Web-basiertes Reporting im internen und externen Rechnungswesen

Name: Wurst
Vorname: Herbert
Tätigkeit / Funktion im Unternehmen:
Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung war Herr Wurst Geschäftsführer bei der Cartesis Deutschland GmbH (bis 2005).



Kurzeinführung in das Titel-Thema:

Im Rahmen des traditionellen Reporting (internes und externes Rechnungswesen) werden Informationen bottom-up per Excel-Tabellen oder anderen Berichtstools an die Zentrale gemeldet. Webbasierte Reporting-Systeme ("E-Reporting") ermöglichen hingegen die dezentrale Erfassung, Prüfung, Auswertung und Konsolidierung im Intra- oder Extranet.

In diesem Interview berichtet Herr Herbert Wurst, bis 2005 Geschäftsführer der Cartesis Deutschland GmbH, über die Veränderungen und Herausforderungen, die sich beim Contolling und Rechnungswesen von Unternehmen ergeben, die mit mehreren Teilrechnungssystemen arbeiten, wie es beispielsweise bei internationalen Unternehmen oder großen Konzernen der Fall ist. Die Firma Cartesis Deutschland GmbH ist Hersteller des E-Reporting-Tools "Cartesis Magnitude".


Sehr geehrter Herr Wurst,


Frage 1:

An das Controlling und Rechnungswesen richten sich zunehmend neue Anforderungen durch die fortschreitende Globalisierung. Gleichzeitig entstehen neue Möglichkeiten durch die Existenz globaler Computernetzwerke. Welche Veränderungen haben sich vor diesem Hintergrund in den letzten Jahren im betriebswirtschaftlichen Berichtswesen ergeben?

Antwort:

Während vor wenigen Jahren im Bereich Rechnungswesen noch die relativ starren Strukturen der HGB-Konsolidierung üblich waren, erwarten die Unternehmen heute ein erheblich flexibles System mit Analysefähigkeiten auch im Bereich der Konsolidierung. Letztlich wachsen damit Konsolidierung und betriebswirtschaftliches Controlling zusammen. Bis vor kurzem fanden wir hier getrennte Abteilungen, getrennte Datenstrukturen und getrennte DV-Systeme vor.

Der Grund für dieses Zusammenwachsen liegt in erster Linie an der Unzufriedenheit der Führungskräfte mit der Situation, daß die Zahlen aus den verschiedenen Bereichen hohe Abweichungen aufwiesen, die erst durch "Brückenrechnungen" vergleichbar gerechnet werden mußten. Hinzu kommt der Druck auf das Berichtswesen durch den immer stärker werdenden Konkurrenzdruck und die dadurch notwendige höhere Flexibilität in der Verfügbarkeit von Informationen. Erheblichen Einfluß hat auch die Börsennotierung vieler deutscher Unternehmen, weshalb die Vorschriften von IAS und US GAAP angewendet werden müssen.

Was die Existenz der neuen globalen Computernetzwerke betrifft, ergeben sich nun verschiedene Möglichkeiten der zentralen und dezentralen Datenerfassung, die die Arbeit für die Unternehmen erheblich erleichtern, den Prozeß beschleunigen und die Qualität der Daten erheblich erhöhen.


Frage 2:

Welche Unterschiede weisen "traditionelle" Verfahren der Konsolidierung gegenüber neuen E-Reporting-Systemen auf? Welche konkreten Chancen bzw. Vorteile bieten webbasierte Reporting-Systeme? Welche "alten" Probleme können möglicherweise überwunden werden?

Antwort:

In traditionellen Verfahren werden die Daten dezentral gesammelt und, beispielsweise per E-Mail, an die Unternehmenszentrale oder den Teilkonzern gesendet. Neue E-Reporting-Systeme ermöglichen die direkte Datenerfassung über das Web.

Der entscheidende Unterschied ist, daß nun weltweit von jeder beliebigen Stelle aus die Daten erfaßt werden können. Der Computer benötigt lediglich einen Web-Browser. Es entfällt der "Rollout", die Verteilung der Strukturen für die Datenerfassung vor Ort. Dies hatte bisher teilweise erheblichen Aufwand und Fehlerrisiken bedeutet, insbesondere bei Konzernen mit mehreren Hunderten oder Tausenden meldenden Einheiten.


Frage 3:

Welche Möglichkeiten gibt es, E-Reporting-Systeme mit den DV-Systemen zu integrieren, die in den dezentralen Einheiten eingesetzt sind? Wie kann sichergestellt werden, dass Kennzahlen einheitlich definiert sind? Auf welche Weise können unterschiedliche Bestimmungen in der internationalen Rechnungslegung berücksichtigt werden?

