Auslagerung schon seit längerem eindrücklich. Es gibt wenige grössere Unternehmen, in denen die Personalabteilung ohne Einbezug externer Dienstleister die obersten Führungskräfte selbst sucht und auswählt. Executive-Search-Firmen sind lange etabliert; sie suchen geeignete Kandidaten, führen Assessments durch und arbeiten direkt mit dem Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung zusammen. Am produzierenden Ende der Hierarchie haben sich Zeitarbeitsfirmen erfolgreich positioniert und stellen eine der dynamischsten Branchen in diesem Umfeld dar. Unternehmen lagern an diese Firmen das gesamte Personalmanagement einer bestimmten Mitarbeitergruppe aus - von der Auswahl und Administration bis hin zur Entwicklung - selbst grosse Teile der Personalrisiken wie zum Beispiel Krankheit, Kündigung, Auslastung. Die Zusammenarbeit mit der Zeitarbeitsfirma findet auch in diesem Fall meist direkt mit den Linienverantwortlichen statt - unter weitgehendem Ausschluss der Personalabteilung. Für die Beschaffung von Experten für (temporäre) Spezialaufgaben sind Unternehmensberatungen seit Jahrzehnten etabliert. Sie sind aus dieser Sicht gut organisierte, wissensbasierte Zeitarbeitsunternehmen. Die Auswahl von Beratungen - selbst von Personalberatungen - war in den seltensten Fällen jemals Aufgabe der Personalabteilung.