Der feine Unterschied am Ende

PIKON: Das Modul zur Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA)

Der feine Unterschied am Ende (erschienen im E-3 Magazin, Oktober 2010)

Welcher Controller kennt sie nicht? Diese schweißtreibenden und oft schlafraubenden Fragen im Rahmen des Periodenabschlusses: Woher kommen diese Differenzen? Wie kann ich sie bloß erklären? Welche kann ich wie korrigieren?

Es ist immer wieder dasselbe Spiel. Der neue Monat hat begonnen – der alte ist vergangen. Und schon sitzen einem Verantwortliche und Termine im Nacken zur Abgabe der Ergebnisse für den abgelaufenen Monat. Die Zahlen wollen zeitnah und detailgetreu analysiert werden, um darauf basierend sowohl kurzfristig und auch langfristig wirksame Entscheidungen treffen zu können. Dafür bleibt aber meist nicht viel Zeit – die Termine sind eng. Daher müssen die Abläufe beim Ausführen der einzelnen Schritte im Rahmen des Periodenabschlusses sitzen und ineinander greifen. Also bleibt wenig Puffer für Korrekturen, Nacharbeiten oder Detailanalysen. Und sind diese Schritte erstmal alle korrekt durchlaufen, so beginnt oftmals erst die eigentliche Arbeit: die Abstimmung der Ergebnisrechnung mit den Zahlen aus der FiBu.

Warum ist diese Abstimmung der Ergebnisse überhaupt wichtig? Natürlich liegt in vielen Unternehmen der Fokus im Rahmen des Abschlusses zunächst auf der Betrachtung der Ergebnisse der reinen Finanzbuchhaltung. Diese Sicht wird oftmals ergänzt um eine Betrachtung der Ergebnisse nach verschiedenen Profit Centern – dies ist häufig durch IFRS Rechnungslegungsprinzipien bedingt. Im Rahmen des Controllings rückt die Ergebnisrechnung in den Vordergrund. Hier werden häufig detaillierte Zahlen benötigt. Dabei können Auswertungen nach verschiedenen Produkten und Kunden notwendig sein. Ebenso werden Auswertungen nach unterschiedlichen Branchen, Marktsegmenten oder geografischen Kriterien verlangt. Solche Analysen erfolgen in SAP mit Hilfe des Moduls Ergebnis- und Markt­segmentrechnung (CO-PA). Damit das Zahlenmaterial herangezogen werden kann, muss zunächst gewährleistet werden, dass die Summe der Ergebnisse mit den zuvor in der FiBu ermittelten Ergebnissen übereinstimmt. Sollten hier bereits Abweichungen auftreten, so lassen sich diese selten erklären – erst recht nicht in Bezug auf die verschiedenen Auswertungsmerkmale. Eine Vernachlässigung solcher Abweichungen könnte zu fehlerhaften Darstellungen von Auswertungen führen und falsche Erkenntnisse liefern. Was nicht nur ein kaufmännisches, sondern auch ein rechtliches Problem sein kann. Davon wissen nur allzu viele Controller aus ihrer beruflichen Praxis ein Lied zu singen. Die unterschiedlichsten Gründe sind vorstellbar, warum Differenzen auftreten können. Dies kann einerseits daran liegen, dass falsche Buchungen vorgenommen wurden, die später dazu führen, dass diese Werte aufgrund von Systemeinstellungen ohne Abrechnung auf Objekten des Controllings verbleiben. Es kann aber auch an technischen Fehlern in Abrechnungsläufen oder Verrechnungen liegen, die im Rahmen des Periodenabschlusses übersehen wurden. Die Ursache kann allerdings genauso gut auch in den Grundeinstellungen des SAP Systems zu einzelnen Prozessabwicklungen zu finden sein (z.B. Verkäufe ab Lager ohne CO-Objekte). Hierbei ist die Tatsache, dass Differenzen auftreten, zunächst nicht problematisch. Dennoch müssen solche „zugelassenen“ Differenzen erst einmal erklärt werden. Besonders knifflige Fälle treten dann auf, wenn ein Konto manuell bebucht wird, das einzig für Abgrenzungsbuchungen vorgesehen ist und somit nicht als Kostenart definiert ist.

