IT-Basics für Controller

978-3-7910-2473-8 Hess, IT-Basics für Controller © 2006 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) VII Inhaltsübersicht Fallbeispielverzeichnis ............................................................................................................... XI Abbildungsverzeichnis ..............................................................................................................XII Abkürzungsverzeichnis ........................................................................................................... XVI 1 Zum Aufbau des Buches: Was muss ein Controller heute über IT wissen? .......................... 1 2 IT-Unterstützung für das Controlling..................................................................................... 6 2.1 Technologien im Überblick........................................................................................... 6 2.2 Ausgewählte Technologien im Detail ......................................................................... 14 2.3 Integration von Anwendungssystemen im Controlling............................................... 83 2.4 Ablauf von IT-Projekten für das Controlling.............................................................. 94 3 Controlling der Ressource IT ............................................................................................. 112 3.1 Aufgaben des IT-Controllings................................................................................... 113 3.2 Instrumente des IT-Controllings ............................................................................... 124 3.3 Organisation des IT-Controllings.............................................................................. 179 4 Ausblick: Was kommt als nächstes auf den Controller zu? ............................................... 185 Glossar ..................................................................................................................................... 186 Literaturverzeichnis.................................................................................................................. 192 Stichwortverzeichnis ................................................................................................................ 197 VIII Inhaltsverzeichnis Fallbeispielverzeichnis ............................................................................................................... XI Abbildungsverzeichnis ..............................................................................................................XII Abkürzungsverzeichnis ........................................................................................................... XVI 1 Zum Aufbau des Buches: Was muss ein Controller heute über IT wissen? .......................... 1 2 IT-Unterstützung für das Controlling..................................................................................... 6 2.1 Technologien im Überblick........................................................................................... 6 2.2 Ausgewählte Technologien im Detail ......................................................................... 14 2.2.1 Identifizieren der Vorsysteme: ERP-Systeme und externe Datenbanken...... 14 2.2.1.1 Datenquellen ................................................................................................. 14 2.2.1.2 ERP-Systeme ................................................................................................ 17 2.2.1.3 Datenbanken.................................................................................................. 20 2.2.2 Umwandeln der Daten: ETL-Prozess.............................................................. 24 2.2.2.1 Filterung: Extraktion aus den Datenbeständen und Bereinigung syntaktischer und inhaltlicher Defekte.......................................................... 26 2.2.2.2 Harmonisierung: Syntaktische und betriebswirtschaftliche Abstimmung der gefilterten Daten ..................................................................................... 27 2.2.2.3 Verdichtung bzw. Aggregation: Zusammenfassung gefilterter und harmonisierter Daten..................................................................................... 30 2.2.2.4 Anreicherung: Bildung und Speicherung betriebswirtschaftlicher Kenngrößen................................................................................................... 30 2.2.3 Speichern der Daten: Data Warehouse............................................................ 36 2.2.3.1 Von operationalen zu dispositiven Daten ..................................................... 36 2.2.3.2 Verdichtungsstufen, Archivierungs- und Metadatensystem ......................... 41 2.2.3.3 Organisation eines Data Warehouses............................................................ 45 2.2.4 Auswerten der Daten: OLAP und Data Mining .............................................. 53 2.2.4.1 Historie der entscheidungsunterstützenden Technologien ............................ 54 2.2.4.2 Klassische Reporting Tools........................................................................... 57 2.2.4.3 OLAP als Technologie für die multidimensionale Datenanalyse ................. 57 2.2.4.4 Data Mining .................................................................................................. 69 Inhaltsverzeichnis IX 2.2.5 Aufbereiten der Daten: Personalisierungs- und Visualisierungs- technologien .................................................................................................... 74 2.2.5.1 Benutzermodelle ........................................................................................... 74 2.2.5.2 Push- und Pull-Verfahren.............................................................................. 76 2.2.5.3 Visualisierung ............................................................................................... 77 2.2.5.4 Portaltechnologien als Kommunikationsinstrument ..................................... 79 2.3 Integration von Anwendungssystemen im Controlling............................................... 83 2.3.1 Bedeutung der Anwendungssystemintegration für das Controlling ............... 84 2.3.2 Nutzeffekte und Problemfelder ....................................................................... 85 2.3.3 Integrationstechnologien ................................................................................. 88 2.3.3.1 Punkt-zu-Punkt-Integration........................................................................... 88 2.3.3.2 Großintegriertes Anwendungssystem ........................................................... 89 2.3.3.3 Middleware-/EAI-basierte Integration .......................................................... 90 2.3.4 Die Zukunft der Integration: Ein Ausblick ..................................................... 91 2.4 Ablauf von IT-Projekten für das Controlling.............................................................. 94 2.4.1 Vorgehensmodelle........................................................................................... 94 2.4.1.1 Vorgehensmodell für Standardsoftware........................................................ 94 2.4.1.2 Vorgehensmodell für Individualsoftware ................................................... 102 2.4.2 Rollenverteilung in IT-Projekten .................................................................. 106 2.4.3 Hilfsmittel in IT-Projekten ............................................................................ 108 2.4.3.1 CSF-Ansatz ................................................................................................. 108 2.4.3.2 ADAPT-Ansatz........................................................................................... 109 3 Controlling der Ressource IT ............................................................................................. 112 3.1 Aufgaben des IT-Controllings................................................................................... 113 3.2 Instrumente des IT-Controllings ............................................................................... 124 3.2.1 Wirtschaftlichkeitsanalysen als Basis des IT-Controllings........................... 126 3.2.1.1 Spezifische Herausforderung einer Wirtschaftlichkeitsanalyse für IT........ 126 3.2.1.2 Ausgewählte Instrumente der Wirtschaftlichkeitsanalyse im Überblick .... 128 3.2.2 IT-Portfoliocontrolling .................................................................................. 142 3.2.2.1 Klassische IT-Portfolioanalysen .................................................................

