Reportingsprache

Management Präsentationen Berichtswesen Reportingsprache. Von Stefan Sexl* Farben, Skalierungen, Reihenfolgen: Ein «Reporting Styleguide» sollte das Herzstück sein, wenn das Berichtswesen nach den Methoden des Information Designs überarbeitet wird. B ei der Neugestaltung des Berichtswesens (siehe auch Fragestellung wird stets heftig diskutiert. Controller BUSINESS INTELLIGENCE MAGAZINE Nr. tendieren hier in den meisten Fällen zu einer anderen 4/2010, Seite 42) werden typischerweise Farben, Sichtweise als beispielsweise die Konzernberichterstat- Formen und Richtlinien für die Erstellung von Berichten tung widerspiegelt. Verschiedene innovative Grafiken schriftlich und möglichst unternehmensweit verbindlich wie etwa Wasserfalldarstellungen mit integrierten Bar zusammengefasst. Der Managementexperte Professor Charts setzen eine eindeutige Entscheidung voraus. Rolf Hichert nennt dies «Notation» und erleichtert den Einstieg durch allgemeine Vorschläge. Dennoch bleibt das Skalierungen in Grafiken: Eine Ein-Zentimeter- Thema schwierig. Neben Trivialem wie Schriftarten und Abweichung in einem Papierberichtswesen sollte immer -größen gibt es viele Dinge unternehmensindividuell zu die gleiche Bedeutung haben, so eine Anforderung von definieren. Einige Beispiele: Professor Hichert. Dies funktioniert für externe Finanz- berichterstattung nahezu durchgängig. Bei einem inter- Ist- oder planorientiertes Berichtswesen: Steht der nen Berichtswesen allerdings wird es problematisch, Ist- oder Planwert im Vordergrund, werden Abweichungen wenn beispielsweise kleine, aber strategisch wichtige «von der Planung weg» dargestellt oder erscheint umge- Geschäftsbereiche dargestellt werden. Hier kann dann kehrt der Ist-Wert dominant mit Bezugsgrößen? Diese mit einem Satz von Skalierungen gearbeitet werden – ein Berichtspräsentation: Klare Standards nötig. 40 Business Intelligence Magazine 2/11 Präsentationen Management der Neugestaltung des Berichtswesens eine deutliche Der Autor* Verkürzung zu erreichen. Stefan Sexl ist Vorstand der pmOne AG mit Sitz in München. Grafiktypen: Es gibt viele schlüssige und objektivier- Er hält regelmäßig einstündige bare Gründe, warum Information Design-Experten be- Webcasts zu den Themen Infor- stimmte Grafiktypen ablehnen – Tachos und dreidimen- mation Design und Berichtswesen. sionale Tortendiagramme sind dafür die prominentesten Infos unter: www.pmone.de Beispiele. Dennoch bleibt eine Auswahl von gut funkti- stefan.sexl@pmone.com onierenden Darstellungsformen, die im Kern eine Ge- schmacksfrage ist. Eine Erleichterung der Entscheidung versucht zurzeit ein Projekt an der Fachhochschule Steyr zu erreichen. Dort testen die Wissenschaftler eine Reihe unterschiedlicher Darstellungskonzepte mit «Eye Set, das idealerweise aus einer niedrigen einstelligen Tracking»-Verfahren. Diese beispielsweise aus der Ef- Zahl an Skalierungen besteht, die auch noch eingängig fektivitätsmessung von Druckinseraten bekannte Me- optisch gekennzeichnet werden müssen. thode beobachtet den Weg der Augen des Betrachters eines Berichts und misst, wie viele Bewegungen zur Er- Farben: Diese sind natürlich ein äußerst wirkungs- fassung einer Information erforderlich sind. volles Mittel, um Berichte leichter lesbar zu machen. Die Anzahl der Farben, die sich Berichtsempfänger merken Dies sind nur einige Beispiele für Entscheidungen, die können und die damit ihre Wirkung entfalten, liegt er- bei der Einführung einer unternehmensweiten Notation fahrungsgemäß im Bereich von vier bis sieben. Rot und zu treffen sind. Sie können top-down verordnet oder in Grün entfallen dabei als Möglichkeit, weil diese bereits abteilungsübergreifenden Workshops gemeinsam erar- in den Köpfen mit «negativ» und «positiv» vorkodiert beitet werden. Der erste Ansatz ist – wenig überraschend sind. Und auch bei den anderen Farben erweist sich die – deutlich schneller. Der zweite holt nicht nur die An- Einigung darüber, ob beispielsweise Geschäftsbereiche, wender an Bord, sondern bringt aus meiner persönlichen Produktgruppen oder Datenarten wie Ist und Plan eine Erfahrung die deutlich besseren Ergebnisse. Farbe «bekommen», als nicht gerade trivial. Das Heran- ziehen eines Corporate Identity Guides (CI) noch weni- ger: Oft eignen sich CI-Farben wegen ihrer Unterscheid- barkeit für Berichtszwecke kaum. Reihenfolgen: Klingt trivial, ist es in der Praxis meist nicht. Selbst Unternehmen mit einer einstelligen Anzahl von Sparten oder Geschäftsbereichen stellen diese Ein- heiten oftmals in Berichten in unterschiedlichen Reihen- folgen dar. Die Tendenz in vielen Organisationen, der Reihenfolge eine geradezu okkulte Bedeutung zuzumes- sen (frei nach dem Motto «die Produktgruppe weiter links ist wichtiger»), erschwert die Diskussion. Als Klas- siker bei Auseinandersetzungen um Reihenfolgen gilt auch die Wahl «Summen vor den Details oder nachher». Wie auf viele andere Fragen gibt es nicht unbedingt eine objektiv richtige Antwort. Wichtig ist nur, diese eindeu- tige zu definieren. Ich gehöre jedenfalls zu den Anhän- gern der «Davor»- Fraktion. Tabelle, Grafik oder grafische Tabelle: Der CFO eines großen deutschen Unternehmens sagte jüngst bei der Präsentation eines Reports, der nach den Prinzipien des modernen Information Designs überarbeitet worden war: «Ich mag keine Grafiken.» Schwer zu widerlegen. Welche Informationen in schlichter Tabellenform, wel- che grafisch oder kombiniert dargestellt werden sollten, dazu gibt es reichlich Erfahrungswerte und gut begrün- dete Argumente. Dennoch bleibt auch hier ein großer sich überschneidender Bereich. Beides anzubieten ist der einfachste Weg, widerspricht aber häufig dem Ziel, bei Business Intelligence Magazine 2/11 41