Benchmarking

Benchmarking 1. Begriff und Formen des Benchmarking Benchmarking hat seit Anfang der 80er Jahre in den USA als Bestandteil eines umfassenden Total Quality Management erhebliche Verbreitung gefunden. Dieses Instrument hat seitdem zunehmend auch in Deutschland an Bedeutung gewonnen. Benchmarking ist eine Methode bei der Produkte, Dienstleistungen sowie Prozesse und Verfahren betrieblicher Funktionen verglichen werden. Ziel ist die Steigerung der Leistungsfähigkeit des Gesamtunternehmens. Dies soll durch die Verbesserung der Effizienz betrieblicher Prozesse oder den Einsatz neuartiger Verfahren realisiert werden. Dabei soll das Unternehmen von denjenigen lernen, die auf dem als kritisch erkannten Pfad Bestleistungen erbringen. Je nach Vergleichsobjekt lassen sich dabei internes (zwischen Filialen/Geschäftsbereichen), branchenbezogenes (Vergleich mit Konkurrenz) und funktionales Benchmarking (Vergleich nicht auf eigene Branche begrenzt) unterscheiden. Diese Steigerung der betrieblichen Leistungsfähigkeit kann grundsätzlich an den Dimensionen: Kosten, Qualität und Zeit gemessen werden. Abbildung: Dimensionen des Benchmarking Parameter Ausprägung des Parameters Produkte/ Methoden/ Prozesse Objekt Dienstleistungen Verfahren Kosten Qualität Kundenzu- Zeit Zielgröße friedenheit andere Konkur- gleiche Andere Vergleichspartner Geschäfts- renten Branche Branche bereiche Quelle: Herter, R. N. 1982 Mit der Erweiterung des Untersuchungsgegenstandes von Produkten auf Methoden und Prozesse wird deutlich, dass der Vergleich nicht nur mit der Konkurrenz sinnvoll ist, sondern die Betrachtung weiter gefasst werden sollte. Beim Benchmarking mit anderen Unternehmen der Branche oder anderen Branchen eröffnet sich die Möglichkeit, besonders effektive Methoden oder Prozesse für bestimmte Aktivitäten zu identifizieren und damit besser zu werden als die Konkurrenz. Aber es bestehen auch Unterschiede hinsichtlich der Zielsetzung. Die Konkurrenzanalyse ist eine Möglichkeit, Informationen über Marktverhalten sowie Stärken und Schwächen der Konkurrenz zu erhalten. Benchmarking hingegen ist mehr als ein Informationsinstrument. Es soll nicht nur aufgezeigt werden, welche Unternehmen in bestimmten Bereichen eine Spitzenposition einnehmen. Durch das Benchmarking sollen die Aktivi täten und Prozesse, die zu Spitzenleistungen führen, im eigenen Unternehmen implementiert werden. Artikelüberschrift 2. Der Benchmarking-Prozeß und Erfolgsfatoren des Benchmarking Der Benchmarking-Prozeß kann in verschiede Teilschritte zerlegt werden. Bei der Durchführung eines Benchmarking werden je nach unternehmensspezifischen Anforderungen und eigenen Erfahrungen bestimmte Prozessschritte ergänzt oder vernachlässigt. Dennoch lassen sich grundsätzlich folgende Schritte unterscheiden: Festlegung Festlegung Festlegung Bestimmung Vorbereitung d. Benchmarking - d. Benchmarking - relevanter Größen von Benchmarking Projektes Teams zur Leistungs- Partnern beurteilung Analyse der Analyse von Ermittlung von Ursachen der Kommunikation Analyse Informations- Leistungs- und Kosten - u. Leis- der Ergebnisse quellen Kostenlücken tungslücken Definition von Zielen/ Strategien Festlegung von Realisierung Kontrolle des Umsetzung Aktionsplänen der Umsetzungs - Umsetzungs- zur Beseitigung der Lücken zur Umsetzung pläne prozesses Quelle: Weber, J., Wertz, B. 1999 Innerhalb einer jeden Phase lassen sich wesentliche Erfolgsfaktoren definieren. Nach Erfahrungen aus der Praxis ist insbesondere die Vorbereitungsphase von Bedeutung für die erfolgreiche Durchführung eines Benchmarking-Projektes: Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten zunächst die Prozesse betrachtet werden, die ent- scheidend zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Das Benchmarking-Objekt ist dabei klar zu definieren. Eine konkrete Zielvorgabe für das Projekt dient darüber hinaus als Bewertungsmaßstab für den Projekterfolg. Bei der Zusammensetzung des Projektteams haben sich Teams bewährt, die je nach Aufgaben- stellung unterschiedliche Erfahrungen vereinen. Die Anzahl der Teammitglieder ergibt sich aus der Vielfältigkeit der Aufgabenstellung. Dennoch sollte eine bestimmte Größe nicht überschritten werden, um den Koordinationsaufwand