Die 10 goldenen Regeln zum Reporting

Dr. Stefan Eckstein geschäftsführender Partner Synergetics Management Information Company GmbH Die 10 goldenen Regeln zum Reporting Sie gehören zum Manager, wie das Ei zum Frühstück: Reports. Entscheidungsträger arbeiten täglich damit. Sie werden an hunderte von Adressaten verschickt, als Papierbericht, als Powerpoint oder als Excel-Sheet, per mail, per web, gepushed oder gepulled. Die folgenden 10 Regeln sollen Ihnen zeigen, wie man die Qualität der Reports an sich steigern kann. Diese Regeln basieren auf der Erfahrung aus mehr als 100 Reporting-Projekten – vom Individualbericht, über Gruppenreportings bis hin zum konzernweiten Reporting. Sie werden permanent weiterentwickelt und stehen in der jeweils neuesten Fassung zum Download bereit.1 Inhaltsübersicht Die 10 goldenen Regeln zum Reporting Inhaltsübersicht Regel 1 – Sage genau, wie aktuell Deine Zahlen sind Regel 2 – Benutze den richtigen Diagrammtypen Regel 4 – Stelle nur die Informationen auf einer Seite dar, die auch zusammengehören Regel 5 – Verdichte die Informationen – auch Farben und Symbole können Aussagen treffen Regel 6 – Benutze dynamische Berichte, in denen der Leser selbst über den Detailausschnitt entscheidet Regel 7 – Auch das Auge isst mit, nutze das richtige Styling Regel 8 –Kommentiere die Zahlen und setze sie in einen Kontext Regel 9 – Redundanzen so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig Regel 10 – Berichtshefte – eine gute Story(line) ist vonnöten Regel 1 – Sage genau, wie aktuell Deine Zahlen sind Berichte beziehen sich häufig auf die Vergangenheit. Sie entstehen aber zu einem Zeitpunkt, an dem man die Vergangenheit klar oder eben noch weniger klar sehen kann. So ist es von der Aktualität der Buchhaltung abhängig, ob man am Monatsersten die Vormonatsumsatz schon verlässlich sehen kann. Was bedeutet das für das Reporting? Es ist wichtig auf den Berichten selbst deutlich zu machen, auf welchem Stand die Daten sind, die dort reportet werden. Bei Tagesberichten sollte die Uhrzeit mit angegeben werden. Wichtig ist außerdem die Qualität der Daten: Sind es geschätzte Daten? Sind sie vorläufig? Können sie sich im Zeitablauf noch ändern? Haben sich Zahlen im Vergleich zur vorherigen Berichtsperiode im nachhinein noch geändert? Wie gut war die Datenqualität rückblickend? Die 1 Siehe unter www.Synergetics-GmbH.de © 2006 Synergetics Management Information Company GmbH -1- Antworten sind für den Berichtsempfänger wichtig: Nur mit diesem Wissen kann er die Zahlen richtig einordnen und konsequent handeln. Regel 2 – Benutze den richtigen Diagrammtypen Verschiedene Betrachtungsweisen erfordern unterschiedliche Diagramm- Umsatz 2006 typen. Hier sind einige dargestellt: 14000 Zur Darstellung von Zahlen, die sich über 12000 einen Zeitraum verändern, werden 10000 Liniendiagramme benutzt. Sie stellen die Entwicklung über den Zeitverlauf am 8000 klarsten dar. Dabei können die Mess- 6000 punkte (d.h. die tatsächlich vorhandenen Werte) durch entsprechende Markierungen 4000 deutlich gemacht werden. So entsteht 2000 keine Verwirrung bei der Unterscheidung zwischen kontinuierlichen gemessen-en 0 Januar Februar März April Parametern und zu bestimmten Zeitpunkten ermittelten Größen. Umsatz 2006 Wenn es darum geht, einen absoluten Größenvergleich darzustellen, bieten sich 14000 Säulen oder Balkendiagramme an. Wenn es 12000 erforderlich ist die genauen Werte der 10000 jeweiligen Säulen, bzw. Balken im 8000 Diagramm abzulesen, sind 2D-Diagramme den 3D-Diagrammen vorzuziehen. 6000 Außerdem können zur Klarstellung die 4000 konkreten Werte auch auf die Säulen selbst 2000 geschrieben werden. 