Steuerungs- und Planungssysteme in der öffentlichen Verwaltung

Steuerungs- und Planungssysteme in der öffentlichen Verwaltung Einsatz, Erfolgsfaktoren und Hindernisse BARC-Institut Würzburg, Dezember 2009 Business Application Research Center 2 Steuerungs- und Planungssysteme in der öffentlichen Verwaltung Autoren Christian Fuchs Melanie Mack Dr. Carsten Bange Analyst Leitung Marktforschung Geschäftsführer und Berater und Senior Analyst Die Autoren danken Moritz Bauer, Janet Hinterberger und Adrian Wyszogrodzki für ihre Unter- stützung. Business Application Research Center - BARC GmbH Steinbachtal 2b 97082 Würzburg +49 (0)931 880651-0 info@barc.de Die Studie wurde völlig unabhängig vom neutralen Marktanalysten BARC erstellt. Dank eines Sponsorings durch IBM Cognos kann sie kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. BARC – Business Application Research Center Steuerungs- und Planungssysteme 3 in der öffentlichen Verwaltung Inhalt Autoren .................................................................................................................................................... 2 Inhalt ........................................................................................................................................................ 3 Hintergrund ............................................................................................................................................. 4 Executive Summary ................................................................................................................................. 6 Methodik und Rahmendaten der empirischen Untersuchung................................................................ 8 Status Quo hinsichtlich Verbreitung und Einsatzbereich ...................................................................... 10 Werkzeuge ............................................................................................................................................. 16 Planung .................................................................................................................................................. 21 Architektur und Organisation ................................................................................................................ 25 Erfolgsfaktoren und Hindernisse aus Anwendersicht ........................................................................... 29 BARC unterstützt Ihre Softwareprojekte durch Unabhängigkeit, Kompetenz und Qualität ................. 35 BARC – Business Application Research Center 4 Steuerungs- und Planungssysteme in der öffentlichen Verwaltung Hintergrund Definition und Abgrenzung von „Steuerungs- Status Quo und Planungssystemen“ In den letzten ein bis zwei Jahren, die von Unter „Steuerungs- und Planungssystemen“ einer wirtschaftlich schwierigeren Situation versteht man Softwarelösungen, die alle Pro- geprägt waren, wurden in vielen Bereichen zesse der Planung, Steuerung und Kontrolle Investitionen in Steuerungs- und Planungs- unterstützen. systeme teilweise überdacht, verschoben oder gänzlich abgesagt. Dies traf Unternehmen aus Steuerungs- und Planungssysteme sind als der Automobilindustrie und dem Maschinen- Führungs- und Controlling-Instrumente Basis bau am stärksten. Der öffentliche Sektor hin- für die effektive und effiziente Steuerung ei- gegen nimmt eine Sonderstellung ein, da hier ner Organisation. entgegen dem allgemeinen Trend verstärkt Die öffentliche Verwaltung auf Steuerungs- und Planungssysteme gesetzt und in zunehmendem Maße die Einführung Öffentliche Verwaltung umfasst die Regierung begonnen wird. mit Bund, Ländern und Kommunen sowie sonstige Einrichtungen mit öffentlichem Auf- Trends und Treiber trag, zu denen beispielsweise öffentliche Be- Die Umstellung der kameralen auf eine dop- teiligungsunternehmen, Sozialversicherungs- pische Buchführung soll bei Bund, Ländern träger und Einrichtungen für Forschung und und Kommunen zu einer besseren Kostenkon- Lehre gehören. trolle führen. Diese Änderungen sind bereits Der Bund umfasst die 12 Ministerien sowie gesetzlich verankert