Transparenz, Schnelligkeit und verlässliche Daten - Kostencontrolling bei Axel Springer

Druck-Kosten und Kosten-Druck Kostencontrolling im Axel-Springer-Druckhaus Spandau Transparenz, Schnelligkeit und verlässliche Daten – für das Druckhaus Spandau sind diese drei Aspekte das A und O im Kostencontrolling. Um die Qualität der Analysen und Berichte sicherzustellen, wurde in der Druckerei Corporate Planner als Controlling-Werkzeug eingeführt. Stefan Buchholz, Controller im Druck- Wie waren zu dem Zeitpunkt die Rahmenbedingungen im haus Spandau, war maßgeblich an der Unternehmen und die Situation in der Controlling-Abteilung? Auswahl und Einführung der Lösung be- Im Konzerncontrolling und in den anderen beiden Druckereien teiligt. Neben zwei weiteren Controllern der Axel Springer AG wird der Corporate Planner nicht einge- und einer Personalreferentin arbeitet er setzt, es gab für uns daher kein Vorbild im Konzern. Wir haben seit der Einführung mit dem Controlling- unsere Kosten mit Excel und Access analysiert und teilweise mit tool Corporate Planner. Im folgenden In- SAP BW gearbeitet. Als Datenquelle dienten SAP R/3 und unser terview berichtet er über seine Erfahrungen. Betriebsdatenerfassungssystem. Von dort wurden die Zahlen in Excel bzw. Access (und werden sie aktuell auch in Corporate Herr Buchholz, was hat ursprünglich den Anlass zur Anschaf- Planner) exportiert. fung einer Controlling-Software gegeben? Wir wollten die Transparenz der Kosten deutlich erhöhen und Aus welchen Gründen haben Sie sich bei der Suche nach einer gleichzeitig die Geschwindigkeit der Analysen steigern. Zur Software letztendlich auf Corporate Planner konzentriert? Transparenz der Kosten trägt für uns bei, dass wir die Kosten In erster Linie war für uns die einfache Bedienung, die auch nicht nur bis auf Kontenebene, sondern bis auf Belegebene bzw. sporadische Nutzer vor keine unlösbaren Probleme stellt, aus- Stückkosten analysieren wollten. Und das, ohne dafür auf lange schlaggebend. Die ansprechende, verständliche und logisch SAP-Abfragen warten zu müssen. Die Geschwindigkeit der Ab- aufgebaute Optik der Baumstruktur gefiel uns. Die Möglichkeit, fragen sollte durch die Schnelligkeit des Systems an sich erhöht schnell und einfach ohne großen Aufwand Analysen (wie z.B. werden. Eine bedienerfreundliche Oberfläche würde zudem das ABC- oder Abweichungsanalysen) durchzuführen, stellte einen Zurechtfinden der Bediener im Programm erleichtern und zur weiteren Pluspunkt dar. Das alles sprach dafür, sich intensiver Beschleunigung der Abfragen beitragen. mit der Software auseinanderzusetzen. Ein weiterer wichtiger Aspekt war unser Wunsch, die Datenhal- Wie gestaltete sich dann der Entscheidungsprozess? tung zu vereinheitlichen. Unser Ziel bei der Einführung einer Wir haben uns das Programm mehrfach von Herrn Schumacher neuen Software war es, dass alle Kollegen im Controlling mit der vorführen lassen und eine Testlizenz erhalten. Mit dieser Lizenz gleichen Datenbasis arbeiten. Wir wollten damit erreichen, dass haben wir einige Wochen getestet, Bäume aufgebaut, interne die Controller auf ihre individuell erstellten Excel-Tabellen ver- Daten eingespielt und Analysen erstellt. Das Ergebnis wurde un- zichten können und jeder bei einer Anfrage das gleiche Ergebnis serem Werkleiter vorgestellt. Wir Mitarbeiter aus dem Control- berechnet. Der individuelle Interpretationsspielraum von Quell- ling waren schon nach der Testphase von Corporate Planner daten sollte mit Corporate Planner minimiert werden. überzeugt. Und als auch unser Chef überzeugt werden konnte, 4 Anwenderbericht Corporate Report · März 2011 fiel die Entscheidung für Corporate Planner. Darüber hinaus aus dem Personalbereich haben ebenfalls eine Lizenz, sie sollten ergänzend noch CP-BSC und CP-Web angeschaff t und werden als nächstes das Personalbudgetcontrolling aufbauen. eingeführt werden. Die beiden