„Und wer erklärt das jetzt?“

In solchen Fällen stehen auch Controller mit langjähriger Erfahrung oftmals vor Rätseln. Es beginnt die viel zitierte Suche nach der „Nadel im Heuhaufen“. Diese Nadelsuche kann sich aber leicht zu einem erheblichen Aufwand summieren, der sich dann in der Kürze der Zeit und bei dem hohen Termindruck oft nicht realisieren lässt. So haben sicherlich nicht wenige Controller in Gedankenspielen ihre kostbare Zeit aufaddiert und gegen ein schöneres Ambiente eingetauscht: Wenn es nur Erklärungen für diese Differenzen auf Knopfdruck gäbe. Es genügt im Grunde, die Daten aus abzugleichenden SAP Modulen gegenüberzustellen. Hierfür bietet sich eine Gegen­über­stellung der Einzelposten aus der Profit Center Rechnung (PCA) und der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) an. In diesen Einzelposten finden sich viele wichtige Daten, wie beispielsweise die Informationen, welche Kontierungsobjekte des CO betroffen sind. So gelingt später eine Detailanalyse, in der die betreffenden Nummern der einzelnen Objekte ausgewiesen werden. Dies hilft dann beim Aufdecken der Ursache, indem man Buchungen im System auf den Objekten nachvollziehen kann.

Eine Gegenüberstellung der Werte erfolgt zunächst für die im System ausgewiesenen Gesamtergebnisse. Hierdurch wird sofort ersichtlich, welcher Betrag als Abweichung in den „Fokus der Ermittlungen“ rückt. In der gleichen Übersicht werden nacheinander einzelne Abgleiche zwischen den Einzelposten beider Datentöpfe vorgenommen. Die Einzelnen ermittelten Differenzbeträge aus einzelnen Abgleichen werden ausgewiesen und reduzieren jeweils den Ausgangsbetrag der Suche. Ist der Abgleich den jeweiligen Kundenbedürfnissen und dessen Systemeinstellungen in SAP individuell angepasst worden, so dürfte der Anblick der verbleibenden Rest-Differenz von Null jedem Anwender umgehend ein Lächeln ins Gesicht zaubern. Der große (Angst-) Gegner Differenz scheint zunächst in seine Einzelteile zerlegt. Doch wer begnügt sich schon gerne mit einem kleinen Stück trockenen Streuselkuchens, wenn man auch die gesamte Schwarzwälder-Kirsch-Torte haben kann? Auch dafür braucht´s keinen Bäckermeister, denn sämtliche Details werden aufgrund der getroffenen Einstellungen gleich mitgeliefert. Der Aufwand jeweils eines Clicks erscheint hierbei verschwindend gering. Eine solche Detailanzeige liefern die einzelnen Verursacher. So kann die Information zur Kontonummer als Einstieg genutzt werden, um im System nachzuschauen. Man kann im dargestellten Fall sehen, auf welchem Konto bzw. auf welcher Kostenart Unterschiede aufgetreten sind. Zudem werden zur näheren Erläuterung der Kostenartentyp (CE Type) und die Belegart (Doc Type) angezeigt. In diesen beiden abgebildeten Fällen handelt es sich um manuelle Buchungen mit einer Kostenart des Typ 11 (Erlös) auf eine Kostenstelle. Diese Fälle führen im Abgleich zu umgekehrten Vorzeichen, so dass an dieser Stelle die Verwendung der Kostenarten umgestellt werden sollte, um diese Differenzen zukünftig zu vermeiden. Über einen „Back to overview“-Button erreicht der Anwender jederzeit die Rückkehr zur Ausgangsmaske. Ein weiteres Beispiel zeigt einen Abgleich für Kundenaufträge. Speziell werden hier Kundenaufträge des Service-Bereichs unter die Lupe genommen. Diese werden deshalb gesondert betrachtet im Vergleich zu Kundenaufträgen im Hauptgeschäft, weil sich der Abgleich der Kosten durch die jeweils verwendete Ergebnisermittlungsmethode unterscheidet (erlösproportionale Methode und kostenproportionale POC Methode). Durch die Anzeige der jeweiligen Kunden­auftrags­nummer lassen sich die erzeugten Differenzen im SAP-System meist sehr schnell nachvollziehen. Diese Analyse ist unter anderem erforderlich, um die Ursachen zu finden. So wird dafür gesorgt, dass diese durch Anpassungen / Umstellungen im System künftig keine Differenzen mehr erzeugen. Andererseits wird die Analyse benötigt, um die notwendigen Korrekturen in der Periode zu veranlassen. Nur wer die Details von verursachten Differenzen aufdecken kann, wird sich in der glücklichen Lage finden, die Fehler auch dauerhaft korrigieren zu können und die Zahlen im System stimmig zu halten. Welche Folgeaktivitäten ergeben sich daraus? Zwei Aspekte: Ein systemtechnisch getriebener Aspekt, das System so umzustellen, dass künftig Differenzen erst gar nicht mehr auftreten können. Zweitens der betriebs­wirtschaftliche Aspekt, der auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der aufbereiteten Zahlen abzielt.

