Controlling im Immobiliengewerbe

Neuausrichtung im Controlling Vor einiger Zeit beschloss der Vorstand der Wohnungsgenossenschaft im Kreis Olpe, Südsauerland e.G. die Neuausrichtung des Controllings. Bislang konzentrierten sich die Mitarbeiter in der Buchhaltung auf die reine Datenbeschaffung und die rückblickende Auswertung dieser Werte. Ein flexibles Reporting und eine proaktive Planung sollten zukünftig den Schwerpunkt bilden. Nicht nur die internen Prozesse wurden dazu neu struktu- riert, gleichzeitig wurde die Software für operatives Controlling Corporate Planner reaktiviert. Anpacken alle Anforderungen Schritt für Schritt im Unternehmen und in Die Erwartungen des Vorstandes Folker Naumann waren hoch. der Software Corporate Planner um. Auch das für die Immobi- Sowohl das Controlling-Know-how bei den Mitarbeitern als auch lienwirtschaft spezifische Vorsystem Wodis Sigma wurde auf den die Berichts- und Planungsstrukturen in der Software sollten aktuellsten Stand gebracht und der Datenaustausch zwischen von Grund auf durchleuchtet und neu aufgebaut werden. Die beiden Systemen eingerichtet. praktischen Anforderungen reichten von der Abbildung eines Wirtschaftsplans der gesamten Genossenschaft und einzelner Analysieren Wirtschaftseinheiten über monatliche Plan/Ist-Vergleiche bis hin Seit der erfolgreichen Einführung liefert das Controlling reak- zur monatlichen Ermittlung des Betriebsabrechnungsbogens. tionsschnell die geforderten Berichte und Analysen und weitere Dem Management sollten detaillierte Ergebnisplanungen, eine aussagekräftige Informationen. Für monatlich wiederkehrende Planbilanz und ein Plan-Cashflow zur Verfügung stehen. Die Prüfungsroutinen existieren standardisierte Abläufe und Vor- Anforderungen dienten dem Ziel, am Ende den jährlichen Ge- lagen. Welche Daten, Kennzahlen und Analysen wann und in schäftsbericht der Wohnungsgenossenschaft Olpe quasi auf welcher Form benötigt werden, wurde vorher genau definiert. Die Mausklick zu erstellen. Erstellung monatlicher Berichte und die Datenanalysen nehmen nur noch einen Bruchteil der vorher benötigten Zeit in Anspruch. In Zusammenarbeit mit dem Verband der Wohnungs- und Immo- Die Datenauswertung insgesamt wurde deutlich verbessert, bilienwirtschaft Rheinland Westfalen e.V. sollte zudem eine ver- Fehlbuchungen werden schneller gefunden. lässliche Arbeitsunterlage für den Prüfbericht des Verbandes geschaffen werden, auf den bei Bedarf zurückgegriffen werden „Durch Ertrags- und Kostenanalysen, die kann. Die für den Prüfungsbericht relevanten Werte, Kennzahlen bis auf das einzelne Wohngebäude aufge- und Reports wurden nach Rücksprache mit dem zuständigen schlüsselt werden, wird die Wirtschaft- Prüfer vorab zusammengestellt. lichkeit des Hausbesitzes überwacht. Es werden Nachfrageanalysen mit der Nach genauer Analyse aller internen Prozesse wurden die Vor- Anzahl der Wohnungsbewerber für jedes aussetzungen für die Umsetzung geschaffen, sowohl auf der einzelne Wohngebiet erstellt, um früh- technischen als auch auf der inhaltlichen Seite. Gemeinsam mit zeitig Werbemaßnahmen für einzelne der CP Corporate Planning AG und mit Unterstützung der Fach- Ramona Stutte, Assis- Regionen einzuleiten. Die ständig zur Ver- abteilungen setzte Ramona Stutte, Assistentin des Vorstandes, tentin des Vorstandes fügung stehenden Auswertungen haben 12 Anwenderbericht Corporate Report · September 2011 „Wir sind in der Lage, rechtzeitig und effizient auf die ständigen Veränderungen am Wohnungsmarkt zu reagieren.