innerhalb des Teams nicht unnötig ansteigen zu lassen. Ein Wechsel der Teammitglieder erscheint nur dann sinnvoll, wenn sich das Anforderungsprofil ändert. Dies könnte z.B. beim Übergang von der Analyse- in die Implementierungsphase der Fall sein. Grundsätzlich müssen alle Beteiligten Kenntnisse über benchmarkingtypische Vorgehensweisen und Tools mit- bringen oder ein entsprechendes Training erhalten. Ein Wechsel der Projektleitung ist in der Regel eher kritisch zu beurteilen. Seite 2 Artikelüberschrift Bei der Wahl des Vergleichspartners gibt es keine allgemein gültigen Kriterien. Dennoch sollte man darauf achten, daß man ein Unternehmen sucht, das den erfolgskritischen Prozeß wirklich besser beherrscht als man selbst und man so von ihm lernen kann. In anderen Bereichen hingegen besitzt das Vergleichsunternehmen ggf. selbst noch Verbesserungspotenzial. Der Prozeß zwischen den beteiligten Unternehmen oder Bereichen muß als gegenseitiges Geben und Nehmen verstanden werden. In der Analysephase besteht der zentrale Erfolgsfaktor in der Aussagefähigkeit der bestimmten Kennzahlen und ihrer exakten Definition: Bei der Auswahl der Kennzahlen ist sorgfältig darauf zu achten, dass sich der zu untersuchende Bereich durch die Kennzahl beschreiben lässt. Bei der Entscheidung für bestimmte Kennzahlen lassen sich grundsätzlich folgende Arten von Kennzahlen unterscheiden: Kennzahlen wie z.B. Durchlaufzeit in der Fertigung sind Leistungskennzahlen, die den Leistungsunterschied zwischen den Benchmarkingpartnern aufzeigen. An dieser Stelle kann angesetzt werden, um die Leistungslücken durch Verbesserungsmaßnahmen zu schließen. Für die Auswahl der richtigen Kennzahlen müssen die Leistungen des untersuchten Bereichs systematisch zerlegt werden. Dies wird erleichtert durch die Darstellung aller einzelnen Teilprozessschritte. Kennzahlen wie z.B. Anteil Qualitätsprüfungen sind leistungserklärende Kennzahlen. Sie tragen dazu bei, Leistungsunterschiede zwischen den Benchmarkingpartnern zu erklären und geben Hinweise auf mögliche Ursachen. Auch hier hilft ein systematisches Vorgehen, indem die Prozessleistung systematisch nach bestimmten Faktoren wie z.B. Sachmittel, Personal, Input untersucht wird. Nach der Bestimmung der relevanten Kennzahlen ist eine präzise Definition notwendig. Dabei erscheint es ratsam, gemeinsam mit dem Benchmarkingpartner die Definition vorzunehmen. Denn auch hinter der gleichen Nomenklatur können sich unterschiedliche Definitionen verbergen. Damit wissen alle Beteiligten worüber man spricht und die Akzeptanz gegenüber dieser Kennzahlen nimmt zu. Bei der Umsetzungsphase , sind insbesondere folgende Aspekte zu beachten. Die Bereitschaft zur Veränderung innerhalb eines Unternehmens hat einen wesentlichen Einfluß auf die erfolgreiche Implementierung neuer Ideen. Sollten auf diesem Gebiet Defizite bestehen ist das Benchmarking selbst ein Instrument, diese Bereitschaft innerhalb von Unternehmen zu fördern und die Unternehmenskultur in diese Richtung zu bewegen. Wesentlich hierbei ist die Einbeziehung von Mitarbeitern auf verschiedenen Hierarchieebenen, um eine möglichst hohe Akzeptanz zu erreichen. Nur durch eine offene Kommunikation wird die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit von Veränderungen für alle transparent. Bei Veränderungen, die sich nur mit großem Aufwand durchsetzen lassen, kann der Weg dorthin in zwar kleinen, aber leichten Schritten gegangen werden. Für die Durchführung eines Benchmarking-Projektes, das in der Regel über eine längere Zeit durchgeführt wird, ist eine klare Projektstruktur und -organisation notwendig. Dies ist erforderlich, um die Teammitglieder verschiedener Funktionen sowie deren Aufgaben zu koordinieren. Des weiteren bedarf es eines starken Projektleiters, um den möglichen Widerständen zu trotzen. 3. Fazit Zusammenfassend kann festgehalten werden, daß es sich beim Benchmarking um ein Management- instrument handelt, das erhebliches Erfolgspotenzial besitzt. Die Bedeutung des Benchmarking wird in Deutschland in den nächsten Jahren deutlich steigen. Vor dem Hintergrund zunehmender Umwelt- dynamik ist Benchmarking ein Instrument, um Marktveränderungen systematisch zu analysieren und Verbesserungsprozesse zu initiieren.