Grundlagen Outsourcing - Eine Praxisorientierte Betrachtung von Outsourcing Möglichkeiten

GRUNDLAGEN OUTSOURCING Eine Praxisorientierte Betrachtung von Outsourcing Möglichkeiten Autor: Oliver August Conseo GmbH Großmoorbogen 25, 21079 Hamburg Telefon: (040) 32809-1711 Email: oliver.august@conseo.com Dieser Artikel ist das Extrakt aus einem Kurs, den die Conseo GmbH zum Abruf per mail anbietet. Zu diesem Kurs erhalten Sie weitere Informationen im Internet: http://www.workshop-conseo.com/outsourcing.htm. [1] Einführung / Grundsatzentscheidung Outsourcing Der Begriff „Outsourcing“ taucht heutzutage längst nicht mehr nur in Verbindung mit Informationstechnologie auf, sondern auch, wenn es darum geht Alternativen zur Optimierung der Unternehmensorganisation zu finden, neue Perspektiven zur Reduzierung von Fixkosten zu erhalten oder Beschäftigungsschwankungen gerecht zu werden. Jedes Unternehmen stößt früher oder später auf die Thematik des Outsourcing. Die meisten Unternehmen arbeiten bereits mit Outsourcing, zum Beispiel mit Reinigungsfirmen für Büroflächen oder im Bereich der Telekommunikation. Mit diesem Workshop soll eine kleine Einführung in diese Thematik gegeben werden. Der Begriff Outsourcing Der Begriff Outsourcing kann als Nutzung von externen Ressourcen bezeichnet werden. Er beschreibt die Übertragung von Unternehmensfunktionen auf Dritte. In der Fachliteratur über Outsourcing liegt der Schwerpunkt auf der Unternehmensfunktion der Datenverarbeitung, beziehungsweise der Informationstechnologie. In diesem Workshop jedoch soll der Begriff in seiner allgemeinen Umschreibung erklärt werden. So wird vor allem darauf eingegangen, welche Funktionen sich aufgrund welcher Kriterien, unter Berücksichtigung der internen und externen Kontextfaktoren, für ein Outsourcing eignen könnten. Warum gerade Outsourcing? Grundsätzlich ist der Auslöser für die Betrachtung des Themas Outsourcing die übergeordnete Thematik der Unternehmensorganisation als Wettbewerbsfaktor. Beim Thema Outsourcing werden die ganz zentralen und grundsätzlichen Fragestellungen zur Gewinnmaximierung und Existenzsicherung der Unternehmung angesprochen: Könnte ein Outsourcing einer oder mehrerer Unternehmensfunktionen den Unternehmenserfolg nachhaltig positiv beeinflussen?  Copyright Conseo GmbH, Hamburg Seite 1 von 11 http://www.workshop-conseo.com/outsourcing.htm Hat das Unternehmen in Krisensituationen, wie beispielsweise starker Beschäftigungsrückgang, durch „outgesourcte“ Funktionen wesentlich bessere Überlebenschancen? Diese oder ähnliche vielmehr grundsätzlichen Fragestellungen sollten bei der Entscheidungsfindung als erstes geklärt werden, um zu vermeiden, dass nur aktuelle, operative Kostenvergleiche als einzige Entscheidungsgrundlage verwendet werden. Ist die Entscheidung für oder gegen Outsourcing erst einmal gefallen, so entstehen damit mittelfristig oder sogar langfristig fixe Kontextfaktoren für das Unternehmen. In zahlreichen Branchen kann sich dies bei den heutigen Wettbewerbsbedingungen schnell als K.O.-Kriterium für strategische Perspektiven entwickeln. Es könnte beispielweise folgende Situation entstehen: nach zwei Jahren Outsourcing wird feststellt, dass eine Unternehmensfunktion outgesourct wurde, die sich nun als eine zentrale Kernkompetenz im Wettbewerb entwickelt. Dem Unternehmen fehlt diese Kompetenz nun vollständig im eigenen Unternehmen. Zwar kann sie noch zugekauft werden, die Weiterentwicklung und Optimierung dieses Wettbewerbsfaktors liegt aber in den Händen des Outsourcing-Vertragspartners. Die Entscheidung für/gegen Outsourcing sollte also unter der Berücksichtigung zahlreicher verschiedenartiger Aspekte getroffen werden. Zudem muss im Vorwege geklärt sein, dass alle strategischen Kontextfaktoren der Unternehmensorganisation beachtet worden sind. Formen des Outsourcing Es gibt zwei verschiedene Formen des Outsourcing. Das interne Outsourcing bezeichnet die Übertragung einer Unternehmensfunktion auf Organisationsbereiche, die der gesamten Unternehmensorganisation zugehörig sind. Dabei kann es sich beispielsweise um eine eigene GmbH handeln, die dem Konzernverbund angehört und für andere Einheiten des Konzerns ausgliederte Funktionen übernimmt. Die zweite Form, das externe Outsourcing, ist die Übertragung von bisher im eigenen Unternehmen erstellten Dienstleistungen an fremde Unternehmen, wobei diese für die Abwicklung die unternehmerische Verantwortung übernehmen. Diese Form des Outsourcing ist gerade für mittlere und kleine Unternehmen, die sogenannten „KMU´s“, in der betrieblichen Praxis die Standardform.  