“ Folker Naumann Vorstand Wohnungsgenossenschaft im Kreis Olpe, Südsauerland deutlich zum Erfolg rückblickende Datenauswertung interpretiert. WG Olpe hat sich unseres Unterneh- bewusst entschieden, einen neuen Controllingansatz im Unter- mens beigetragen. nehmen einzuführen. Das bedeutete auch, dass die involvierten Trotz sinkender Be- Mitarbeiter für das Thema Controlling sensibilisiert und gezielt völ ke rungs zah len geschult wurden. Es wurden beispielsweise Controlling- und der daraus re- Schulungen durchgeführt, um das Bewusstsein für eine voraus- sultierenden rück- schauende Unternehmensplanung zu schaff en. Prozesse und läufigen Wohnungs- Strukturen mussten ganz neu definiert und etabliert werden. nachfrage haben wir heute noch Vollver- Der Erfolg bestätigt ihnen, dass sich die harte Arbeit und der mietung. Wir waren und sind in der Lage, rechtzeitig und effizient zeitliche und personelle Aufwand gelohnt haben. Der Jahres- auf die ständigen Veränderungen am Wohnungsmarkt zu reagie- abschluss 2010 konnte durch die eingeführten Maßnahmen ren“, so Folker Naumann. erheblich beschleunigt werden. Da der Prüfungsbericht optimal vorbereitet ist, kann sich auch der Wirtschaftsprüfer mehr den inhaltlichen Fragen als der Detailkontrolle widmen und mit konstruktiven Vorschlägen das Unternehmen beraten. So findet das Management sowohl intern Über WG Olpe: als auch extern optimale Unterstützung. Olpe ist ein Kreis im Sauerland mit rund 142.000 Einwohnern, Umdenken gesunden Industrieunternehmen in der Umgebung und Doch das wichtigste Ziel des Projektes war es, ein Umdenken im grüner Hügellandschaft. Die Wohnungsgenossenschaft Controlling zu erreichen hin zur proaktiven Unternehmens- im Kreis Olpe ist der größte aktive Vermieter in Olpe, steuerung. Anstatt sich mit Fehlersuche und aufwendiger Erstel- ca. 90 Prozent der Mietanfragen laufen dort auf. Die lung des Betriebsabrechnungsbogens zu befassen, können sich Wohnungsgenossenschaft wurde 1902 gegründet und der Vorstand und die Fachabteilungen jetzt auf Planung und verfügt über rund 1.900 Wohneinheiten mit Flächen Analyse konzentrieren und wichtige Entscheidungsgrundlagen zwischen 35 und 125 Quadratmetern. Durchschnittlich liefern. „Mit Corporate Planner werden von uns Ergebnis- umfasst jedes Gebäude sechs Wohneinheiten. Mieter rechnungen pro Wirtschaftseinheit mit Hochrechnungen auf das sind obligatorisch Mitglieder der Genossenschaft und voraussichtliche Jahresergebnis erstellt. An Hand dieser Daten leisten eine verzinste Einlage. Der Gebäudebestand werden mehrjährige Wirtschaftspläne erarbeitet“, bestätigt stammt hauptsächlich aus den 1960er- und 1970er- Folker Naumann. Jahren. Mitte der 1990er-Jahre hat man die Neubautätig- keit eingestellt, weil die Analyse des Wohnbedarfs keine Die Wohnungsgenossenschaft Olpe ist ein Vorreiter in ihrer Notwendigkeit dafür erkennen ließ. Stattdessen setzt Branche. Die Ziele und Instrumente eines proaktiven Control- Folker Naumann auf die konsequente Instandhaltung lings sind in der Wohnungswirtschaft allgemein noch nicht weit des Bestandes. verbreitet. Controlling wird vielmehr noch als Kontrolle und Corporate Report · September 2011 Anwenderbericht 13