Business Intelligence can help the public sector through the financial crisis

Public sector organizations need business intelligence now more than ever  By Gloria J. Miller, CEO MaxMetrics GmbH  With  the  public  sector  playing  a  leading  role  in  counteracting  the  world  financial  crisis,  improving the effectiveness of government is more essential than ever before.    According  to  a  recent  study  by  Queisser,  Miller,  and  Göttsche,  public  organizations  that  had  deployed  performance  management  software  and  implemented  a  decision‐making  support  entity  (Business  Intelligence  Competency  Center  or  similar)  reported  that  they  were  comparatively  more  effective  in responding  “…  quickly  to  address  competitive changes  in  the  market.”   The survey respondents were from 160 non‐profit, educational institutions and Federal, state  and local government organizations across 30 countries.  Fifty‐three percent of the respondents  indicated that they used business intelligence and performance management software and that  they had a decision‐making support entity such as a Business Intelligence Competency Center  (BICC).  Based  upon  analysis  of  the  survey  data,  the  study,  entitled  “Performance  and  Organizational  Change through a Business Intelligence Entity in Public Sector Organizations,” concluded that in  addition to implementing performance management software, public organizations should also  consider implementing a BICC.   The study revealed that the BICC responsibilities were correlated with several characteristics of  superior performance.  For example,  • BICC’s  with  the  authority  to  commit  the  organization  to  actions  related  to  buying,  making  or  implementing  software  had  the  highest  correlation  with  those  that  indicated that the use of their decision‐making software was responsible for improving  the  organization’s  financial  performance  and  the  ability  to  select  the  most  promising  strategic  actions.    They  also  reported  having  more  efficient  business  intelligence  software implementations.  • BICC’s  that  were  responsible  for  establishing  cross‐functional  policies,  procedures, organizational structures, and practices for using decision‐making software  were  those  that  were  the  highest  correlated  with  their  organizations  being  able  to  quickly adjust to address competitive changes in the market.  These  findings  were  underscored  by  one  of  the  organizations  interviewed  as  part  of  the  research.  An American “Midwestern County” organization was an early adapter of BICC, with  over  seven  years’ experience with BICC,  balanced  scorecard,  and  a  systematic  “results  based,  customer‐focused” strategy and process to produce tangible results.   The  organization  uses  business  intelligence  and  performance  management  software  for  collecting, analyzing and reporting data. A web based system, updated every 2 hours, is used by  500  decision  makers  to  access  information  and  reports  within  the  county  government,  including: 6 lines of business, 22 departments and business units, and key metrics.  By  using  the  system,  they  have  been  able  to  change  the  organization’s  mindset  from  “the  budget  drives  the  planning”  to  “the  planning  drives  the  budget.”      For  example,  the  Transportation  Department  presented  a  plan  of  pavement  safety  designed  to  reduce  the  number of traffic deaths. The process of reallocating dollars in the budget to support this plan  was  more  efficient  with  the  new  system.  Tools  and  process  are  now  aligned  to  be  useful  in  supporting ongoing management processes.  The public sector and non‐profit organizations spend large efforts aligning networks of people –  centralized  or  decentralized,  large  budgets,  independent  leadership  teams,  and  diverse  operational objectives to a common direction.  In today’s environment, public organizations are  under scrutiny to manage the details within their own organizations as well as the organizations  that are under their governance.  Therefore, the public sector needs performance management  systems  that  help  them  to  manage  across  multiple  non‐financial  dimensions.    However,  the  public expects good fiscal controls and transparency on how the money is spent and managed,  especially in the current high stakes environment involving unprecedented public spending to  solve pressing economic problems.   The survey was conducted by Troy University’s Heidelberg, Germany Site.  The research was co‐ authored by Dr. Thomas D. Queisser, Gloria J. Miller and Thomas Göttsche.  About MaxMetrics  MaxMetrics (www.maxmetrics.com) is a Management and Information Technology Consulting  firm  with  professionals  that  have  vast  amounts  of  experience  in  helping  organizations  to  implement projects and programs for improving decision making and management.