Insourcing des Controllings - Implementierung einer Controlling- Lösung bei Imperial Tobacco Austria

Insourcing des Controllings – Implementierung einer Controlling- Lösung bei Imperial Tobacco Austria Um ihre Controllingaufgaben eigenständig durchführen zu können, entschied sich die Imperial Tobacco Austria Marketing Service GmbH in Wien eine Controllingabteilung sowie eine neue Controlling-Software zu imple- mentieren. Und blieb dabei der „MiniMax-Objective“ des Mutterkonzerns Imperial Tobacco treu. Von Grund auf neu nicht, dass sie von der Software überzeugt war. Die Auswahl und Gegründet im Jahr 2006 baut Imperial Tobacco Austria seine die Investition musste von der „Group IS approval“ genehmigt Präsenz in Österreich kontinuierlich aus. Anfänglich waren die werden. Hierfür musste ein ausführlicher Investitionsantrag mit Aktivitäten ausschließlich auf den Vertrieb konzentriert. Das Funktionalitätsbeschreibung, Alternativbetrachtung und Wirt- österreichische Team bestand aus wenigen Außendienstmitar- schaftlichkeitsrechnung erstellt und der EDV-Konzernleitung beitern. Das Controlling wurde von der deutschen Gesellschaft vorgelegt werden. Mit Unterstützung von Herrn Mag. Michael Reemtsma, ebenfalls eine Gesellschaft des englischen Konzerns Blazicevic, Leiter des Corporate Planning Competence Center Imperial Tobacco Group, durchgeführt. Sie erstellte für das Wien, stellte die Controllerin alle erforderlichen Informationen österreichische Unternehmen sowohl die Monatsabschlüsse und zusammen. Die Konzernleitung genehmigte daraufhin ihre das Konzernreporting als auch die Kosten- und Ertragsplanung. Vorschläge zur Anschaff ung und Umsetzung. Als Frau Mag. Véronique Dautriche Mitte 2009 als Finance Frisch ans Werk Manager in Wien eingestellt wurde, war das Team auf 20 Sofort machte sie sich in Zusammenarbeit mit Herrn Mag. Personen angewachsen. Die erklärte Aufgabe der Controllerin Markus Müllner als CP-Berater an die Herausforderung, die bestand darin, das Controlling der Imperial Tobacco Austria Strukturen und Aktivitäten des Unternehmens in der Software Marketing Service GmbH neu aufzustellen, d.h. von der deut- abzubilden. Die besondere Ausrichtung des Unternehmens auf schen Reemtsma zu lösen und in Wien zu etablieren. In diesem Marketing- und Vertriebsaktivitäten erforderte eine entspre- Zusammenhang sollte als Unterstützung eine geeignete Soft- chende Umsetzung in den Corporate Planner-typischen Baum- warelösung eingeführt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt gab es strukturen. „Mit guter Laune, äußerst klaren Lösungsansätzen weder eine IT-Abteilung noch einen lokalen Controller bei der sowie einer stets prompten Umsetzung wurde die Implementie- Wiener Tochter der Imperial Tobacco Group. Die Auswahl und rungsphase zum Genuss“, begeistert sich Véronique Dautriche. Einführung der Software sowie die Umsetzung des Controllings sollten allein von Frau Mag. Dautriche bewerkstelligt werden. Die Hierarchiestufen in den Datenstrukturen stellen die Kosten Sie war zugleich Projektmanagerin, Software-Anforderin und und Verkaufszahlen nicht nur nach Kostenart dar. Noch wichtiger Anwenderin in einer Person. ist für die Imperial Tobacco Austria Marketing Service GmbH die Aufschlüsselung der Werte nach Projekten, wie z.B. einer „Gleich in den allerersten Wochen nach meiner Einstellung hatte Produkt- bzw. Markteinführung oder Investitionsmaßnahmen in ich Corporate Planner als Softwarelösung, die genau unseren einem bestimmten Vertriebskanal. Unter Einsatz des Master- Anforderungen entsprechen würde, identifiziert“, beschreibt Client- Konzeptes wurde eine Masterschablone für die Kalkulation Véronique Dautriche den Anfang des Auswahlprozesses. Es reichte (Deckungsbeitragsrechnung) aufgebaut und diese dann auf alle 4 Anwenderbericht Corporate Report · Dezember 2011 „Mit Corporate Planner konnten wir der Anforderung gerecht werden, uns in einer kleinen Struktur aufwandsgerecht auf das Wesentliche zu konzentrieren.“ Mag. Véronique Dautriche Finance Manager Imperial Tobacco Austria Marketing Service GmbH Controlling von Imperial Tobacco Austria ein monats-aktuelles Phasing der Budgets für interne Berechnungen sowie auch für das Konzernreporting parat. Nach kurzer Implementierungsdauer von insgesamt nur 4 Mona- ten hatte Frau Mag. Véronique Dautriche ihr Ziel erreicht. Ihre neue Controllingabteilung läuft reibungslos und hat die Aufgaben für Imperial Tobacco Austria übernommen. Auch ohne Unterstüt- zung einer IT-Abteilung, die erst ein Jahr nach der Einführung der Software in Wien „ingesourct“ wurde. Und gleichzeitig hat sie es geschaff t, die Vorgabe des Konzerns, Aufwand zu reduzieren und Nutzen zu maximieren, erfolgreich einzuhalten. Marken und Produktsorten übertragen. Auf dem gleichen Prinzip basiert die Masterstruktur für das Projektcontrolling. Gegliedert sowohl nach den Brands als auch nach Cost Centers Über Imperial wird das Marketingbudget geplant und analysiert. Tobacco Austria: Controlling in Aktion Die Imperial Tobacco Austria Marketing Service GmbH Die Ist-Daten werden aus dem externen Buchhaltungsprogramm ist Teil der Imperial Tobacco Group, dem viertgrößten BMD mittels CSV/XLS-Dateien importiert. Der Monatsabschluss Tabakkonzern der Welt. Mit einem Anteil von rund 18 und das Konzernreporting werden einerseits in einer Kosten- Prozent am Gesamtmarkt ist Imperial Tobacco Austria Center-Struktur (Cost Center Hierarchy / Overhead Costs) und das drittgrößte und am schnellsten wachsende Tabak- andererseits in einer Projekt-Struktur (Project Hierarchy / unternehmen Österreichs. Seit 2006 ist die Gesellschaft Marketing Costs) erstellt. Die Bilanz und Gewinn- und Verlust- von nur wenigen Mitarbeitern im Außendienst auf jetzt Rechnung werden sowohl nach IFRS als auch nach dem öster- 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewachsen. Das reichischen Unternehmensgesetzbuch aufgestellt. Corporate Sortiment von Imperial Tobacco in Österreich umfasst Planner ermöglicht, was mit Excel in der vergleichbaren unter anderem die Zigaretten-Marken JPS, Gauloises, Geschwindigkeit nicht möglich wäre: die monatliche Integration West, Davidoff, Ernte 23, Peter Stuyvesant sowie ein der Ist-Daten in die jeweilige Planungsebene für jedes Projekt breites Angebot an Feinschnitt-Produkten. bzw. Cost Center. Innerhalb einer knappen Stunde hat das Corporate Report · Dezember 2011 Anwenderbericht 5