978-3-7910-2473-8 Hess, IT-Basics für Controller © 2006 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) V Vorwort Ein Blick in die etablierten Lehrbücher zum Controlling zeigt sofort: Informationstechnologie ist dort ein Randthema, wenn überhaupt. Im Jahr 2003 haben wir die Controlling-Lehrstühle im deutschsprachigen Raum nach ihren Lehrinhalten mit Informationstechnologie-Bezug gefragt. Auch hier war das Ergebnis ernüchternd. In 38% aller Fälle können Studierende eine Vertie- fung im Bereich Controlling ohne vertiefte Auseinandersetzung mit Fragen der Informations- technologie-Nutzung durchlaufen, sieht man einmal von einführenden Praxiskursen zu markt- gängigen Software-Paketen ab. Viele Controller starten daher in die Praxis, ohne die Relevanz von Data Warehouses für das Informationsversorgungskonzept beurteilen, Drill-Downs für Abweichungsanalysen nutzen oder die speziellen Verfahren für die Beurteilung von Investitio- nen in Hard- und Software einsetzen zu können. Natürlich gibt es für all diese Fragestellungen umfangreiche Fachliteratur, die sich aber häufig an (Wirtschafts-)Informatiker und nicht an Controller wendet und zudem sehr fokussiert einzelne Themenfelder aufgreift. Es fehlte nach meiner Einschätzung ein praxisorientiertes Übersichtswerk, das dem Controller in seiner Spra- che einen umfassenden und zugleich wissenschaftlich fundierten Einstieg in das Thema Infor- mationstechnologie liefert. Einzelne Technologien, Konzepte und Instrumente bzw. die Pro- dukte einzelner Unternehmen oder Berater sind jedem Controller oftmals schon bekannt, es fehlt allerdings häufig der umfassende Überblick. Genau diesen Überblick soll das vorliegende Buch dem Controller liefern – und damit zeigen, dass das Thema Informationstechnologie für einen Controller keinesfalls eine Blackbox sein muss, bei der die Informationstechnologie- Abteilung im Unternehmen oder externe Berater regelmäßig einen (in vielerlei Hinsicht teuren) Informationsvorsprung haben. Mein Dank für die Realisierung dieses Vorhabens gilt der Forschungsgruppe IT-COS (IT-basierte Controlling-Systeme) an meinem Münchner Institut (www.wim.bwl.uni- muenchen.de). Michael Samtleben und Natalie Kink haben das Projekt gesteuert und genauso wie Dr. Bernhard Gehra und Dr. Andreas Müller wichtige Inhalte geliefert. Die formale Fertig- stellung des Buches haben Renate Schupp und Julia Gebele unterstützt. Ebenfalls gilt mein Dank Dr. Jens Brunke, Dr. Tim Veil und Bernd Wagner, die uns aus ihrer praktischen Tätigkeit VI Vorwort im Controlling heraus zu ersten Manuskriptversionen wichtige Anregungen gegeben haben. Zu danken habe ich auch allen Praktikern, die bei der Zusammenstellung der Fallstudien mitge- wirkt haben. Mein Dank gilt auch Volker Dabelstein vom Verlag Schaeffer-Poeschel für die professionelle Zusammenarbeit. München im April 2006 Prof. Dr. Thomas Hess 1 1 Zum Aufbau des Buches: Was muss ein Controller heute über IT wissen? Geht es um Informationstechnologie (IT), dann steckt der Controller häufig in einer unange- nehmen Position. Gerade aktuell erhöht sich der Druck durch das Management, die Kosten im Controlling zu senken, neue Managementinstrumente schnell und kostengünstig einzuführen sowie die Transparenz von Kosten und Nutzen des IT-Einsatzes zu erhöhen. Wesentliche An- satzpunkte für Kostensenkungen im Controlling sind die Automatisierung von Aufgaben, die Standardisierung von Prozessen und die Bündelung von Aufgaben in zentralen Service- Einheiten – alles ohne IT unvorstellbar. Genauso gibt es kaum ein Managementinstrument, das ohne IT-Unterstützung auskommt. Eine Studie hat z. B. kürzlich gezeigt, dass ca. 90% der Un- ternehmen eine Balanced Scorecard durch Software unterstützen (vgl. Samtleben/Müller/Hess 2005). Die Informationstechnologie ist der Investitionsbereich für jeden