Software Lizenz-Management: Balance zwischen Compliance und Kosten

> Opinion Paper Software Lizenz- Management Balance zwischen Compliance und Kosten 2009 / 04 www.detecon.com Software Lizenz-Management Inhaltsverzeichnis 1 Executive Summary............................................................................................. 2 2 Paradigmenwechsel: Softwarekosten dominieren Hardwarekosten ................ 3 3 Lizenznehmer zwischen Unter- und Überlizensierung ........................................ 4 4 Unterschiedliche Lizenzmodelle .......................................................................... 5 5 Grundlage für Best Practices im Lizenz-Management ........................................ 7 6 Besondere Situationen für das Software Lizenz-Management ........................... 8 6.1 Besondere Lizenzierungsaspekte beim Outsourcing .................................. 8 6.2 Software as a Service (SaaS)...................................................................... 9 6.3 Gebrauchtsoftware ...................................................................................... 9 6.4 Open Source Software (OSS) ................................................................... 10 6.5 Datensicherung ......................................................................................... 11 7 Verantwortlichkeiten und Vorgehensmodell SLM.............................................. 12 8 Der Autor ........................................................................................................... 14 9 Das Unternehmen ............................................................................................. 15 Opinion Paper 1 Detecon International GmbH Software Lizenz-Management 1 Executive Summary Am Rande der Legalität bewegen sich viele Unternehmen im Umgang mit ihren Software- Lizenzen. Revisionen, seien es interne (z.B. Konzerrevision), externe (z.B. Wirtschaftsprüfer) oder Lizenzrevisionen der Softwarehersteller decken oftmals Schwachstellen, Falsch- oder Fehllizenzierungen auf. Ein effektives Software Lizenz-Management (SLM) dagegen sorgt für Transparenz der vorhandenen Lizenzwerte und verringert Compliance-Risiken im Hinblick auf die rechtlichen Anforderungen der Software-Lizenzierung. Hinter dem Software Lizenz-Management steckt dabei viel mehr als nur der Kauf von Lizenzen und die Erfüllung von juristischen Anforderungen: Es gibt darüber hinaus vielfältige Ansatzpunkte für Kostenreduktionen: Schaffung konsolidierter Prozesse im Umgang mit Lizenzen und damit Prozesskostenoptimierung Konsolidierung und Optimierung von Lizenzverträgen z.B. durch Nutzung von zur IT-Strategie passenden Lizenzmodellen der Hersteller und einer allgemeinen License Policy, etwa im Bezug auf die Nutzung von Open Source Software oder Second Hand Software. Optimierung der Basis für Lizenzverhandlungen zur Minimierung des Mittel- abflusses aus dem Unternehmen durch erhöhte Transparenz des Bestandes vorhandener, ggf. zusätzlich benötigter oder überflüssiger Lizenzen. Umschichtung von vorhandenen Lizenzen innerhalb des Unternehmens/ Konzerns, bzw. Berücksichtigung der besonderen Lizenzaspekte im Outsourcing. Die richtige Anzahl an Lizenzen zum bestmöglichen Preis zu erstehen stellt eine technische und betriebswirtschaftliche Herausforderung dar, die ein professionelles Lizenz-Management (SAM 1) erfordert. Dabei ist es mit einem Tool zum einfachen „Lizenzzählen“ (Scannen) nicht getan. 1 SAM – Software Asset Management Opinion Paper 2 Detecon International GmbH Software Lizenz-Management 2 Paradigmenwechsel: Softwarekosten dominieren Hardwarekosten Die Kosten der Unternehmen für Software übersteigen mittlerweile die Investitionen in Hardware. Für ein durchschnittliches IT-System kann mittlerweile von einem Investitionsverhältnis von ca. 40% Hardware zu 60% Software ausgegangen werden. Die Gründe für diese Verschiebung der Kostenanteile sind vielfältig und u. a. im Preisverfall der Hardware bei erhöhter Leistungsfähigkeit begründet. Gleichzeitig ist der Investitionsaufwand für Software weiter gestiegen – zusätzlich verstärkt durch höhere Betriebsaufwendungen für die Pflege und Schutzmaßnahmen der Software im Vergleich zum verhältnismäßig kostenstabilen Betrieb der Hardware: Üblicherweise wird die Hardwareplattform anhand der Software ausgewählt – eine Entscheidung von zumindest taktischer (2-5 Jahre), wenn nicht strategischer Reichweite (> 5 Jahre). Außerdem ist der Softwaremarkt in weiten Teilen gesättigt: Wurden