Antwort:

Die Integration der DV-Systeme in den dezentralen Einheiten wird durch vorbereitete Schnittstellen realisiert. Diese beinhalten auch die Überleitung der unterschiedlichen Kontenpläne in die einheitlichen Kennzahlen.


Frage 4:

Die Daten des internen und externen Rechnungswesens sind für die Unternehmen hochsensibel. Welche Sicherheitsmechanismen können eingesetzt werden, um die betroffenen Informationen vor fremden Zugriff zu schützen?

Antwort:

Ein ausgefeiltes Sicherheitssystem schützt vor dem Zugriff Unberechtigter. Hierzu gibt selbstverständlich nicht nur die Möglichkeit, Unberechtigte insgesamt vom Zugriff abzuhalten, sondern auch eine spezifische Zugriffssteuerung, wodurch der Zugriff für bestimmte Personen nur auf bestimmte Daten erlaubt wird.


Frage 5:

Ihr Softwareprodukt "Cartesis Magnitude" ermöglicht ein web-basiertes Reporting im Bereich Controlling und externem Rechnungswesen. Was zeichnet "Cartesis Magnitude" aus? Wodurch unterscheidet sich Ihrer Ansicht nach die Lösung von Cartesis von denen anderer Anbieter?



Antwort:

Besondere Stärken von "Cartesis Magnitude" sind die Bedienerfreundlichkeit und die vollständige Prozeßkontrolle. Das beliebig erweiterbare Datenmodell ist multidimensional und ermöglicht gleichzeitig die gesamte Konsolidierung, was integriertes Arbeiten im Controlling- und Konsolidierungsprozeß ermöglicht.


Frage 6:

Wie muss die Einführung eines E-Reporting-Produktes Ihrer Meinung nach unterstützt werden? Welche Probleme können in einem solchen Implementierungsprozess auftreten? Mit welchen Strategien können diese überwunden werden?

Antwort:

Wir bieten hierfür eine spezielle Projektmanagementmethode an.

Hauptprobleme in Projekten kann die Unterschätzung der Komplexität des Datenmodells sein. Eine oftmals unterschätzte Gefahr ist auch die Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter. Technische Probleme treten jedoch kaum auf.
Zur Gegensteuerung bzw. Früherkennung derartiger Probleme wird dem Projekt eine ca. einwöchige Konzeptphase vorgeschaltet, während der wir gemeinsam mit dem Kunden alle relevanten Strukturen durchleuchten. Zudem werden Personalkapazitäten auf beiden Seiten im Vorfeld abgesichert. Schwerpunkt hierbei ist jedoch keineswegs die vertragliche Absicherung, sondern die intensive gemeinsame Diskussion über potentielle Gefahren, die das Projekt verzögern könnten.


Frage 7:

Wie hoch schätzen Sie den Schulungsbedarf bei den Anwendern ein? Haben Sie bereits Erfahrungen hinsichtlich der Akzeptanz solcher Systeme bei Controllern und Finanzbuchhaltern machen können?

Antwort:

Der Schulungsbedarf bei den Verantwortlichen für das System liegt bei ca. einer Woche, die Endanwenderschulung führt in der Regel der Kunde selbst durch und benötigt dafür ein bis zwei Tage. Die einfache Bedienbarkeit des Systems ist die Grundlage für die kurze Schulungszeit und die Akzeptanz beim Kunden.


Frage 8:

Welche Entwicklungen und Trends im Bereich des E-Reporting erwarten Sie in Zukunft? Wo sehen Sie besondere Verbesserungspotenziale bei E-Reporting-Systemen?

Antwort:

Das größte Verbesserungspotential sehe ich in nächster Zeit bei der Performance der Systeme. Was mich besonders freuen würde, wäre in den nächsten Jahren eine stärkere Vereinheitlichung der Front Ends.


Frage 9:

Was halten Sie von einer Initiative wie der Competence Site? Was wünschen Sie sich von einem Competence Center Controlling?

Antwort:

Ich denke, dies ist eine sehr gute Plattform zum Austausch von Erfahrungen. Ich erwarte mir eine - vor allem gut gegliederte - Darstellung der Themen aus der Sicht von Praktikern. Zusätzlich wären Informationsquellen und Kontaktadressen sehr hilfreich.


Vielen Dank für das Interview, Herr Wurst!