Controller aus seinem originären Budget und nach den Personalkosten sein größter Kostenblock. Die erwähnten IT- Kosten verschlingen in vielen Branchen schon einen signifikanten Anteil des Umsatzes. Häufig wird die Frage nach der Wirtschaftlichkeit dieser Mittelverwendung aber nur pauschal bzw. separiert vom Unternehmenscontrolling im IT-Bereich bearbeitet; beides ist sicherlich nicht unproblematisch. Warum findet ein Controller häufig nur unzureichende Antworten auf diese Herausforderun- gen? Dazu seien seine „Berührungspunkte“ mit der IT-Abteilung einmal etwas näher unter die Lupe genommen: • Der Controllingbereich benötigt die IT-Abteilung zur Realisierung von Softwarelösun- gen für den eigenen Arbeitsbereich, sei es zur Unterstützung der Kalkulation, der Bud- getierung oder einer Zielkostenrechnung. Derartige Lösungen kann das Controlling heute und auch in absehbarer Zukunft nicht alleine realisieren, denn auch die für derar- tige Aufgaben typischerweise eingesetzte Standardsoftware muss richtig ausgewählt, an die Spezifika des Unternehmens angepasst und installiert werden. Zwar ist die IT- Abteilung dann „nur“ der Auftragnehmer, aber dieser Auftragnehmer hat einigen Spiel- raum, der zur Herausforderung werden kann: Die IT-Abteilung kann über ihr Know- how täuschen (z. B. wenn die früher einmal vorhandenen Spezialisten das Unternehmen verlassen haben), sie kann ein Projekt wesentlich teurer oder länger veranschlagen als eigentlich erforderlich (z. B. durch nach oben „abgerundete“ Zeitschätzungen) und sie kann die Controlling-Abteilung langfristig abhängig machen (z. B. durch eine spezi- 2 Zum Aufbau des Buches: Was muss ein Controller heute über IT wissen? fisch entwickelte Software, die nur von genau dieser Abteilung weiterentwickelt wer- den kann). Nicht immer – aber auch nicht selten – tritt genau dies ein. Ursache sind stets Informationsvorsprünge der IT, d. h. das Controlling weiß zu wenig über die rele- vanten Gebiete der IT. • Der zweite Berührungspunkt zwischen Controlling und IT-Abteilung entsteht, wenn das Controlling das Management auch bei der Steuerung der IT-Abteilung unterstützen soll. Auch gegenüber der Unternehmensleitung hat die IT-Abteilung die oben genannten Spielräume, die dann allerdings nicht nur für die Systeme für das Controlling, sondern generell für alle Leistungen der IT-Abteilung gelten. Vor dem Hintergrund mangelnder eigener Erfahrungen und fehlender Ausbildung fällt es vielen Managern noch immer schwer, die Arbeit von IT-Abteilungen zu steuern. Zumindest bleibt – anders als etwa in Bereichen wie Marketing oder Produktion – eine relativ große Restunsicherheit. Das Controlling muss daher die spezifischen Instrumente gut kennen, die erforderlich sind, um das Management bzgl. des IT-Managements wirkungsvoll zu unterstützen. Auch sollte das IT-Controlling (wie andere Funktionalcontrollings) in das Unternehmenscont- rolling eingebunden sein. Nur in seltenen Fällen ist beides gegeben. In Abbildung 1 sind die skizzierten Berührungspunkte und die daraus resultierenden Heraus- forderungen noch einmal im Überblick dargestellt. An den grundsätzlichen Problemen ändert sich beim Outsourcing nichts grundlegend. Mit einem externen Softwarehaus würde ebenso eine Auftraggeber-Auftragnehmerbeziehung für Installation und Betrieb von Controlling- Software bestehen. Abhängig vom konkreten Vertrag wären die Sanktions- und Anreizmecha- nismen lediglich etwas anders. Zum Aufbau des Buches: Was muss ein Controller heute über IT wissen? 3 …beauftragt das …beauftragt die IT- Controlling mit Unternehmens- Abteilung mit der der generellen Bereitstellung von leitung Schaffung von IT-Diensten für alle Transparenz Unternehmensteile Problem 2: Fehlende von Unterstützung der ung g haff n Unternehmensleitung r Sc -Abteilu it de T beim IT-Manage- a gt m l.