Mit dem Management-Cockpit als Navigationssystem durch die Krise

Mit dem Management-Cockpit als Navigationssystem durch die Krise Die globale Wirtschaftkrise stellt durch ihre hohe Dynamik besondere Anforderungen an das Controlling in den Unternehmen. Eine tagesaktuelle Transparenz über sämtliche erfolgsrele- vante Zahlen und Fakten ist für die Steuerung der Unternehmen durch die schwierigen Ge- wässer unverzichtbar. Das Radar der Führungsinstrumente muss dabei alle Geschäftsdimen- sionen erfassen, vom Beschaffungsmarkt über die interne Wertschöpfung bis hin zu den Ab- satzmärkten. Ohne effiziente IT-Unterstützung der Führungsprozesse besteht die Gefahr, mit Volldampf auf die Eisberge der Krise zu laufen, deren Spitze vorher nicht erkennbar ist. Die manuelle Datenerfassung und -verdichtung Excel als Datenbagger kann in Situationen, in denen rasche Geschäftsent- In der momentanen Marktlage wird regelmäßig die scheidungen nötig sind, den Fortbestand des Un- Frage nach der wirtschaftlichen Situation eines Un- ternehmens gefährden: ternehmens gestellt. In existenziell bedrohlichen Si- Die Qualität der auf Gesamtunternehmens- tuationen entscheidet die Antwort oft über ein mög- ebene komprimierten Geschäftskennzahlen liches Engagement von Banken oder Investoren, das müssen in Frage gestellt werden, da mögliche für eine Weiterführung des Betriebes überlebens- Fehlerquellen in einem komplexen manuellen notwendig ist. Erfassungsprozess nur schwer validierbar sind. Eine Excel-basierte Gesamtübersicht über Umsätze, Die mangelnde Aktualität der Kennzahlen stellt Auftragseingänge, Auftragsbestände und liquide auf Grund langwieriger Abläufe in der manuel- Mittel bildet in vielen Unternehmen die Grundlage len Zusammenführung der Daten die Aussage- für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Das Instru- kraft in einer hochdynamischen Marktentwick- ment Excel eignet sich gut, um flexibel in verschie- lung in Frage. dene Sichten und Darstellungen die einzelnen As- pekte der Unternehmenssituation aufzuzeigen. Datenchaos in den Geschäftsapplikationen Sehr oft sind diese Tools aber nicht nur das finale Auswertungs- und Anzeigeinstrument einer struktu- Die fast täglichen Meldungen über stets neue Fi- rierten und zeitnahen Extraktion der Daten und nanzierungslücken in angeschlagenen Großunter- Kennzahlen aus den operativen Systemen. Viele Un- nehmen zeigen sehr deutlich, dass auch viele Be- ternehmen betreiben die komplette Erhebung ihrer triebe mit einer tief durchdrungenen Applikations- Geschäftskennzahlen über Länder, Standorte, Pro- landschaft und aufwendig aufgebauten IT-Tools duktlinien und Fachbereiche hinweg allein per ma- rund um das Controlling mit den gleichen Proble- nueller Sammlung und Verdichtung der Daten durch men mangelnder Datenqualität und –aktualität zu alle Hierarchieebenen mit Excel. kämpfen haben. Hier befinden sich auch viele Mittelstandsunterneh- Hier wurden Business-Intelligence-Tools instal- men in bester Gesellschaft mit namhaften Großun- liert, Data-Cubes auf Basis von OLAP-Tabellen ternehmen, deren umfangreiche und komplexe IT- entwickelt und Data-Warehouses zusammengebaut. Landschaft vermuten ließe, dass dies per Knopf- Trotzdem zeigen teilweise schon erste Querprüfun- druck in einem Gesamtsystem passiert. gen in der Verifizierung der Daten-Inkonsistenzen, die die Gesamtsicht der Kennzahlen in Frage stellen. Einsatz als Navigationssystem für das Management Da passen auf einmal aus dem Ausland gemeldete als angenommen, weil sie die Datengrundlage für Auftragseingänge nicht mehr mit den Umsätzen ei- die Ermittlung der