großen Produktionsbereiche der Druckerei haben be- reits Interesse angemeldet, ihre Analysen im Produktions- oder Wie lief die praktische Umsetzung/Einführung der Software ab? Materialcontrolling ebenfalls in Corporate Planner abzubilden Ein richtiges Projektteam hatten wir nicht, einfach schon auf- und Projekte mit dem BSC-Tool darzustellen und zu überwachen. grund der wenigen Mitarbeiter, die bei uns im kaufmännischen Bereich der Druckerei arbeiten. Während der Entscheidungspha- Welche konkreten oder messbaren Vorteile/Nutzen haben Sie se unterstützte uns eine Studentin, die ihre Bachelor-Arbeit zum und das Management durch den Einsatz der CP-Software? Thema Einführung einer Controlling-Software geschrieben hat. Die Zahlen, die wir mit den Reports übermitteln, werden nicht Wir haben das Getting-Started-Paket von Corporate Planning (2 mehr angezweifelt. Corporate Planner wird als Instanz akzep- Tage Produktschulung + 2 Tage Analyse und Beratung) genutzt tiert. Wir sind schneller bei der Bereitstellung von Informationen. und einen zusätzlichen Beratertag für das Aufsetzen der Balan- Zudem kann das Management leichter und bedienerfreundlicher ced Scorecard gebucht. als es bei SAP der Fall ist, sich selbst schnell informieren, weil es Der Strukturaufbau, die Definition der Datenimporte und Reports vor der Bedienung des Programms nicht zurückschreckt. Wir mussten neben dem Tagesgeschäft erledigt werden. Daher zog hoffen, Fehlentwicklungen in Zukunft schneller aufzudecken, und zieht sich die Einführungsphase etwas länger hin und ist als weil sich die Kosten viel einfacher, also mit deutlich geringerem ein kontinuierlicher (Lern-)Prozess anzusehen. Wir stellten aber zeitlichem Aufwand, und transparenter darstellen lassen, und fest, dass Corporate Planner recht einfach zu bedienen ist und bestimmte Entscheidungen so erleichtert werden. Zudem lassen man die Software quasi „nebenbei“ schon eingehend nutzen kann. sich Daten aus unseren Betriebsdatenerfassungssystemen mit den dazu gehörigen Kosten gemeinsam darstellen. Für welche Aufgaben- und Themenschwerpunkte setzen Sie Die Einführung eines Controllingsystems hat Schwächen bei in- die CP-Software hauptsächlich ein? ternen Prozessen aufgedeckt, die wir nun angehen und möglichst Wir setzen die Software vornehmlich für schnelle Analysen, Er- beseitigen wollen. stellen von Reports und die Planung des Budgets ein. Bei den Analysen geht es uns vornehmlich um Gemeinkosten sowie Men- genverbräuche von Materialien. Ein klassisches Vertriebscon- Vielen Dank, Herr Buchholz, für Ihre Zeit und Ihre Offenheit. trolling führen wir nicht durch, da die Druckerei ein Dienstleister innerhalb der Axel Springer AG ist. Den Schwerpunkt unserer Arbeit bildet eindeutig das Kostencontrolling. Zum einen bilden wir das interne Betriebsergebnis ab, aufgeteilt nach Kostenstellen. Diese Struktur bildet die Basis und ist Zu- sammenfassung aller Kosten und Erlöse. Daneben haben wir Druckhaus weitere spezielle Bäume erstellt, mit denen die Erlöse im Detail Spandau dargestellt werden, die Instandhaltungskosten nach Lieferanten Für den Druck eigener Zeitungen und Zeitschriften be- aufgeteilt werden, die Personalstruktur abgebildet wird und IT- treibt die Axel Springer AG drei hochmoderne Off set- Kosten aufgeschlüsselt werden. druckereien. Das Druckhaus Spandau produziert seit Wir nutzen den Reportmanager zur Darstellung von Kostenbe- November 1993 die Berliner Tageszeitungen der Axel richten. Zur schnellen Anzeige von Kostentreibern und Mengen- Springer AG sowie im Lohndruck weitere Titel anderer verbräuchen nutzen wir die ABC-Analyse. Die Abweichungsana- Verlage. Das Produktionsvolumen des Druckhauses um- lyse dient uns zur – wie der Name es schon sagt – Analyse von fasst neun Tageszeitungen, Anzeigenblätter und fünf Kostenabweichungen. Sonntagszeitungen sowie Akzidenzen für unterschiedli- che Marktbereiche.