Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Informationsdemokratie - Performance Management darf kein Privileg der Chefetage sein

Whitepaper Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Informationsdemokratie Performance Management darf kein Privileg der Chefetage sein Autor: Alexander Klaus Zielgruppe: IT-Leiter, Business Intelligence-Manager, Abteilungs- und Bereichsleiter, Fachanwender, Top-Management Business Objects • Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Informationsdemokratie Inhalt Übersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .iv Was versteht man unter Performance Management? . . . . . . . . . . . . . . . . .1 Metriken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 Methoden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 Business Intelligence-Funktionalitäten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 Ist unternehmensweites EPM Realität? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 EPM für alle! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 In sechs Schritten zum Performance Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 Performance Management als Instrument des Change Managements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 Business Objects • Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Informationsdemokratie iii Übersicht Kurze Planungszeiträume, abnehmende Prognostizierbarkeit, vernetzte Geschäftspro- zesse, fragmentierte Zielgruppen: Die Entwicklung und Umsetzung langfristiger Stra- tegien stellt die Unternehmen vor immer größere Herausforderungen. Daraus erwächst der Bedarf nach flexiblen und individuellen Enterprise Performance Management-Sys- temen (EPM), welche die qualitativen und quantitativen Ziele der Organisation, den Grad der Zielereichung und die kritischen Planabweichungen transparent, umfassend und aktuell darstellen können. Allerdings war EPM bislang ein Privileg der Chefetage, was zur Folge hatte, dass das Potential des EPM nicht voll ausgeschöpft werden konnte. Erst eine Definition des Enterprise Performance Managements als eines Ansatzes der alle Prozessverantwortlichen im Unternehmen unterstützt und mit entsprechenden Software- Funktionalitäten versorgt, wird der Idee der Informationsdemokratie zum Durchbruch verhelfen. Business Objects • Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Informationsdemokratie iv Was versteht man unter Performance Management? Performance Management ist ein systematischer, datenorientierter Ansatz, um Mitarbei- tern auf allen Hierarchieebenen den Zugang zu den aus der übergreifenden Unterneh- mensstrategie abgeleiteten Performance-Kriterien und -Indikatoren gewährleisten und damit die Effizienz und Effektivität aller Unternehmensprozesse messen, analysieren und verbessern zu können. Das Performance Management System durchzieht demnach die gesamte Organisation mit ihren Prozessen, Strukturen und Schnittstellen. In der klassi- schen Sichtweise besteht ein umfassendes EPM-System aus drei Komponenten – Metriken, Methoden und Business Intelligence (BI)-Funktionalitäten. Metriken Das zentrale Tool im Rahmen des EPM sind sog. Management Dashboards. Dashboards sind flexible und individualisierbare Front End-Lösungen, die es den Anwendern erlau- ben, alle relevanten Informationen aus der Organisation hochtransparent, visuell aufbe- reitet und leicht verständlich darzustellen und anhand freidefinierbarer Metriken und Schlüsselindikatoren (sog. Key Performance Indicators oder KPIs) zu strukturieren. Me- triken und KPIs beschreiben die wesentlichen Prozesse (zum Beispiel Kundenmanage- ment, Produktion, Logistik) und Ziele (zum Beispiel Steigerung der Kundenbindungsr- ate, Optimierung der Lagerbestände) in der Organisation und geben den aktuellen Stand der Zielerreichung wider. Darüber hinaus bieten Dashboards automatische Alarmie- rungssysteme, um die Anwender über die Überschreitung vordefinierter Grenzwerte (zum Beispiel Mindestlagerbestand) zu alarmieren und dringenden Handlungsbedarf zu signalisieren. Methoden Ein effizientes EPM-System bietet eine systematische Methodologie für das Monitoring und die Steuerung von Management- und Geschäftsprozessen. Eine Methodologie bietet dem Management ein unternehmensweit standardisiertes und strukturiertes Gerüst, das die Priorisierung und Synchronisierung von strategischen und operativen Maßnahmen sowie die Definition der Metriken und KPIs ermöglicht. Die Methodologien basieren dabei auf bewährten Management-Ansätzen wie Balanced Scorecard, Six Sigma, oder Total Quality Management. Business Intelligence-Funktionalitäten Damit ein EPM System als leistungsfähiges Managementinstrument genutzt werden kann, müssen die Metriken, KPIs und weitere relevante Informationen mit umfassenden Analyse-, Reporting- und Abfrage-Funktionalitäten kombiniert werden. Gleichzeitig sollte das System die Möglichkeit bieten, Informationen und Reports an alle relevanten Nutzer innerhalb und außerhalb der Organisation zeitnah zu verteilen und auf einer unternehmensweiten Plattform gemeinsam (collaborativ) zu nutzen. Business Objects • Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Informationsdemokratie 1 Ist unternehmensweites EPM Realität? In der Praxis hat die Exklusivität des EPM-Ansatzes das Spektrum der Anwender im Unternehmen meist auf wenige priorisierte Anwender beschränkt, die zudem meistens über fundierte Kenntnisse beim Einsatz von BI-Lösungen verfügen müssen. Nach wie vor sind die meisten EPM-Systeme weit davon entfernt die von der Gartner Group bereits im Jahr 1996 proklamierte „Informationsdemokratie“ Realität werden zu lassen. „Entscheidender Erfolgsfaktor ist die Durchgängigkeit mit der die Informationsversor- gung für Analyse, Planung und Steuerung auf den verschiedenen Unternehmensebenen erfolgt“, so die Analysten von Mummert Consulting in ihrer aktuellen BI Benchmarking Studie. Denn das Management der Performance spielt sich nicht nur in den Chefetagen der Unternehmen ab, sondern überall dort wo Prozesse gestaltet, kontrolliert und verbessert werden müssen. Und hier gilt es, die bereits eingesetzten Systeme – zumeist Microsoft Office Anwendungen – nahtlos mit BI-Funktionalitäten zu integrieren, die eine laufende Steuerung und Kontrolle der Prozesse erlauben. Dazu sind aber bislang die wenigsten EPM-Lösungen in der Lage. Darüber hinaus sollte es keine intellektuellen Barrieren für den „demokratischen“ Einsatz von EPM-Systemen geben: Momentan ist aber nicht nur die babylonische Sprachverwirrung, die von der Meta Group schon vor Jahren kritisiert wurde, für den Versuch abteilungsübergreifende Steuerungssysteme aufzubauen, kennzeichnend. Auch verfügen EPM-Lösungen meist nicht über ausrei- chende Collaboration-Möglichkeiten und einen intuitiven Zugang zu den BI-Funktiona- litäten.