im Rahmen der Y2K- Thematik und Euro-Einführung noch ganze Anwendungswelten neu ausgeschrieben und umgestellt, so müssen die Softwarehersteller heute schon sehr gut argumentieren, warum sich für den einzelnen Kunden ein Releasewechsel lohnt. Dies gilt sowohl für das PC- Segment (Kaufzurückhaltung für Windows Vista), als auch für die ERP-Welt (umstrittene erhöhte Wartungssätze bei SAP und dadurch verärgerte Kunden). Opinion Paper 3 Detecon International GmbH Software Lizenz-Management 3 Lizenznehmer zwischen Unter- und Überlizensierung Was liegt vor diesem Hintergrund für die Softwarehersteller näher, als zum Ausgleich sinkender Umsätze gegen die Unterlizenzierung bei bereits gewonnenen Kunden vorzugehen – also Einnahmen zu realisieren, die ihnen ohnehin zustehen. Der Anteil unlizenzierter Software in Deutschland liegt bei ca. 27 Prozent; weltweit ist die Software-Piraterie mit einer Piraterierate von 38 Prozent noch höher. Deutsche Unternehmen mussten 2007 rund 2,8 Millionen Euro an Schadenersatz und Lizenzierungskosten (nach)zahlen – 2,5 mal soviel wie im Jahr davor. (Quelle: Business Software Alliance (BSA)2, Mai 2008). Es ergeben sich zwei Felder für Maßnahmen gegen Software-Piraterie: Die BSA sieht Schwerpunkte in Aufklärungsarbeit, wohlüberlegten Maßnahmen der Regierungen, effektiver Strafverfolgung und Legalisierungsprogrammen. Die Softwareanbieter selbst beauftragen vermehrt License Audits bei ihren Kunden durch spezialisierte Unternehmen oder Wirtschaftsprüfer. Wird bei einem License Audit eine Unterlizenzierung festgestellt, kommt dies die Firmen teuer zustehen. I. d. R. erfolgt mindestens eine sofortige Nachlizenzierung – meist zu ungünstigeren Konditionen. Doch dies ist nur das berühmte „blaue Auge“ mit dem das Unternehmen bei nachgewiesener Nicht- oder Unterlizenzierung davonkommt. Der Fall einer süddeutschen Spedition, bei der unlizenzierte Software auf 200 Rechnern festgestellt wurde, zeigt Handlungsspielraum für Strafen. Im konkreten Fall waren es ca. 200.000 € Schadenersatz, zusätzlich zu den Kosten der Nachlizenzierung, sowie eine achtmonatige Haftstrafe auf Bewährung für den verantwortlichen Administrator. Aber: Korrekte und passende Softwarelizenzierung hat noch einen weiteren Aspekt: Wenn die BSA davon ausgeht, dass ca. 27 Prozent der Unternehmen unterlizenziert sind, heißt das nicht im Umkehrschluss, dass die restlichen Unternehmen exakt passend lizenziert sind. Analysen schätzen, dass ein Großteil der Unternehmen sogar eher überlizenziert ist, was einen nicht zu unterschätzenden Kapitalabfluss durch überflüssige Software- lizenzen/Anlageinvestitionen verursacht. 2 BSA - Die Business Software Alliance (BSA) ist eine Non-Profit-Organisation zur Unterstützung der Ziele der Softwarebranche und ihrer Hardwarepartner. Sie ist die führende Organisation im Bereich der Förderung einer sicheren und gesetzestreuen digitalen Welt. Der Verband ist in über 80 Ländern aktiv, mit Hauptsitz in Washington, DC Opinion Paper 4 Detecon International GmbH Software Lizenz-Management 4 Unterschiedliche Lizenzmodelle Oft erschweren die Lizenzmodelle der Hersteller eine ordnungsgemäße Lizenzierung in die eine oder andere Richtung. Gerade im Hinblick auf serviceorientierte Architekturen (SOA), in denen eine Vielzahl unterschiedlicher Softwaremodule von diversen Anbietern mit verschiedenen Lizenzmetriken zum Einsatz kommt, ist es für die meisten Administratoren schwierig, den Überblick über ihren aktuellen Lizenzbestand zu behalten. Hier müssen der notwenige Bedarf auf der einen Seite und die günstigste Alternative zur ggf. notwendigen Lizenzbeschaffung auf der anderen Seite identifiziert werden. Das Beispiel der von Microsoft angebotenen Lizenzoptionen zeigt, dass es eben nicht damit getan ist, eine gewisse Anzahl von Lizenzen lediglich preislich zu verhandeln. Microsoft bietet Optionen an, die sich am Volumen/Anzahl der Lizenzen, am Beschaffungsverhalten der Kunden, an der Laufzeit des Vertrags oder an der Compliance mit der Software Assurance orientieren, d.h. der Kunde hat lückenlos alle eingesetzten Softwareeinheiten nachzuweisen. Bild 1: Überblick über die bei Microsoft möglichen Lizenzabkommen (Bild: Microsoft) Das Optimierungsproblem, die richtige Anzahl an Lizenzen zum bestmöglichen Preis zu erstehen, stellt eine technische und betriebswirtschaftliche Herausforderung dar, die ein professionelles Lizenz-Management voraussetzt. Dabei ist es mit einem Tool zum einfachen „Lizenzzählen“ (Scannen) nicht getan.