Copyright Conseo GmbH, Hamburg Seite 2 von 11 http://www.workshop-conseo.com/outsourcing.htm [2] Grundlagen zum Outsourcing Chancen und Risiken des Outsourcing Chancen „Konzentration auf die Kernkompetenzen“- dies ist bei Outsourcing-Überlegungen die meistgenannte Chance. Denn Outsourcing ermöglicht es, Strukturen innerhalb von Unternehmen zu verbessern und sie übersichtlicher zu gestalten. Eine weitere Chance für das Unternehmen entsteht mittels Outsourcing, indem die outgesourcten Funktionen das Unternehmen nicht mehr mit ihren Kapazitätsproblemstellungen belasten. Das Unternehmen kann durch ein Outsourcing in bezug auf die Kapazitätsauslastung flexibler werden. Viele Unternehmen starten Outsourcing-Überlegungen, da sie hoffen bei der Abgabe ausgewählter Unternehmensfunktionen an professionelle Dienstleister die Kosten auf Marktniveau zu senken. Denn bei einem Outsourcing wandeln sich fixe in variable Kosten, die auch nur bei Inanspruchnahme anfallen. Manche Unternehmen sehen durch Outsourcing die Chance, auch die Qualität von Leistungen zu steigern. Ein externer, marktorientierter Outsourcing-Dienstleister erfährt oftmals eine höhere Wertstellung seiner Arbeit und kann als professioneller Anbieter zumeist eine höhere Dienstleistungsqualität realisieren. Risiken Ein mögliches Risiko ist eine negative Veränderung der Kostensituation. So kann die durch Outsourcing erwartete Kostenoptimierung nicht eintreten, wenn etwa nur langsam abbaubare Fixkosten existieren oder zusätzliche Kosten aufgrund der neuen Systematik der Zusammenarbeit anfallen. In der vorangegangenen Folge dieses Workshops wurde bereits ein weiteres Risiko erwähnt: Der Verlust von Kompetenzen und deren Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens. Dieses Risiko gewinnt insbesondere dann an Bedeutung, wenn beim Outsourcing Funktionen und Funktionsbereiche ausgegliedert werden, die sich später als Kernkompetenzen für das Unternehmen herausstellen. Ein großes Risiko beim Outsourcing ist die Möglichkeit einer entstehenden Abhängigkeit vom Outsourcing-Dienstleister. Dies ist der Fall, wenn die Dienstleistungen aufgrund ihres individuellen Charakters nicht einfach durch dritte Anbieter ersetzt werden können. Unternehmensorganisation als Wettbewerbsfaktor Beim Outsourcing-Entscheidungsprozess sollten nicht nur aktuelle, kurzfristige Kostenvergleiche als Entscheidungsgrundlage dienen, sondern es muss die gesamte Tragweite der Thematik mit seinen Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bedacht werden.  Copyright Conseo GmbH, Hamburg Seite 3 von 11 http://www.workshop-conseo.com/outsourcing.htm Die Organisation und die individuelle Ausprägung im einzelnen Unternehmen sind zweifellos ein beeinflussendes Merkmal für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Aufgrund dieser Feststellung ergibt sich die Notwendigkeit, die Identität der Unternehmensorganisation bei der Entscheidung über ein Outsourcing einzubeziehen. Um die Zweckmäßigkeit eines Outsourcing richtig einordnen zu können, ist im Vorwege zu untersuchen, welche Struktur der Unternehmensorganisation die Wettbewerbsfähigkeit optimal beeinflusst bzw. unterstützt. Dazu sollten verschiedene, alternative Organisationsmodelle auch im Vergleich mit Wettbewerbern aufgestellt werden. Im Anschluss daran kann geprüft werden, ob sie zur Unterstützung der strategischen Entwicklung des Unternehmens geeignet sind. Zentrale Dienstleistungsbereiche Im ersten Schritt stehen oftmals zentrale Dienstleistungsbereiche im Fokus einer Outsourcing-Untersuchung. Die traditionellen zentralen Dienstleistungsbereiche eines Unternehmens sind: Personalwesen, Einkauf, IT beziehungsweise Datenverarbeitung, Marketing und Vertrieb, Controlling und Finanz- und Rechnungswesen. Nun muss jedoch differenziert werden, ob jeder dieser Bereiche und Funktionen grundsätzlich für ein Outsourcing geeignet ist, und wenn ja, in welcher Intensität und Ausprägung. So kann beispielsweise im Bereich des Personalwesens auch nur eine Teilfunktion, wie die der Lohnabrechnung, outgesourct werden. Exkurs Beratungsdienstleistungen Die zentralen Dienstleistungsbereiche umfassen nicht nur das operative Tagesgeschäft in Form stark standardisierter Leistungen, sondern auch Leistungen mit beratendem Charakter. Diese Funktion eines "internen Unternehmensberaters" wird bei der Betrachtung/Untersuchung der zentralen Dienstleistungsbereiche oft nicht berücksichtigt. Wird einer dieser Dienstleistungsbereiche mit seinem gesamten Leistungsspektrum outgesourct, so muss entschieden werden, ob es im Interesse der Unternehmensführung ist, auch die Beratungsdienstleistung abzugeben. Um die Entscheidungsfindung zum Outsourcing im Dienstleistungsbereich Beratung zu unterstützen, lässt sich ein direkter Vergleich von internen und externen Beratern anstellen. Ein interner Berater hat betriebsspezifisches Fachwissen und Erfahrungen, welche ihm kurze Einarbeitungszeiten bei neuen Aufgabenstellungen ermöglichen. Die unbefristete Anwesenheit im Unternehmen sichert eine kontinuierliche Problemlösung, zudem mit geringerem Zeitdruck, als es bei einem externen Berater die Regel ist.