erfolgskritischen Kennzahlen ner Periode zusammen und die Umsatzprognose hat bereits enthalten und erweiterte Tools eine perma- wenig mit dem Forecast der einzelnen Vertriebsnie- nente Verdichtung sowie weitere Verarbeitung er- derlassungen zu tun, obwohl doch alle Informatio- lauben. nen aus einem vermeintlich integrierten IT- In vielen Unternehmen sind diese Potenziale noch Systemverbund kommen. nicht erkannt worden, oft weil aus dem Mangel an Bei einer Analyse der einzelnen Problemfälle erge- Transparenz über die Geschäftssituation hektisch ben sich meistens die gleichen Fehlerursachen: Projekte in einzelnen Problemfeldern gestartet wur- den, die für sich genommen keinen grundlegenden Die Basistechnologien im Systemverbund sind Beitrag für den Aufbau eines Controlling-Cockpits standardisiert (z. B. SQL-Datenbanken), aber leisten. die Geschäftslogik der heterogenen Applikatio- nen ist nicht harmonisiert. Wenn beispielsweise Da beschäftigen sich zum Beispiel Mitarbeiter aus der Deckungsbeitrag Stufe 3 in einem ERP- dem Konzern-Controlling mit Strategien und Road- System im Auslandswerk anders ermittelt wird maps für IFRS-konforme Jahresabschlüsse, ohne als im inländischen Hauptwerk, liefert eine die Frage zu stellen, ob alle im Konzernverbund Konsolidierung im Konzern zwangsläufig fal- eingesetzten ERP-Systeme die hierfür nötige Be- sche Aussagen. wertungs- und Kontierungslogik überhaupt abbil- den können. Oder Projektteams aus der IT befassen Die Kennzahlen werden in Datensilos bis in die sich mit Data-Mining-Methoden in ihrer Business- oberste Unternehmensführungsebene in einer Intelligence-Datenbankwelt, ohne die Grundlagen isolierten Betrachtung verdichtet, ohne dass für die unternehmensrelevanten Kennzahlen in den Querprüfungen bereits auf unteren Ebenen er- Geschäftsprozessen oder gar in der Marktentwick- folgen. Allein der Vergleich der Artikelerfolgs- lung zu kennen, um beispielsweise ein Frühwarn- rechnung mit dem operativen Finanzergebnis system für das Management aufzubauen. kann hier Fehler in der Verdichtungslogik auf- zeigen, die zu einem vollständig falschen Bild der Liquiditätssituation führen können. Die Roadmap zum Management-Cockpit Mit einer Teamstruktur, die den IT-technischen Ungenutzte Potenziale in den IT-Systemen Anforderungen bei einem Aufbau eines Manage- ment-Cockpits ebenso Rechnung trägt wie dem Ein Navigationssystem allein bringt uns nicht an den Verständnis für die betriebswirtschaftlichen Not- gewünschten Zielort, aber die permanente Anzeige wendigkeiten in den organisatorischen und prozes- des tatsächlichen momentanen Standorts und die sualen Zusammenhängen im Unternehmen, ist be- Auswirkung jeweils möglicher Routen ist eine Ori- reits die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt entierungs- und Entscheidungshilfe. geschaffen. Hierzu gehören Teammitglieder, die So ist über eine stets vollständige Transparenz des bis auf Datenbankebene die installierten Tools momentanen Stands im Betrieb hinaus auch die beherrschen und die technischen Möglichkei- Sicht auf potenzielle zukünftige Marktszenarien und ten für eine Datenverdichtung und Kennzah- deren mögliche Auswirkungen auf die Erträge sowie lenermittlung voll ausnutzen können, die Liquidität erforderlich, um eine realistische Ge- samtsicht auf die Unternehmenssituation zu erhal- die ein tiefes Wissen über die implementierten ten. Das ist in der Komplexität des Geschäfts oft nur Geschäftsapplikationen haben, sowohl bezogen mit integrierten Planungs- und Simulationswerkzeu- auf die eingesetzten Systemfunktionen in allen gen effizient zu leisten.