Eignet sich Excel zur effizienten und intelligenten Auswertung von Unternehmensdaten oder eher nicht?

pro & Kontra software > Controlling Eignet sich Excel zur effizienten und intelligenten Auswertung von Unternehmens­ AUSGABE 04|2011 controlling < software daten oder eher nicht? Zwei Software-Experten beleuchten das Für und Wider. Besser und schneller Fibu zum Mitnehmen entscheiden > „Auch im Finanzwesen kom- men immer mehr mobile Endge- Pro: Kontra: räte zum Einsatz, um schnell und ortsunabhängig Zugriff auf Eckhard Moos, Vorstandsvorsit- Hermann Hebben, Geschäftsführer zender der Kern AG der Cubeware GmbH Jedes Unternehmen erzeugt fortwährend eine Informationen und Daten zu lie- D ­ atenflut von Informationen. Ob ERP, Warenwirtschaft fern“, begründet Veda-Experte oder Fibu, jeden Tag nimmt die Menge an Daten zu. Mario Brakhage die Entwicklung > Ob man es gut findet > Microsoft Excel als D ­ iese werden zwar fleißig archiviert und verwaltet, einer neuen Dashboard-App bis oder nicht: Excel ist im ­a lleiniges BI-Werkzeug? h ­ äufig aber nicht so für das Unternehmen genutzt, wie zum Sommer. Mit ihr will das Controlling so weit ver- Von mir gibt es hier ein Alsdorfer Software-Haus Veda es sein könnte. breitet wie keine andere „klares Jein“, denn nicht GmbH die Möglichkeit bieten, Applikation. Die Software jeder kommt mit Excel > Entscheidungen werden oft auf- schäfts und hat seine Kennzahlen wichtige betriebliche Kennzah- überzeugt mit gefälliger Handhabung, umfassendem gleichermaßen zurecht. Ein Ja allenfalls für den Con­ grund von zu wenigen oder viel zu in Echtzeit jederzeit und an jedem len aus dem Produkt „FA Finan- Formelapparat und leistungsfähigen Funktionen. Ex- troller als Power User mit soliden Anwendungskennt- vielen – und daher nicht wirklich Ort zur Hand. zen“ auf dem iPhone anzuzei- perten aller Fachgebiete bewältigen mit Excel komple- nissen, der alle Gestaltungs- bzw. Berechnungsfreihei- relevanten – oder einfach falschen Dieses Echtzeitmonitoring aller gen. Dazu wird der Webservice xe Anforderungen, kommunizieren unternehmensweit ten nutzen kann. Ein Nein jedoch für eher ungeübte Daten getroffen. Heutzutage kann Prozesse und die Vereinheitlichung „Tagesübersicht“ abgerufen, die Ergebnisse ihrer Arbeit und liefern Material für Excel-User in Fachabteilungen – sie laufen Gefahr, über es für Unternehmen überlebens- des Reportingsystems führt zu ei- der alle Informationen überall Entscheidungen auf allen Ebenen. Zwar ist das Konso- Fehlerpotentiale in Excel zu stolpern, beispielsweise wichtig sein, die richtigen Daten ner Beschleunigung der Informa­ und zu jeder Zeit zur Verfügung lidieren von Daten mit Excel aufwendig und fehleran- beim Verwenden der Entfernentaste, mit der neben Da- dann zur Hand zu haben, wenn sie tionsbeschaffung und zur Entlas- stellt. Auf einen Blick sind dann fällig: Formeln können richtig oder falsch, transparent teninhalten auch Datenanbindungsformeln zur OLAP- auch gebraucht werden – und das tung der IT-Abteilung. Auch bei am iPhone die aktuellen (­ ages-) T oder undurchdringbar sein, ganz zu schweigen vom Datenbank gelöscht werden. Ein Nein auch, wenn es möglichst schnell und einfach. der Pflege von Bestandskunden Werte zu sehen. So lassen sich Risiko versehentlich oder absichtlich manipulierter darum geht, wer was wann sehen oder ändern darf. Denn die sich stetig verändernde bzw. bei der Gewinnung von Neu- auch die Werte von Filialen oder Daten. Das gilt vor allem, wenn Excel stand alone zum Dies fehlt in Excel, genauso wie das unterstützte Erstel- Marktsituation erfordert mehr kunden ist heutzutage eine BI-Lö- Niederlassungen anzeigen. Die Einsatz kommt, da es fast jeden Sinn oder Unsinn zu- len mehrsprachiger Berichte und deren Export in belie- denn je durchdachte Entschei- sung wichtig. Daher versorgt die Berechtigungen für den Web- lässt. Dennoch: Im Controlling sowie in nahezu allen bige Ausgabeformate. Ein weiterer Knackpunkt liegt dungsprozesse, die auf fundierten BI-Suite von AS/point jede Stelle service lassen sich laut Brak­ anderen Fachgebieten ist Excel als universelles Werk- im Umgang mit Kollisionen, wenn mehrere Benutzer und präzisen Analysen der Ge- eines Unternehmens mit allen not- hage auch unabhängig von der zeug nicht zu ersetzen. Es führt zu gewaltigen Akzep- gleichzeitig Anpassungen im selben Bericht durchfüh- schäftsdaten aufbauen. Durch eine wendigen Informationen und über- Benutzersteuerung auf dem tanzproblemen, wenn man diese Wirklichkeit leugnet. ren. Standardisierung der Informati- wacht permanent die Leistung und Server konfigurieren, so dass Das Festhalten an Excel stellt Controller jedoch vor Ein dezidiertes BI-Frontend erlaubt geführte Be- onsbeschaffung kann das Unter- Qualität des Geschäftes in Cock- sich Zugriffsrechte flexibel zu- das Dilemma, den eigenen Anspruch an ungebrochene richtsfolgen und dient den Mitarbeitern mit Web-/Mo- nehmen seine „Datenberge“ gründ- pits oder Einzelreports. weisen lassen. < Prozesse und vertrauenswürdige Informationen zu bile-Zugängen. Ein weiterer Vorteil liegt in der Team­ lich und zielgerichtet analysieren Die BI-Lösung übernimmt Daten Im Internet: www.veda.net konterkarieren. Ist im Unternehmen ein ERP-System unterstützung durch eine zentrale Verwaltung von Be- und dies zum Vorteil gegenüber aus den operativen Applikationen vorhanden, ist dieser Zwiespalt überwindbar. Dazu ist richten mit Berechtigungssystemen und Filtern. Sum- den Mitbewerbern nutzen. Dabei wie z.B.