Grundlagen Outsourcing - Eine Praxisorientierte Betrachtung von Outsourcing Möglichkeiten

                       GRUNDLAGEN OUTSOURCING

             Eine Praxisorientierte Betrachtung von Outsourcing Möglichkeiten

Autor: Oliver August
       Conseo GmbH
       Großmoorbogen 25, 21079 Hamburg
       Telefon: (040) 32809-1711
       Email: oliver.august@conseo.com

Dieser Artikel ist das Extrakt aus einem Kurs, den die Conseo GmbH zum Abruf per mail
anbietet.
Zu diesem Kurs erhalten Sie weitere Informationen im Internet:
http://www.workshop-conseo.com/outsourcing.htm.



[1] Einführung / Grundsatzentscheidung Outsourcing

Der Begriff „Outsourcing“ taucht heutzutage längst nicht mehr nur in Verbindung mit
Informationstechnologie auf, sondern auch, wenn es darum geht Alternativen zur
Optimierung der Unternehmensorganisation zu finden, neue Perspektiven zur Reduzierung
von Fixkosten zu erhalten oder Beschäftigungsschwankungen gerecht zu werden.
Jedes Unternehmen stößt früher oder später auf die Thematik des Outsourcing. Die meisten
Unternehmen arbeiten bereits mit Outsourcing, zum Beispiel mit Reinigungsfirmen für
Büroflächen oder im Bereich der Telekommunikation.

Mit diesem Workshop soll eine kleine Einführung in diese Thematik gegeben werden.


Der Begriff Outsourcing

Der Begriff Outsourcing kann als Nutzung von externen Ressourcen bezeichnet werden. Er
beschreibt die Übertragung von Unternehmensfunktionen auf Dritte.

In der Fachliteratur über Outsourcing liegt der Schwerpunkt auf der Unternehmensfunktion
der Datenverarbeitung, beziehungsweise der Informationstechnologie. In diesem Workshop
jedoch soll der Begriff in seiner allgemeinen Umschreibung erklärt werden. So wird vor allem
darauf eingegangen, welche Funktionen sich aufgrund welcher Kriterien, unter
Berücksichtigung der internen und externen Kontextfaktoren, für ein Outsourcing eignen
könnten.


Warum gerade Outsourcing?

Grundsätzlich ist der Auslöser für die Betrachtung des Themas Outsourcing die
übergeordnete Thematik der Unternehmensorganisation als Wettbewerbsfaktor.

Beim Thema Outsourcing werden die ganz zentralen und grundsätzlichen Fragestellungen
zur Gewinnmaximierung und Existenzsicherung der Unternehmung angesprochen: Könnte
ein Outsourcing einer oder mehrerer Unternehmensfunktionen den Unternehmenserfolg
nachhaltig positiv beeinflussen?


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Hat das Unternehmen in Krisensituationen, wie beispielsweise starker
Beschäftigungsrückgang, durch „outgesourcte“ Funktionen wesentlich bessere
Überlebenschancen?

Diese oder ähnliche vielmehr grundsätzlichen Fragestellungen sollten bei der
Entscheidungsfindung als erstes geklärt werden, um zu vermeiden, dass nur aktuelle,
operative Kostenvergleiche als einzige Entscheidungsgrundlage verwendet werden.

Ist die Entscheidung für oder gegen Outsourcing erst einmal gefallen, so entstehen damit
mittelfristig oder sogar langfristig fixe Kontextfaktoren für das Unternehmen.
In zahlreichen Branchen kann sich dies bei den heutigen Wettbewerbsbedingungen schnell
als K.O.-Kriterium für strategische Perspektiven entwickeln.

Es könnte beispielweise folgende Situation entstehen: nach zwei Jahren Outsourcing wird
feststellt, dass eine Unternehmensfunktion outgesourct wurde, die sich nun als eine zentrale
Kernkompetenz im Wettbewerb entwickelt. Dem Unternehmen fehlt diese Kompetenz nun
vollständig im eigenen Unternehmen. Zwar kann sie noch zugekauft werden, die
Weiterentwicklung und Optimierung dieses Wettbewerbsfaktors liegt aber in den Händen des
Outsourcing-Vertragspartners.

Die Entscheidung für/gegen Outsourcing sollte also unter der Berücksichtigung zahlreicher
verschiedenartiger Aspekte getroffen werden.
Zudem muss im Vorwege geklärt sein, dass alle strategischen Kontextfaktoren der
Unternehmensorganisation beachtet worden sind.


Formen des Outsourcing

Es gibt zwei verschiedene Formen des Outsourcing. Das interne Outsourcing bezeichnet die
Übertragung einer Unternehmensfunktion auf Organisationsbereiche, die der gesamten
Unternehmensorganisation zugehörig sind.

Dabei kann es sich beispielsweise um eine eigene GmbH handeln, die dem Konzernverbund
angehört und für andere Einheiten des Konzerns ausgliederte Funktionen übernimmt.

Die zweite Form, das externe Outsourcing, ist die Übertragung von bisher im eigenen
Unternehmen erstellten Dienstleistungen an fremde Unternehmen, wobei diese für die
Abwicklung die unternehmerische Verantwortung übernehmen.
Diese Form des Outsourcing ist gerade für mittlere und kleine Unternehmen, die
sogenannten „KMU´s“, in der betrieblichen Praxis die Standardform.




