Business Process Outsourcing von Personalaufgaben

Einleitung Anforderungen und Aufgaben an Personalabteilungen unterliegen seit einigen Jahren einem deutlichen Wandel. Gehörten früher fast ausschließlich administrative Aufgaben zum Alltag der Personaler, so erwarten Geschäftsführungen heute zusätzlich die Übernahme strategischer Funktionen – und das nicht nur in Großunternehmen, sondern auch in mittelständischen Betrieben. Durch diese Veränderungen wird das Tätigkeitsfeld der Personalverantwortlichen nicht nur umfangreicher, sondern vor allem anspruchsvoller und komplexer. Um den Wandel vom verwaltenden Aktenspezialisten zum gestaltenden Human Resources Manager erfolgreich zu vollziehen, ist ein Umdenken erforderlich. Hierbei muss die eigene Rolle in der Unternehmensorganisation ebenso neu definiert werden wie interne Prozesse und Strukturen neu auszurichten sind. In der operativen Praxis dieses Change Managements geht es vor allem darum, genügend Kapazitäten und Kompetenzen für die strategischen Personalaufgaben bereit zu stellen, denn hier liegt das höchste Wertschöpfungspotenzial für das Unternehmen. Kein leichtes Unterfangen, erfordert doch im betrieblichen Alltag die Verwaltung den größten Aufwand. Nicht selten sind aufgrund mangelnder interner Ressourcen hoch qualifizierte Mitarbeiter so stark mit einfachen Routinetätigkeiten ausgelastet, dass für Planung und Entwicklung kaum ausreichend Zeit mehr bleibt. Für viele Organisationen ein nur schwer zu lösendes Dilemma – sowohl in der Wirtschaft als auch bei der öffentlichen Hand. Hilfreich ist hier ein intensiver Blick auf andere Unternehmensbereiche. So hat sich beispielsweise nicht nur in der Produktion die Auslagerung von einzelnen Teilaufgaben bis hin zu ganzen Prozessen an externe Dienstleister seit Jahrzehnten bewährt: Kantinen werden erfolgreich von externen Gastronomie-Unternehmen betrieben, in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen werden die Menüs individuell zusammengestellt und bis zur Station geliefert. Verglichen mit diesen wenig digitalisierbaren Geschäftsprozessen ergibt sich bei wissensintensiven Aufgaben und Dienstleistungen, wie sie in der Personalarbeit gefordert werden, sogar noch ein größerer Hebel zur Kostenreduzierung und Steigerung der Effizienz. Denn eine durchgängige Software-Unterstützung der Aufgaben ohne Medienbrüche erhöht sowohl die Mitarbeiterproduktivität als auch die Prozess-Qualität. So lässt sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Personalakte und Mitarbeiter teilweise mehr als halbieren, wenn etwa Mehrfacherfassungen in verschiedenen Systemen vermieden werden und Auswertungen für die Personal-Leitung auch über verteilte Standorte hinweg hochgradig automatisiert ablaufen. Darüber hinaus sind die Auswertungen dann nicht nur schneller verfügbar, sondern bieten auch eine bessere Datenqualität, weil Fehlerquellen wie manuelle Daten-Zusammenführungen oder Übertragungsfehler in Excel-Tabellen reduziert und vermieden werden können. Was in vielen Unternehmen aufgrund hoher Investitions- und Anpassungskosten bisher intern nicht realisiert werden konnte, gehört bei führenden Business-Process-Outsourcing-Anbietern zum bewährten Dienstleistungs-Standard. Mit einer Entscheidung pro Outsourcing profitieren die Unternehmen daher in mehrfacher Hinsicht: Der externe Dienstleistungspartner liefert hohes Fach-Know-how sowie hohe Prozess- und Servicequalität. Die Auftraggeber-Unternehmen sparen durch die Auslagerung in der Regel 20 bis 30 Prozent der Kosten ein, die bei erbrachter Eigenleistung entstehen würden. Zusätzlich erhalten sie durch die Abgabe von Verwaltungsprozessen deutlich mehr Handlungsspielraum für ihr Kerngeschäft und strategische Aufgabenfelder. Aufgrund der weitreichenden Entscheidung stellen sich bei der Diskussion pro oder contra Outsourcing wichtige Fragen, die intensiv zu prüfen sind. Um nur wenige Fragen vorab zu nennen: Welche