E-Interview zum Virtual Roundtable "Erfolgsfaktoren beim Business Process Management" mit Prof. Dr. Andreas Gadatsch

Virtual Roundtable: Erfolgsfaktoren beim Business Process Management Kurzeinführung in das Thema: Die Optimierung der "Geschäftsprozesse" ist kein neues Thema, sondern bereits seit Anfang der 90er ein wichtiger Tagespunkt der Strategiesitzungen vieler Unternehmen. In den letzten drei Jahren ist der Aspekt allerdings wieder zu einem Leitthema vieler Agenden geworden. Unter dem Schlagwort „Business Process Management“ hat sich nämlich eine „neue“ IT-Lösungswelt herausgebildet, die zum einen eine standardisiertere Form der Beschreibung und Planung von Geschäftsprozessen und zum anderen vor allem eine auf diesen Beschreibungen aufsetzende Ausführung der Geschäftsprozesse erlaubt. Auf technologischer Ebene soll hierüber auch eine Integration und Vernetzung der im Unternehmen verteilten Speziallösungen wie z.B. des Kundenmanagement (CRM) oder des Wissensmanagement (ECM) ermöglicht und somit eine Aussteuerung und Automatisierung der unternehmensweiten Prozesse ermöglicht werden. Welche Ergebnisse in diesem Projekten erzielt werden und welche Erfolgsfaktoren die Verantwortlichen dabei sehen, ist Gegenstand des vorliegenden Virtual Roundtable. Hierzu haben die Competence Site und die Experten von [n:sight] market & technology research führende Köpfe unter den Soft- und Hardwareanbieter sowie Dienstleistern befragt. Die Interviews erfolgten in Form einer schriftlichen Befragung. Die Antworten wurden ungekürzt wiedergegeben. Vorstellung des Gesprächspartners Prof. Dr. Andreas Gadatsch ist Inhaber der Professur für Betriebswirtschaftslehre, insb. Wirtschaftsinformatik am Fachbereich Wirtschaft der Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg in Sankt Augustin. Er hat langjährige Erfahrung als Berater, Projektleiter und IT- Manager. Seine Hauptarbeitsgebiete sind IT-Controlling, Geschäftsprozess- management und betriebliche Informationssysteme. Über 100 Publikationen, davon 8 Bücher, z. T. in mehreren Auflagen. Kontakt unter www.wis.fh-brs.de/gadatsch 1 1. Competence Site / [n:sight]: Wie beurteilen Sie den Stand der BPM-Projekte in Deutschland? In welchem Stadium befinden Sie die Unternehmen? Planung, Umsetzung oder bereits erste Anwendung? Prof. Dr. Andreas Gadatsch: Viele Unternehmen bemühen sich ein wirkungsvolles Geschäftsprozessmanagement aufzubauen bzw. weiterzuentwickeln. Sie haben erkannt, dass hier der Schlüssel zum Erfolg (Prozessvereinfachung und –beschleunigung, Kundenzufriedenheit, Kostensenkung etc.) liegt. Lange Zeit wurde Prozessmanagement mit der Modellierung und Visualisierung von Prozessen gleichgesetzt. Mit der bekannte Folge: Große und beeindruckende Prozessmodelle schmückten die Projektarbeitsräume. Leider wurden sie nicht operativ umgesetzt. Mittlerweile gehen die Unternehmen weiter und setzen Sollkonzepte wirksam um und verändern ihre Organisation und Prozesse. Der Einsatz von BPM- Tools zur Prozess-Steuerung kann jedoch noch gesteigert werden, da nicht alle Unternehmen auf Workflow-Managementsysteme etc. zurückgreifen. 2. Competence Site / [n:sight]: Was sind nach Ihrer Meinung die kritischen Anforderungen und Faktoren bei der Umsetzung von BPM-Projekten in Unternehmen? Prof. Dr. Andreas Gadatsch: Der wirtschaftliche Druck zwingt verstärkt zu kurzfristigen „bilanzwirksamen“ Erfolgen. BPM-Projekte müssen einen wirtschaftlichen Erfolg nachweisen. Schwierig ist es, bereits „optimierte“ IT-gestützte Prozesse weiter zu verbessern. Hier sind innovative Ansätze mehr gefragt, als neue Tools. Kreative Ansätze erlauben es, Prozesse deutlich zu vereinfachen. Sehr gut lässt sich dieser Ansatz an der Vielzahl von „Fast-Close“-Projekten deutlich machen, die als Aufgabe haben, die Zeiten der Berichterstattung zu verkürzen und die Qualität der Berichte zu erhöhen. Oft werden zahlreiche Einzelbuchungen (Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Rückbuchungen) zwischen Lieferant und Kunde ausgetauscht, im Idealfall sogar auf elektronischem Weg. Effizienter wäre es jedoch, auf (Einzel-)Rechnungen und damit verbunden auf eine Rechungsprüfung weitgehend 2 zu verzichten. Der Alternativansatz „Verbrauchsorientierte Bezahlung“ ist wesentlich effizienter: Die Ware wird zunächst eingelagert. Erst bei Lagerabgang und Verbrauch erfolgt eine Gutschrift an den Lieferanten, z.B. zum Monatsende. Das Verfahren spart Personal und Prozesszeiten und verkürzt praktisch nebenbei die Bearbeitungsdauer im Rechnungswesen. 