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[2] Grundlagen zum Outsourcing


Chancen und Risiken des Outsourcing

Chancen

„Konzentration auf die Kernkompetenzen“- dies ist bei Outsourcing-Überlegungen die
meistgenannte Chance. Denn Outsourcing ermöglicht es, Strukturen innerhalb von
Unternehmen zu verbessern und sie übersichtlicher zu gestalten.

Eine weitere Chance für das Unternehmen entsteht mittels Outsourcing, indem die
outgesourcten Funktionen das Unternehmen nicht mehr mit ihren
Kapazitätsproblemstellungen belasten. Das Unternehmen kann durch ein Outsourcing in
bezug auf die Kapazitätsauslastung flexibler werden.

Viele Unternehmen starten Outsourcing-Überlegungen, da sie hoffen bei der Abgabe
ausgewählter Unternehmensfunktionen an professionelle Dienstleister die Kosten auf
Marktniveau zu senken. Denn bei einem Outsourcing wandeln sich fixe in variable Kosten,
die auch nur bei Inanspruchnahme anfallen.
Manche Unternehmen sehen durch Outsourcing die Chance, auch die Qualität von
Leistungen zu steigern.

Ein externer, marktorientierter Outsourcing-Dienstleister erfährt oftmals eine höhere
Wertstellung seiner Arbeit und kann als professioneller Anbieter zumeist eine höhere
Dienstleistungsqualität realisieren.


Risiken

Ein mögliches Risiko ist eine negative Veränderung der Kostensituation. So kann die durch
Outsourcing erwartete Kostenoptimierung nicht eintreten, wenn etwa nur langsam abbaubare
Fixkosten existieren oder zusätzliche Kosten aufgrund der neuen Systematik der
Zusammenarbeit anfallen.

In der vorangegangenen Folge dieses Workshops wurde bereits ein weiteres Risiko erwähnt:
Der Verlust von Kompetenzen und deren Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens.
Dieses Risiko gewinnt insbesondere dann an Bedeutung, wenn beim Outsourcing
Funktionen und Funktionsbereiche ausgegliedert werden, die sich später als
Kernkompetenzen für das Unternehmen herausstellen.

Ein großes Risiko beim Outsourcing ist die Möglichkeit einer entstehenden Abhängigkeit vom
Outsourcing-Dienstleister. Dies ist der Fall, wenn die Dienstleistungen aufgrund ihres
individuellen Charakters nicht einfach durch dritte Anbieter ersetzt werden können.


Unternehmensorganisation als Wettbewerbsfaktor

Beim Outsourcing-Entscheidungsprozess sollten nicht nur aktuelle, kurzfristige
Kostenvergleiche als Entscheidungsgrundlage dienen, sondern es muss die gesamte
Tragweite der Thematik mit seinen Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit des
Unternehmens bedacht werden.


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Die Organisation und die individuelle Ausprägung im einzelnen Unternehmen sind zweifellos
ein beeinflussendes Merkmal für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Aufgrund dieser Feststellung ergibt sich die Notwendigkeit, die Identität der
Unternehmensorganisation bei der Entscheidung über ein Outsourcing einzubeziehen.

Um die Zweckmäßigkeit eines Outsourcing richtig einordnen zu können, ist im Vorwege zu
untersuchen, welche Struktur der Unternehmensorganisation die Wettbewerbsfähigkeit
optimal beeinflusst bzw. unterstützt. Dazu sollten verschiedene, alternative
Organisationsmodelle auch im Vergleich mit Wettbewerbern aufgestellt werden.

Im Anschluss daran kann geprüft werden, ob sie zur Unterstützung der strategischen
Entwicklung des Unternehmens geeignet sind.


Zentrale Dienstleistungsbereiche

Im ersten Schritt stehen oftmals zentrale Dienstleistungsbereiche im Fokus einer
Outsourcing-Untersuchung. Die traditionellen zentralen Dienstleistungsbereiche eines
Unternehmens sind: Personalwesen, Einkauf, IT beziehungsweise Datenverarbeitung,
Marketing und Vertrieb, Controlling und Finanz- und Rechnungswesen.

Nun muss jedoch differenziert werden, ob jeder dieser Bereiche und Funktionen
grundsätzlich für ein Outsourcing geeignet ist, und wenn ja, in welcher Intensität und
Ausprägung. So kann beispielsweise im Bereich des Personalwesens auch nur eine
Teilfunktion, wie die der Lohnabrechnung, outgesourct werden.


Exkurs Beratungsdienstleistungen

Die zentralen Dienstleistungsbereiche umfassen nicht nur das operative Tagesgeschäft in
Form stark standardisierter Leistungen, sondern auch Leistungen mit beratendem Charakter.
Diese Funktion eines "internen Unternehmensberaters" wird bei der
Betrachtung/Untersuchung der zentralen Dienstleistungsbereiche oft nicht berücksichtigt.

Wird einer dieser Dienstleistungsbereiche mit seinem gesamten Leistungsspektrum
outgesourct, so muss entschieden werden, ob es im Interesse der Unternehmensführung ist,
auch die Beratungsdienstleistung abzugeben.

Um die Entscheidungsfindung zum Outsourcing im Dienstleistungsbereich Beratung zu
unterstützen, lässt sich ein direkter Vergleich von internen und externen Beratern anstellen.

Ein interner Berater hat betriebsspezifisches Fachwissen und Erfahrungen, welche ihm kurze
Einarbeitungszeiten bei neuen Aufgabenstellungen ermöglichen. Die unbefristete
Anwesenheit im Unternehmen sichert eine kontinuierliche Problemlösung, zudem mit
geringerem Zeitdruck, als es bei einem externen Berater die Regel ist.

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