Im ersten Fall gilt es, die gewonnenen Details dahingehend zu prüfen, inwieweit fehlerhafte Einstellungen im System die Ursache sind oder ob sie auf manuelle Fehler in der Anwendung (z.B. fehlerhafte Buchungen / Kontierungen) zurückzuführen sind. Manuelle Fehler können durch Absprache mit den betreffenden Anwendern auf dem kurzen Dienstweg besprochen und abgestellt werden. Bei notwendigen Anpassungen an Systemeinstellungen ist zunächst eine Abstimmung der verantwortlichen IT-Support-Stelle erforderlich. Denen wird der konkrete Sachverhalt geschildert, den diese dann mit den vorhandenen Systemeinstellungen abgleichen, um Fehler aufzudecken. Der zweite Fall wird in der Regel durch Korrekturbuchungen richtig gestellt. Hier steht man oftmals vor der Entscheidung, in welchen Bereichen (im Finanzwesen, in der Profit-Center-Rechnung, im Controlling) und mit welchem Detail (z. B. einzelne Auftragsnummern) die Korrekturen durchgeführt werden sollen. Da das Modul Finanzwesen im Periodenabschluss vergleichsweise frühzeitig abgeschlossen wird, bietet sich für Korrekturbuchungen meist das Modul Ergebnis- und Markt­segment­rechnung (CO-PA) an. Allerdings können die manuellen Korrekturen aufgrund der vielfältigen Details schnell recht aufwendig werden. Die Frage „Was tun mit der eingesparten Zeit?“ dürfte sich bei vielen recht schnell als „Luxusproblem“ entpuppen, so dass sich die Wenigsten in der Praxis diese Frage überhaupt stellen werden. Es ist oftmals so, dass die verantwortlichen Controller sich dem Zeitdruck ausgeliefert sehen, zu einem sehr genau definierten Zeitpunkt das Zahlenwerk melden zu müssen. Hat man jedoch frühzeitig seine Ergebnisse abgestimmt und verlässliche Zahlen ermittelt, so lässt sich diese Frage doch vergleichsweise leicht beantworten: „Dann kann ich meine Zeit für die Analyse der Daten nutzen!“ Und das wiederum sollte jedem Controller Ansporn genug liefern, Prioritäten während der Abschlussarbeiten zu verschieben.