3. Competence Site / [n:sight]: Welche Rolle haben BPM-Technologien in den Projekten? Was sind die Erfolgsfaktoren für den Einsatz der Technologien? Prof. Dr. Andreas Gadatsch: Der IT-Einsatz, insbesondere von Standardsoftware, ist ein übliches Instrument der Prozessgestaltung. In vielen Fällen bestimmen aber noch Eigenentwicklungen auf Großrechnern (z. B. in der Versicherungsbranche oder in Banken) den Handlungsspielraum der Prozessgestaltung. Allerdings ist ein gewisser Trend zu mehr Standardsoftware auch in diesen Branchen zu erkennen. Typischerweise werden im Rahmen des Prozessmanagements ERP-Systeme, Groupware- und Workflow-Managementsysteme eingesetzt. Aber auch neuere Softwaretypen wie CRM-Systeme helfen den Unternehmen, ihre Prozesse zu verbessern. Wichtige Erfolgsfaktoren des Business Process Management sind wie immer in Organiations- bzw. IT-Projekten: Wirksame Management-Unterstützung vom Top- Management bis hinab auf die unterste Führungsebene, offene Kommunikation zum Abbau von Berührungsängsten und frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter einschließlich der Personalvertretung, Beachtung der 80:20-Regel im Rahmen der Festlegung von Anforderungen und Projektumfang, Frühzeitige Realisierung von ersten Erfolgen (Quick Wins) zur Motivationssteigerung der beteiligten Personen. Durch den gestiegenen Kostendruck kommt zudem der Nutzung von Referenzmodellen eine hohe Bedeutung zu. Hier bestehen jedoch noch Verbesserungspotenziale, da der Einsatz von Referenzmodellen oft durch übertriebene Spezialanforderungen des jeweiligen Unternehmens erschwert wird. 3 4. Competence Site / [n:sight]: Wohin „geht die Reise“ der BPM-Technologieunterstützung? Was sind die systemtechnischen Trends und Entwicklungen? Prof. Dr. Andreas Gadatsch: Die Frage der Technikunterstützung sollte eigentlich beim BPM nicht im Vordergrund stehen. Technische Trends und Entwicklungen kommen und gehen. BPM ist in erster Linie eine organisatorische Aufgabe. Erst müssen Geschäftsprozesse untersucht und anschließend einschließlich der Aufbauorganisation (!) geändert werden. Wer hier versagt, kann dies mit Technologie nicht mehr ausgleichen. Die Technik stellt allerdings die Werkzeuge zur Verfügung und limitiert damit die Möglichkeiten der Prozessgestaltung. Einen technischen Trend in Richtung Serviceorientierung kann man jedoch ausmachen, da er das Prozessmanagement noch stark beeinflussen wird. Software wird in Zukunft deutlich weniger monolithisch ausfallen und sich leichter über Schnittstellen mit anderen Softwarebausteinen vernetzen lassen. Wurde bisher z.B. die Entscheidung für ein bestimmtes ERP oder CRM-System gefällt, war Prozessmanagement nur noch innerhalb des vom Hersteller vorgezeichneten Korsetts möglich. Prozessanforderungen außerhalb des Rahmens mussten über Modifikationen oder Zusatzprogramme realisiert oder fallen gelassen werden. Aus diesem Grund werden auch in Zukunft Workflow-Management-Systeme als eigenständige Software ihre Berechtigung haben, da Prozesse an einer Stelle personen-, abteilungs- und firmenübergreifend modelliert werden müssen. 4 5. Competence Site / [n:sight]: Wie unterstützt Ihr Unternehmen die von Ihnen aufgestellten Anforderungen bei der Einführung von Business Process Management? Prof. Dr. Andreas Gadatsch: Geschäftsprozessmanagement wird zunehmend auch im öffentlichen Sektor populär. Für Hochschulen hat Prozessmanagement eine hohe Bedeutung, da die Veränderungen der Studienorganisation (Umstellung von Diplom auf Bachelor- und Masterstudiengänge, direkte Auswahl der Studierenden u.a.) erheblichen Einfluss auf die administrative Arbeitsbelastung nimmt. So werden beispielsweise an unserer Hochschule eine Reihe von Standardprozessen bereits workflowbasiert ausgeführt (Büromaterial, Notenerfassung u.a.) Vielen Dank, Professor Gadatsch, für Ihre Teilnahme! 5