Dokumenten Management Systeme: Stand der Dinge - und was kommt dann?

Stand der Technik und was kommt dann? Dokumenten Management Systeme Bekannte Klänge ausdrucken und versenden zu lassen. An der Stelle des Wer kennt das nicht? Die kritische Information, die abschließenden Außenkontaktes ist auch die Integra- man gerade jetzt braucht, ist unauffindbar. War sie tion mit Relationship Management Systemen sinnvoll. per Brief oder per E-Mail eingegangen und in welche Beispielsweise um ein Layout entsprechend der Cor- Datenablage hat man sie damals einsortiert? War es porate Identity umzusetzen oder um E-Mails standar- das Intranet oder das von der IT-Abteilung entwickel- disierte Signaturen mit Hinweisen auf aktuelle Ereig- te Verwaltungstool? nisse anzuhängen. Unternehmen verlieren aufgrund suboptimal erfasster Was haben nun Geschäftsprozesse mit DMS zu tun? Informationen, der Verwendung mehrerer Datenabla- Die in Nachrichten transportierten Inhalte bilden die gen und proprietärer Datenformate wertvolle Zeit. Die Kernobjekte von Geschäftsprozessen. Anders ausge- Lösung für derartige Probleme lautet Dokumenten Ma- drückt bilden Inhalte den roten Faden eines jeden Ge- nagement System (DMS). Aktuelle DMS erschließen den schäftsprozesses, so wie Werkstücke den roten Faden Prozess vom Posteingang über die elektronische Erfas- durch jeden Fertigungsprozess ziehen. DMS sind dem- sung von Dokumenten und deren Verteilung bis hin entsprechend eine Sammlung besonderer Funktionen, zum Management von Inhalten und Geschäftsprozes- die in einem Prozess auf Inhalte wirken: Zunächst wer- sen und dem Postausgang. Wobei sich hier Postein- und den die Inhalte vom Trägermaterial Papier auf IT über- Postausgang sowohl auf papiergebundenen als auch tragen (Scanning). Dann werden die Inhalte analysiert elektronischen Nachrichtenverkehr beziehen. In die- (OCR) und aufgegliedert (Adresse, Grußformel, Absät- sem Zusammenhang sind die Begriffe Enterprise Con- ze, usw.), um dann zum Punkt der weiteren Verarbei- tent Management (ECM) und Business Process Manage- tung transportiert zu werden. Beispielsweise wird eine ment (BPM) derzeit in aller Munde. gescannte und analysierte Bewerbung automatisch ei- ner bestimmten Stellenausschreibung zugeordnet, in Für die elektronische Erfassung sind heute umfassende eine vorläufige Rangfolge eingegliedert und dann einem Dienstleistungen erhältlich. Beispielsweise kann die Mitarbeiter der Personalabteilung zur Entscheidungs- Abwicklung des gesamten papiergebundenen Postein- findung über das weitere Verfahren vorgelegt. ganges von Scan- und OCR-Dienstleistern (Optical Cha- racter Recognition) erbracht werden. Auch können ent- Da die Entscheidungsfindung eine reine Informations- sprechende Scannerarbeitsplätze bei Kunden installiert verarbeitung darstellt, kann er im weiteren Sinne als werden, die Ihren Posteingang selbst bearbeiten wol- Geschäftsprozess betrachtet und in einem BPM-Sys- len. Im Anschluss an die elektronische Erfassung leiten tem abgebildet werden. Beispielsweise könnte ein Ein- DMS Scans und Inhalte automatisch an die richtigen stellungsprozess mehreren Entscheidungsstufen eines Mitarbeiter und Folgeprozesse weiter. Bei Bedarf kön- Auswahlverfahrens beinhalten und mit einer Ableh- nen DMS die Daten in verschiedensten Formen ausge- nung oder Einstellung enden. Kommen nicht exakt be- ben. Üblicherweise sind dies unter anderem Analysen, schreibbare Vorgänge im Prozess vor, wie beispielsweise Übersichten, Berichte, Formulare, MS-Excel- oder XML- kollektive Willensbildungen und/oder Team-Entschei- Dateien. Alle elektronischen Inhalte können ohne wei- dungen, so können virtuelle Arbeitsräume integriert teres in Geschäftsprozessen weiterverarbeitet werden. werden. Ein solcher virtueller Arbeitsraum stellt zur je- Letztendlich besteht die Möglichkeit elektronisch er- weiligen Aufgabe passende Kollaborationsfunktionen, stellte Nachrichten direkt vom Versandunternehmen Inhalte und Web-Links zur Verfügung, wie beispielswei-  Comarch Software AG www.comarch.de Chemnitzer Str. 50, 01187 Dresden, www.comarch.com www.comarch.pl www.comarch.de www.comarch.ru Deutschland Die Aktiengesellschaft ComArch Spółka Akcyjna mit dem Sitz in Kraków, Aleja Jana Pawła II 39A, ist im Landesgerichtsregister geführt durch Tel.: +49 351 438 97 00 das Amtsgericht Kraków – Śródmieście in Kraków, XI. