Elektronische Rechnungen - Eine Herausforderung für den Controller

Elektronische Rechnungen Eine Herausforderung für den Controller Peter Körner Adobe Systems GmbH 1 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Demo 1 Demonstration: Elektronische Rechnungen, wie sie nicht sein dürfen oder sollten. 2 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Der Weg zum digitalen Dokument… Hauptgründe für eine Migration zu Elektronischen Dokumenten Sie müssen migrieren: eGovernment Initiativen, Vorgaben Sie wollen migrieren: Kostenreduktion durch elektronische Workflows Bedenken: Betrug, Piracy und Identitätsmissbrauch sind einfacher Hohe Strafen für Verletzung der Privatsphäre Hohe Erwartungshaltung, dass elektronische Prozesse nicht nur besser, schneller und günstiger sein müssen, sondern auch absolut sicher Sicherheit ist schwer einzuführen und sicherzustellen Gesetzeskonformität, Einhaltung der Rahmenbedingungen 3 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Sicherheit: Eine fundamentale Anforderung an Dokumentenprozesse Elektronische Prozesse müssen papier- basierten Prozessen gleichgestellt sein (Zugriff und Überprüfbarkeit) Echtheit und Vollständigkeit … von Dokumenten-Inhalten Nutzerrechte und Privilegien … beim Dokumentenzugriff Rechtsverbindlichkeit … bei Elektronischen Signaturen Vertraulichkeit und Privatsphäre … von Dokumenten-Inhalten 4 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Gesamtprozess Digitale Rechnung, Stand heute Empfänger Unsicheres PDF Unsicheres PDF Rechnungsdaten Unsicheres Email Umwandeln in PDF Unsicheres PDF Empfänger Unsicheres Email Extra-Signatur CD Extra-Signaturdatei 5 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Nachteile der heutigen Umgebung Erstellung Schwierige Pflege der Vorlagen Keine Marketingmöglichkeiten Keine Möglichkeit, Rechnungsdaten auszulesen Signatur Mehrdateienprinzip benötigt spezielle Software von Dritten auf Clientseite Keine Integration in Standardsoftware Inhalte manipulierbar, Erkennung umständlich Ordnungsmäßigkeit nach GOBS, GDPdU zweifelhaft Auslieferung Keine Möglichkeit, Phishing zu unterbinden Keine Dokumentenkontrolle Keine Echtheitsgarantie Fazit: Minimaler Mehrwert Rechnung ist grundsätzlich „low interest“, ist ein „unangenehmes“ Dokument Anreize zum Wechsel auf Online-Rechnung: Ausschliesslich finanziell (Gutschrift) 6 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. PDF-Rechnungen in der Praxis überhaupt tauglich? Papier wird ohne Anpassungen ersetzt durch PDF Keinerlei Sicherheitseinstellungen oder Manipulationsschutz Vorhandene Lösungen nur eingeschränkt nutzbar Wurde wirklich Qualifiziert signiert? Ist die verwendete Software zugelassen? Geprüft? Bestätigt? Wurde die PDF-Signatur ebenfalls geprüft und bestätigt? Verfahrensprüfung notwendig: Wurde sie gemacht? Erstellung, Signatur, Versand, Empfang Wiederanlauf, „Beleg“-Betrachtung usw. Empfang und Prüfung elektr. Rechnungen Womit wird geprüft? Wo ist die Signaturanwendungskomponente Manipulationen und Exploits? Wer übernimmt die Verantwortung bei z.B. Herstellererklärung? 7 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Demo 2 Demonstration: Angriffs-Szenarien und Irrtümer 8 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Lösungsansatz aus der Praxis: XML als Quelle (Teil 1) Rechnungsdaten als Quelle Mischen mit einer PDF Vorlage Rechnungs-PDF wird erstellt 10 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Lösungsansatz aus der Praxis: XML als Quelle (Teil 2) Ständige Protokollierung Eingebettete Signaturen Eingebettete Rechnungsdaten 11 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Lösungsansatz aus der Praxis: PDF als Quelle (Teil 1) Print-Rechnung als Vorlage Mischen mit einer XML-Daten Hoher Kontroll- und Vergleichsaufwand 12 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Lösungsansatz aus der Praxis: PDF als Quelle (Teil 2) Inhaltliche(!) Überprüfung von Print-PDF und finalem Rechnungs-PDF notwendig Verfahren vom WP überprüfen lassen Dokumentation! 13 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Fazit PDF Rechnungen machen Sinn Zugelassen, geprüft und sicher – wenn man es richtig macht! Am Ende entscheidet die Finanzverwaltung und der WP – nicht der Anwalt oder Hersteller Kontakt: Peter Körner Adobe Systems GmbH pkoerner@adobe.com 0172-8280-265 14 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. 15 2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.