und führen zu einem ver- die Bundesbehörden. Die Länder umfassen stärkten Bedarf an unterstützenden Software- 16 Bundesländer mit den jeweiligen Be- lösungen. Dies betrifft ganz allgemein ERP- hörden. Die Kommunen machen mit über Systeme, aber auch im speziellen Steuerungs- 12.000 Städten und Gemeinden die größte und Planungssysteme. Gruppe aus. Berichtswesen, Datenanalyse und Planung bie- Aktuelle Herausforderungen ten hier Möglichkeiten für eine vergangen- heitsbasierte Auswertung, aktuelle Informa- Die Branche ist sehr stark von Kosteneinspa- tionen über Erfolge und Probleme sowie zu- rungen geprägt, was nicht zuletzt durch die kunftsgerichtete Planungen von Ressourcen, hohe Verschuldung bedingt ist. Es besteht Aufwänden und Erträgen. zunehmender Druck, teure ineffiziente Abläu- fe abzuschaffen, Informationsprozesse zu ver- Erfahrung BARC bessern sowie die Produktivität zu erhöhen. Die Projekterfahrung bei BARC in der Strate- Gleichzeitig steigen die Anforderungen an gie-, Architektur- und Softwareauswahlbera- Transparenz (z. B. zu Steuerverwendung, Res- tung für solche Systeme zeigt, dass die meis- sourcenverbrauch, Haushaltsausgleich etc.), ten Herausforderungen der öffentlichen Ver- unter anderem auch durch Vorgaben aus der waltung denen der Privatwirtschaft sehr ähn- EU. lich sind. Unterschiede werden in der Orga- nisation der öffentlichen Träger, Ausschrei- BARC – Business Application Research Center Steuerungs- und Planungssysteme 5 in der öffentlichen Verwaltung bungsverfahren, Begrifflichkeiten und spezifi- schen Auswertungsanforderungen (z. B. politi- sches Controlling) sichtbar. Ziel der Studie Die Studie hat das Ziel, einen Status Quo zum Einsatz von Berichts-, Planungs- und Daten- analyselösungen in der öffentlichen Verwal- tung in Deutschland aus Anwendersicht zu geben. Analystenkommentare ergänzen die Befragungsergebnisse durch Interpretation und Analyse der statistischen Ergebnisse. Die Studie richtet sich an Entscheidungsträger im öffentlichen Bereich, die sich über den Verbreitungsgrad von Steuerungs- und Pla- nungssystemen, eingesetzte Werkzeuge, Kern- eigenschaften, Erfolgsfaktoren und Hindernis- se informieren wollen. Die Studie kann so bei der Entscheidungsfindung über eigene Initiati- ven unterstützen. BARC – Business Application Research Center 6 Steuerungs- und Planungssysteme in der öffentlichen Verwaltung Executive Summary Zunahme an Bedeutung Steuerungs- und Planungssysteme gewinnen in der öffentlichen Verwaltung weiter an Bedeutung. Nahezu 80 Prozent der befragten Organisationen nutzen heute bereits spezielle Softwarelösungen oder Microsoft Excel für Steuerungs- und Planungszwecke. Die Einsatzbereiche konzentrieren sich überwiegend auf die Themen Haushalt (Budgetierung), Controlling und Personalwesen. Dabei ist die Nutzung von Steuerungs- und Planungssystemen für Reporting, Datenanalyse, Planung und Budge- tierung heute bereits etabliert. Zukunftsthemen sind die Umsetzung von Dashboards/Cockpits sowie Balanced-Scorecard-Anwendungen. Steuerungs- und Planungssysteme werden in den befragten öf- fentlichen Einrichtungen eher wöchentlich und monatlich genutzt. Teilweise mangelnde Unterstützung zum jetzigen Zeitpunkt Die Tatsache, dass 80 Prozent der Befragten regelmäßig Daten aus ihren Systemen für Steuerung und Planung exportieren, ist ein deutliches Indiz für die mangelnde Unterstützung der eingesetzten Lö- sungen für den öffentlichen Sektor. Es liegt die Vermutung nahe, dass Anwender oftmals für ihre Anforderungen nur unzureichend geeignete Werkzeuge erhalten. Eingesetzt für Steuerung und Planung werden überwiegend Office-Produkte von Microsoft. Office- Anwendungen sind keine dedizierten Lösungen für Steuerungs- und Planungsaufgaben. Bekanntere Anbieter von Spezialwerkzeugen sind aus diesem Grund SAP BusinessObjects und IBM Cognos. Da- neben zeigt sich ein hoher Verbreitungsgrad von Individualentwicklungen. Mit ca. zwei eingesetzten Werkzeugen pro öffentliche Einrichtung ist eine deutlich stärkere Fokussierung, jedoch auch geringe- re Durchdringung als im privatwirtschaftlichen Bereich feststellbar.