Aufgaben und Prozesse können sinnvoll übertragen werden und welche nicht? Worauf muss bei der Auswahl eines Outsourcing-Dienstleisters geachtet werden und wie gestalte ich die Zusammenarbeit? Verliere ich die Kontrollfunktion, wenn ich meine Geschäftsabläufe zumindest teilweise aus der Hand gebe? Ziel dieses Buches ist es, mittelständischen Unternehmen Antworten auf diese und weitere Fragen zu geben. Hierbei konzentrieren sich die Autoren auf das Gebiet des Business Process Outsourcing Human Resources, kurz BPO HR, mit all seinen relevanten Aspekten. So finden neben der Darstellung grundlegenden Fachwissens und aktueller Trends vor allem die Rolle der Personalabteilung als strategischer Wertentwickler sowie die praxisnahe Umsetzung des Outsourcings besondere Berücksichtigung. Die Vorstellung und Erläuterung von Service- Modellen und Best-Practice-Beispielen geben einen umfassenden Überblick und sorgen für Transparenz und Anschaulichkeit. Ein weiterer Schwerpunkt analysiert die Erfolgsfaktoren in der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer für eine dauerhaft erfolgreiche Partnerschaft. Darüber hinaus wirft das Buch einen Blick auf den Wachstumsmarkt des Gesundheitswesens. Die Autoren hoffen, mit dem Buch den Personalverantwortlichen einen nützlichen Ratgeber für Business Process Outsourcing Human Resources zu bieten sowie gleichzeitig einen qualifizierten Wertbeitrag zu einer ebenso spannenden wie aktuell notwendigen Diskussion zu leisten. Thomas Eggert Hartmut Lüerßen Geschäftsführer Geschäftsführer TDS HR Services & Solutions GmbH Lünendonk GmbH

Vorwort Die Zeit ist reif für neue Partnerschaften. Genau wie die Ingenieurbüros und Zulieferfirmen in der Automobil-Industrie zu strategischen Wertschöpfungspartnern geworden sind, schaffen BPODienstleister den notwendigen Freiraum für die strategische Personalarbeit in den Unternehmen und helfen dabei, vorhandene Kosten-und Effizienzpotentiale in den Unternehmen zu aktivieren. Sie übernehmen zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben wie Lohnund Gehaltsabrechnung einschließlich Rückrechnungen und Reisekosten-Management und ermöglichen damit den Spagat zwischen Kostensenkungen und strategischer Personalarbeit. Sie organisieren bei Bedarf das Bewerbermanagement und sorgen mit durchgängig digital abgebildeten Prozessen für hohe Effizienz in den Abläufen. Durch die hohe Skalierbarkeit in Bezug auf einsetzbare Ressourcen und Infrastruktur können beispielsweise auch tausende von Bewerbungen effizient bearbeitet, ausgewertet und betreut werden, so dass sich die Personaler auf die persönlichen Interviews und die Auswahl der besten Kandidaten konzentrieren können. Die Bandbreite der Dienstleistungen ist vielfältig und flexibel und reicht von der Bereitstellung der Personal-Software über die Lohnund Gehaltsabrechnung bis hin zur Übernahme der Personaladministration. Doch welches Modell der Zusammenarbeit das richtige für das jeweilige Unternehmen ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Diese Frage müssen die Personalentscheider gemeinsam mit der Unternehmensleitung bewerten und beurteilen. Die wichtigste Basis dafür sind transparente Informationen. Diese transparenten Informationen zusammenzuführen und entscheidungsrelevantes Know-how zu vermitteln, sind die Ziele dieses Buches, das von der TDS HR Services and Solutions in Zusammenarbeit mit dem Marktanalyse- und Beratungsunternehmen Lünendonk konzipiert und erarbeitet wurde. Die Inhalte stützen sich auf Marktdaten, Studien und Best-Practices und verbinden so die analytischen Marktbetrachtungen mit der unternehmerischen Praxis. Veränderungen bedürfen einer guten Vorbereitung. Die Vorbereitung beginnt mit der Informationsbeschaffung. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen eine informative Lektüre und den Mut für Veränderungen. Neckarsulm, im Dezember 2007 Heiko Hambrock Leiter Unternehmenskommunikation TDS AG