Demand Management: Den Wertbeitrag von IT-Anforderungen feststellen

Demand-Management Die Spreu vom Weizen trennen … den Wertbeitrag von IT-Anforderungen feststellen Stetig werden an die IT neue Anforderungen gestellt. Für die Unternehmen ist es der ent- scheidende Faktor, dass die wesentlichen von den unwesentlichen Anforderungen getrennt werden. Das Demand-Management stellt sicher, dass nur Anforderungen mit einem positiven Wertbeitrag umgesetzt werden. Häufig dient das Gros der Anforderungen nicht den Etabliert für die Kommunikation zwischen Business und langfristigen Unternehmenszielen. Die Wunschlis- IT eindeutig definierte Prozesse (detaillierte Prozesse). ten mit Anforderungen von Business und IT ohne Zur Sicherstellung der Prozesseffizienz werden umfassen- kritische Komponenten und meist geringem Wert- den Instrumente durch das Demand-Management bereitge- beitrag sind häufig in der Überzahl. Stärkere Bedeu- stellt (Methoden & Tools). tung für den Unternehmenserfolg haben Initiativen (Anforderungen zur Erfüllung akuter Handlungsbe- Es führt für die Bewertung der Kosten und zur Ermög- darfe) und in dem Businessplan geplante Anforde- lichung einer angemessenen Entscheidung eine Weiter- rungen zur Erfüllung der kurzfristigen Unterneh- belastungsstruktur ein (Pricing & Incentives). mensziele. Die strategischen Anforderungen zur Erfüllung langfristiger Unternehmensziele sollten Über das Demand-Management erfolgt eine effektive und effiziente Priorisierung auf Basis der Business- und IT- jedoch immer im Fokus des Demand-Management bleiben, da sie den höchsten und nachhaltigsten Strategien mittels etablierter Prozesse, Methoden und Wertbeitrag versprechen. Daher empfiehlt es sich, Tools (Flexibilität und Geschwindigkeit). Hierbei stellt es den Überblick über alle Aktivitäten durch ein professio- dass jeder neue Demand von Business und IT auf die Kompatibilität zu den strategischen Zielen über- nelles Projektmanagement sicher (Transparenz). prüft wird. Somit hat das Demand-Management eine zentrale Aufga- Auf Augenhöhe mit Business und IT be als Bindeglied zwischen Business und IT: Um diese zentrale Aufgabe wahrzunehmen ist die Das Demand-Management unterstützt die Ermittlung Einbindung des Demand-Management und deren der Kriterien zum Projekterfolg (monetär, Qualität, organisatorische Eingliederung, ein wichtiger Er- Kundenziele etc.), folgsfaktor im Anforderungsmanagement. priorisiert Anforderungen auf Basis strategischer In den Unternehmensorganisationen wird das De- Vorgaben, mand-Management häufig dem IT-Bereich zuge- koordiniert die Abstimmung zu einer Projektentschei- ordnet. Ursache hierfür sind die meist umfassenden dung mit den Entscheidungsgremien, Prozesserfahrungen im Rahmen von Realisierungs- projekten. Wichtig jedoch ist, dass das Demand- plant die Realisierung mit den Projektbeteiligten, Management als gleichberechtiger Partner zwischen führt die Portfoliosteuerung durch, Business und IT agiert. dient als Schnittstelle zum Projektmanagement und Die Verantwortungsbereiche des Demand-Manage- unterbindet die unkoordinierte und unkontrollierte ment sind hierbei vielfältig: Umsetzung von Anforderungen. Es stimmt detaillierte Rollenbeschreibung und Da alle neuen Anforderungen das Demand-Management Steuerungsstrukturen (Governance) mit der Unter- durchlaufen, kann sichergestellt werden, dass Anforderun- nehmensleitung ab und sichert die Einhaltung. gen mit einer hohen strategischen Bedeutung und einem hohen Wertbeitrag für das Unternehmen erkannt, bewertet und realisiert werden. Die bereichsübergreifende rung, um schon im Ansatz nicht-relevante Anforderungen Zusammenarbeit zwischen den organisatorischen auszusortieren. Einheiten ist der Garant für einen erfolgreichen Anforderungsprozess. Der fachlichen Leistungsbeschreibung folgt die Erstellung des technischen Pflichtenheftes durch die IT mit der Un- Das Zusammenspiel von Business, IT terstützung des Demand-Management. und Demand-Management im Anforde- Das technische Pflichtenheft beschreibt WIE die Anforde- rungsprozess rung umgesetzt wird. Es dient zur Übersetzung der fachli- chen Anforderung in eine technische Beschreibung. Das Nach Identifikation des Business-Demand erstellt Pflichtenheft beschreibt die technische Anforderung an die der Fachbereich eine detaillierte Beschreibung der Gesamtlösung. Es wird dokumentiert, welche System- Anforderung. Die fachliche Leistungsbeschreibung komponenten eingebunden werden und wie das Design dokumentiert WAS der Fachbereich von der Anfor- der Lösungsarchitektur ausgestaltet ist. derung erwartet. Sie beschreibt das Ergebnis! Hier- unter fallen auch die Kriterien, die für eine erfolg- Auch hier kann das Demand-Management mit entspre- reiche Abnahme herangezogen werden. chenden Vorlagen und klaren Prozessvorgaben unterstüt- zen. Der Lead dieser Aufgabe ist abhängig von der Unter- Durch das Business sollte zusammen mit den fach- nehmensorganisation, liegt jedoch häufig bei dem De- lichen Aspekten eine Kosten- und Erlöskalkulation mand-Management und dem ihm zugehörigen Business- erstellt werden (ohne Erstellungskosten). Ziel sollte Analysten. Alternativ kann das technische Pflichtenheft es sein, die folgenden Fragen zu beantworten: durch die IT erstellt werden. Welchen Wert hat die Anforderung für das Die Spezifikationen für die einzelnen Systemkomponen- Business? ten/Applikationen werden durch die IT erstellt. Neben den Welche Kosteneinsparungen können erzielt technischen Details erfolgt im Rahmen der Spezifikations- werden? erstellung eine Budget-, Zeit- und Ressourcenplanung zur Umsetzung der Anforderung. Sind zusätzliche Erlöse durch die Änderung zu erwirtschaften? Schon in der frühen Anforderungsphase sind von Ressourcen-Commitment als Basis für die er- dem Business diese Kosten- und Erlösinformatio- folgreiche Umsetzung nen zu evaluieren, um frühzeitig die gewinnbrin- genden Anforderungen zu identifizieren, die an- Eine erfolgreiche Implementierung kann nur mit einem schließen den gesamten Demand-Prozess durchlau- klaren Ressourcen-Commitment von IT und Business fen. erfolgen. Basis für das Commitment sind die jeweiligen Strategien von IT und Business, von denen sich die ein- Das Business wird in dieser Phase durch den Be- zelnen Schwerpunkte der verfügbaren Ressourcen ablei- reich Demand-Management unterstützt. Das De- ten. mand-Management bietet strukturierte Anforde- Hierbei zeigt sich, wie erfolgreich das Business- rungsbeschreibungen und fachliche Hilfestellungen Alignment der IT ist. Nur wenn die IT-Strategie auf die zum Beispiel durch den Einsatz von Business- Business-Strategie aufbaut, bestehen gleiches Verständnis Analysten. Hierbei erfolgt durch das Demand- bezüglich der Prioritäten und des Ressourceneinsatzes.