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters, unter der Nummer KRS 0000057567 Fax: +49 351 438 97 10 eingetragen. Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt 7.960.596,00 PLN. Das Grundkapital wurde vollständig einbezahlt. Steueridentifikationsnummer: NIP 677 - 00 - 65 – 406 e-mail: info@comarch.de Copyright © Comarch 2007. Alle Rechte vorbehalten. DE-2007.09 se Bewerbungsunterlagen sowie passende Stellenaus- cht und nicht nur Kennzahlen in Listen oder Diagram- schreibungen, Dokumente zu Bewertungsverfahren und men darstellt. Ein solches Tool setzt die Entwicklung Abstimmungsfunktionen. von standardisierten und vollständig elektronisch ab- gebildeten Geschäftsprozessen voraus. In diesem Be- Über ein umfassendes Portfolio, das alle diese Dienste reich ist folgende Entwicklung denkbar: Wie bei allen und Funktionen vom Posteingang bis zur Gestaltung Tätigkeiten werden sich im Laufe vieler Wiederholungen und Optimierung von Geschäftsprozessen abdeckt, ver- auch in Unternehmen bewährte Arbeitsabläufe heraus- fügt beispielsweise die ComArch Software AG. Als Inte- bilden. Gerade in Bereichen, die nicht zum Kerngeschäft grator bietet ComArch, neben einer Komplettlösung, gehören, werden Abläufe standardisiert und deren indi- auch einzelne Module für bestehende Software-Infra- viduelle Ausgestaltung immer mehr an Bedeutung für strukturen an. das Bestehen im Wettbewerb verlieren. Werden diese Prozesse im Laufe der Standardisierung elektronisch Zukunftsmusik? abgebildet und nach dem SOA-Konzept (Service Orien- In Zukunft wird die Verzahnung des DMS mit BPM-Sys- ted Application) praktisch umgesetzt, können einzelne temen an Bedeutung gewinnen. Durch die Integration Software Services, Prozesse verschiedener Aggregati- von DMS mit BPM kann der Fluss von Inhalten und da- onsstufen und Business Services auf relativ einfache mit die Reihenfolge von Aktivitäten erfasst, verständlich Art und Weise wiederverwendet werden. Die Vision ist visualisiert und gesteuert werden. Prozessdarstellun- eine Out-of-the-box-Software, die alle Prozesse ganzer gen machen demnach die Zeitachse ersichtlich, wel- funktionaler Organisationseinheiten abbildet. Eine sol- che in Funktionsbeschreibungen sonst nicht in dieser che funktionale Organisationseinheit könnte beispiels- Deutlichkeit erschlossen wird. Auf diese Weise sind Pro- weise der Posteingang sein. zesse mit ihren Verzweigungen nicht nur Führungskräf- ten sondern auch einzelnen Angestellten ohne Weiteres Unternehmen können sich, mit fortschreitender Ent- verständlich. Man darf vermuten, dass der Mitarbeiter wicklung in diese Richtung, immer stärker auf deren durch die Visualisierung Anleitung erfährt und dadurch Kompetenzen und Wertschöpfungsinhalte konzentrie- seine Fehlerquote sinkt. Außerdem besteht die begrün- ren, welche die Individualität des Kerngeschäfts ausma- dete Hoffnung, dass der Mitarbeiter sodann nicht mehr chen. In ferner Zukunft wird man eventuell über einen nur eine anonyme Funktion erledigt sondern den Sinn Web-Service „Posteingangsprozess“ nicht mehr spre- seiner Tätigkeit versteht, indem er erkennt für wen er chen, weil er dann so normal ist, wie Terminabsprachen welchen Nutzen stiftet. per Telefon heute. In Bezug auf das Management besteht die Vision eines Johannes Lang-Koetz einfach zu bedienenden Software-Tools, welches direkte Consultant für BPM und DMS Eingriffe in Geschäftsprozesse per Mausklick ermögli- ComArch Software AG Johannes.Lang-Koetz@Comarch.com