Studienplanung: Übersicht im Stundenchaos

Projekt auf einen Blick Module: GFOS-Time G F O S I N D E R P R A X I S GFOS-Studienplanung Datenbank: ÜBERSICHT IM ORACLE Terminals: STUNDENCHAOS PCS GEMEINSAM ZIELE ERREICHEN GFOS IN DER PRAXIS Der Fachbereich Allgemeine Innere Verwaltung der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung und Rechtspflege in Bayern hat die Organisation fest im Griff. Stundenpläne, Raumbelegungen und Dozenteneinsätze lassen sich per Knopfdruck planen. Die Fachhochschule für öffentliche Verwaltung der Planungsfaktoren waren die Vorbereitung Gruppen und Dozenten ausgedruckt werden und Rechtspflege wurde 1983 gegründet. Der des Studienplans sowie dessen Visualisierung konnten. Bei einem solchen Umfang lassen sich Fachbereich in Hof beschäftigt neben 60 haupt- auf der Plantafel mit einem extremen Aufwand Fehlerquellen nicht ausschließen. So wurden amtlichen Hochschullehrern zahlreiche Teilzeit- verbunden. Doch dies war nur ein kleiner Teil immer wieder Dozenten versehentlich mehrfach Dozenten aus der Praxis mit sehr individuellen der Arbeit. Den weit größeren Teil stellte die verplant oder zu Zeiten eingesetzt, zu denen sie Einsatzwünschen. Pro Quartal sind 10.000 Lehr- Planung selbst dar. Diese musste unter Be- anderweitige Verpflichtungen hatten. Auch kam veranstaltungen zu planen. Dabei müssen nicht rücksichtigung der Vorgaben jedes einzelnen es bei der Übertragung von der Tafel auf den nur die einzelnen Unterrichtsstunden, sondern Dozenten erfolgen. An der internen Verwal- Rechner immer wieder zu Fehlern. auch Klausurtermine und Raumbelegungen tungsfachhochschule gibt es, anders als im ex- berücksichtigt werden. Insgesamt gilt es, 100 ternen Hochschulbetrieb, keine vorlesungsfreie WUNSCH NACH VERÄNDERUNG Dozenten und 35 Studiengruppen zu verplanen. Zeit. Daher müssen auch die Urlaubszeiten der Um für mehr Übersichtlichkeit und eine Mini- Dafür sind 30 Lehrsäle vorgesehen; daneben Dozenten in die Planung einbezogen werden. mierung des Planungsaufwands zu sorgen, be- müssen noch 20 Funktionsräume im Überblick Zusätzlich werden bei externen Dozenten auch schloss der Fachbereich in Hof die Einführung behalten werden. Auf Grund ständig steigender deren sonstige dienstliche Belange einbezogen. einer elektronischen Planung. „Die durch den Studierendenzahlen steht mittlerweile nicht je- Für diese auswärtigen Lehrbeauftragten muss Anstieg der Studierendenanzahl komplizierte der Studiengruppe während des Semesters ein parallel zum Unterricht auch noch die Übernach- Raumbelegung ließ sich über die Planungstafel eigener Raum zur Verfügung. Insbesondere bei Räumen mit Sonderfunktion kommt es zudem zu Engpässen wie zum Bespiel bei EDV- und Medienräumen.Dies war bislang mit einem enor- men manuellen Planungsaufwand verbunden. PLANUNG IN DER VERGANGENHEIT Die Rahmenbedingungen der Lehrveranstaltun- gen sorgen dafür, dass jede Lehrveranstaltung individuell geplant werden muss. Das heißt, dass sich Stundenpläne nicht wöchentlich wie- derholen können, was unter anderem in der unterschiedlichen Verfügbarkeit der externen Dozenten begründet ist. In der Praxis hieß dies bis dato, dass die Stunden und Raumbelegun- tungsmöglichkeit auf dem Campus geplant und neben Zeit, Gruppe, Dozent und Fach nicht gen auf einer magnetischen Planungstafel mit berücksichtigt werden. Dabei ist es sinnvoll, darstellen. Hier war dringend Handlungsbedarf etwa acht Metern Länge festgehalten wurden. die Lehrveranstaltungen solcher Dozenten an gegeben“, fasst die Projektbeauftragte Birgit Auf dieser konnten die Stundenpläne für 35 mehreren aufeinander folgenden Tagen statt- Wunderatsch die Beweggründe des Fachbe- Studiengruppen für den Zeitraum von jeweils finden zu lassen. Hier muss beachtet werden, reichs zusammen. Des Weiteren sollten durch einem Quartal abgebildet werden. Zur besse- dass sie an An- und Abreisetagen ebenfalls nur die Umstellung auf eine softwarebasierte Pla- ren Übersichtlichkeit wurden die Lehrveran- eingeschränkt einplanbar sind. Neben den Lehr- nung natürlich auch potentielle Fehlerquellen staltungsstunden durch farbige Eisenplättchen veranstaltungen sind auch die entsprechenden beseitigt bzw. reduziert und eine bessere Qua- markiert, die für jeden der rund 100 Dozenten Klausurtermine in die Planung einzubeziehen. li tät der Dozentenpläne erreicht werden. Die in einer eigenen Farb- und Symbolkombination Generell ist die Hochschulverwaltung