0 London New York Berlin Paris Relative Größenvergleiche können Umsatz 2005 übersichtlich mit Kreisdiagrammen dargestellt werden. Dabei muss aber beachtet werden, dass die Größen- verhältnisse nur hinsichtlich einer Darstellungsdimension präsentiert werden Paris 27% London 23% können (z.B. Umsatzverteilung auf ver- schiedene Standorte. Eine zusätzliche Darstellung des z.B. zeitlichen Verlaufs Berlin 22% New York 28% oder Informationen zu den Umsatzträgern können nicht sinnvoll dargestellt werden. Die häufig anzutreffende Reihung von Kreisdiagrammen ist kein adäquates Darstellungsinstrument. © 2006 Synergetics Management Information Company GmbH -2- Regel 3 – Ändere die Skalierung mit Bedacht Die Skalierung der Achsen in den traditionellen Diagrammtypen Balken, Säule oder Linie sind hervorragende Möglichkeiten, bestimmten Botschaften beim Betrachter zu generieren. Wird die Skalierung gestaucht, d.h. beginnt sie erst ab einem bestimmten Wert, können Unterschiede überhöht deutlich dargestellt werden. Eine kleine Differenz von z.B. 1% kann optisch durch eine um 1000% höhere Säule gezeichnet sein. Die korrektere Darstellung wäre die mit einer logarithmischen Skala. Diese garantiert, dass beispielsweise Verdopplungen, egal von welchem Niveau, auch optisch als gleichwertige Veränderungen wahrgenommen werden. So ist bei einer logarithmischen Skalierung die Umsatzverdopplung von 100 auf 200 mit dem absolut gemessenen genau gleichen Abstand dargestellt, wie die Verdopplung von 200 auf 400. Da diese Art der Skalierung so wenig verbreitet ist, muss bei ihrer Benutzung ein deutlicher Hinweis auf ihre Nutzung innerhalb der Grafik erfolgen. Regel 4 – Stelle nur die Informationen auf einer Seite dar, die auch zusammengehören Cockpits, Dashboards, Scorecards – dies alles sind Berichtsformen, die einen Überblick über die verschiedensten Aspekte eines Gesamtgeschäfts geben. Viele Praxisbeispielen zeigen jedoch, dass Berichts-Layouts dem Motto folgen „je bunter und vielfältiger, je besser“. Die große Gefahr dabei ist, dass der Kontext zwischen den einzelnen Darstellungen verloren geht. Solchermaßen gestaltete Berichte verwirren oft mehr, als bei einer Entscheidung zu unterstützen. Wer sich einen guten Überblick verschaffen will, muss den Kontext der Daten untereinander erkennen können. So ist es ratsam, auf eine identische Zeiteinheit in einem Cockpit / Dashboard oder in einer Scorecard zu referenzieren. Werden die Zahlen für einen bestimmten Monat reportet, so sollten sich alle Diagramme und Tabellen auf die Zeiteinheit Monat beziehen. Für Vergleiche mit Vorjahreszeiträumen gilt dies ebenso. Regel 5 – Verdichte die Informationen – auch Farben und Symbole können Aussagen treffen Wer kennt sie nicht: die „Berichte“, die ausschließlich aus Zahlenkolonnen bestehen. Stellen wir uns als Beispiel den Bericht einem Filialisten vor, der täglich als Umsatzbericht für das gesamte Unternehmen erstellt wird. Er könnte folgende Spaltenstruktur haben: Tagesumsatz | kum. Monatsumsatz | Anzahl Verkaufstag | Planumsatz Tag | Plan kum. Monatsumsatz | Abw. Tagesumsatz absolut | Abw. Tagesumsatz relativ | Abw. kum. Monatsumsatz absoulut | Abw. kum. Monatsumsatz relativ Schon an der beispielhaften Spaltenstruktur wird deutlich, wie „tapetenhaft“ ein solcher Bericht aussehen würde. Doch „eindampfen“ könnte man diesen Bericht nur, wenn man seine Spaltenstruktur änderte. Das ist schwierig, denn es darf keine der Informationen verloren gehen. Hier können Farben und Symbole helfen: In unserem Beispiel könnten die Abweichungsspalten wie folgt „hinterlegt“ werden: Für die absolute Abweichung werden Schwellwerte definiert, bei deren Über-/Unterschreiten der Zahlenhintergrund der Planzahl (oder der Istzahl) eine andere Farbe einnimmt. Die relative Abweichung kann durch eine einfache Farbgebung der Planzahl selbst, oder durch Symbole wie Pfeile, sich drehende Daumen, oder ähnliches, wiedergegeben werden. Geht man einen Schritt weiter, so könnte man sogar auf die Planzahlen selbst verzichten, denn den Berichtsempfänger dürfte in erster Linie der Vergleich mit dem Plan interessieren und nicht dessen absolute Höhe. © 2006 Synergetics Management Information Company GmbH -3- Regel 6 – Benutze dynamische Berichte, in denen der Leser selbst über den Detailausschnitt entscheidet Papier ist geduldig – und leider auch träge. Ein Print-Report enthält nur die Informationen, die auf ihm ausgedruckt wurden. Diese Informationen können auf unterschiedlichen Ebenen (sogenannten Granularitäten) gegeben werden.