bemüht, Anforderungen an das gesuchte System waren gehalten waren. Des Weiteren bestand die Mög- den Unterricht für die Studierenden effizient also aufgrund der zahlreichen zu berücksich- lichkeit, einzelne Fächer durch weitere kleine zu gestalten, und möglichst wenig Leerstun- tigenden Planungsfaktoren sehr spezifisch beschriftete Magneten auf diesen Plättchen zu den zwischen den einzelnen Veranstaltungen Schnell stand fest, dass eine Standardlösung markieren. Ein großer Nachteil dieser Darstel- entstehen zu lassen.Nachdem die manuelle beim Fachbereich nicht zum gewünschten Ziel lungsweise war, dass es keine Möglichkeit gab, Stundenaufteilung für das jeweilige Quartal ab- führen konnte. Denn das gesuchte System auch die belegten Räume oder andere Anfor- geschlossen war, wurde die Planung in einem musste über einen enormen Flexibilitätsgrad derungen wie beispielsweise die Raumausstat- nächsten Schritt mit Hilfe eines Diktiergeräts verfügen, um die komplexen Vorgaben abbil- tung zu visualisieren. Durch die Komplexität erfasst und kontrolliert, bevor die Pläne für den zu können. Des Weiteren wurde seitens der Planungsverantwortlichen großer Wert auf eine mitberücksichtigt Die Stundenpläne werden vom praktisch eliminiert. Außerdem ist die Planung automatische Planung gelegt. Nach längerem System in einem eigenständigen Format ge- viel flexibler geworden, wodurch schnell auf Abwägen entschieden sich die Bayern für das speichert und regelmäßig per Email an das leh- Änderungen im Stundenplan reagiert werden System GFOS der Essener GFOS mbH. „Für rende Personal verschickt. Auch ein von man- kann. „Dank GFOS können auch in anderen GFOS sprach vor allem die integrierte Zeitwirt- chen Lehrkräften bevorzugter Papierausdruck Organisationseinheiten die aktuelle Belegung schaft, da auf diese Weise die Abwesenheits- der Pläne ist problemlos möglich. Des Weiteren der Räume, die Vorlesungszeiten der Studien- zeiten der Dozenten nicht redundant gepflegt ist GFOS je nach Bedarf in der Lage, Pläne gruppen und die Anwesenheit der Dozenten werden müssen. Auf Grund der modularen Bau- für Räume, Personal, Studiengruppen oder abgerufen werden. Damit haben wir weniger weise des Systems erschien eine Erweiterung Pforten zu erstellen. „Ein weiterer Vorteil des Anfragen an die Stundenplaner, außerdem nut- um das Stundenplanungsmodul als sinnvolle Systems ist die automatische Verwaltung und zen wir das ganz unmittelbar z. B. auch für die und praktikable Lösung“, erläutert Wunderatsch Belegung der Zimmer in Hotel- und Wohnan- Steuerung der Heizung oder den Einsatz der die Entscheidungsgründe lagen für unsere auswärtigen Dozenten“, be- Reinigungskräfte“, erläutert die Projektbeauf- schreibt die Projektbeauftragte die verbesserte tragte die Einsatzmöglichkeiten des Systems. GFOS IM EINSATZ Planungslage. „Eine zusätzliche Besonderheit Dieses bietet neben diversen Planungsmöglich- Die Produkte des Essener Softwarehauses ver- der softwarebasierten Planung besteht darin, keiten aber auch zahlreiche Auswertungsfunk- fügen über einen hohen Flexibilitätsgrad. Doch dass jede Unterrichtsstunde und jede Pause tionen.So werden nach dem Abschluss eines für die sehr speziellen Anforderungen des innerhalb eines Planungsabschnitts einzeln Planungszeitraums die zuvor erfassten Daten Fachbereichs hatte man auch dort keine Lö- verplant werden kann“, so Wunderatsch weiter. ausgewertet und anschließend zum Beispiel sung parat. Also stand das Team der GFOS Selbstverständlich ist bei Bedarf, nach kleine- für Deputatsabrechnungen, Vergütungen und vor einer enormen Herausforderung, die letzt- ren Anpassungen des Systems, auch eine sich Kostenabrechnung genutzt. lich aber durch großes Engagement bewältigt wiederholende Verteilung der Stunden möglich. werden konnte. Kurzerhand griff man, um alle Die Basis der Planung bilden die in einer beste- FAZIT erforderlichen Faktoren zu berücksichtigen, auf henden Oracle-Datenbank gepflegten Bedarfe. Das System hat sich bei den Planungsverant- ein mathematisches Modell zurück, dass nun Diese werden über eine Schnittstelle in GFOS wortlichen des Fachbereichs sowie bei den die Grundlage der Planungs-Software bildet. übernommen. „Durch das System werden ver- dort beschäftigten Dozenten inzwischen eta- „Die Hauptaufgabe der Stundenplanung liegt schiedene Vorgaben automatisch berücksich- bliert, auch wenn die Skepsis gegenüber der in der optimalen Zuweisung eines Raumes und tigt.