Geschäftsprozessmanagement mit SAPERION Workflow

whitepaper _ Geschäftsprozessmanagement mit SAPERION Workflow i Lesen Sie in diesem White Paper, wie Unternehmen mit Business Process Manage- ment ihre Prozesse beschleunigen und mit der dadurch erhöhten Effizienz und Effekti- vität ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen können. Ein softwaregestütztes Geschäftsprozessmanagement automatisiert Routinearbeiten und gibt Mitarbeitern jederzeit die Möglichkeit, Geschäftsfälle in ihrem gesamten Kon- text zu betrachten. Motivierte Mitarbeiter, die mehr Zeit für wert schöpfende Tätigkei- ten haben, können selbstständig mehr Verantwortung übernehmen, einzelne Teams und ganze Abteilungen können die Verbesserung der Qualität der Geschäftsprozesse durch das aus Prozessauswertungen generierte Wissen weiter vorantreiben. Der SAPERION Workflow ist eine leistungsfähige Anwendung für ein Business Pro- cess Management mit integriertem Dokumenten-Management, das Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse unterstützt und ihnen dadurch die Möglichkeit gibt, das eigene Unternehmen nachhaltig auf Erfolgskurs zu bringen und sich durch verbes- serte Service-Qualität und kurze Reaktionszeit selbst bei ständig wechselnden Anfor- derungen die Gunst der Kundschaft dauerhaft und zuverlässig zu sichern. Der Autor Dr. Martin Bartonitz befasst sich seit 1992 mit der Thematik Geschäftspro- zessmanagement. Seit 2004 ist er verantwortlicher Product Manager Workflow bei der SAPERION AG. whitepaper 1 _ Inhalt Geschäftsprozessmanagement mit SAPERION Workflow............................................................................4 Die Geschichte: Rationalisierung als Sackgasse auf dem Weg zur Produktivitätssteigerung....................... 4 Die Gegenwart und Zukunft: Produktivitätssteigerung durch Management von Prozessen.........................5 Was ist Business Process Management?......................................................................................................5 Die Bedeutung von Business Process Management für den Erfolg von Unternehmen.................................6 Neue Trends zum Thema Business Process Management in Unternehmen.................................................7 Ein Überblick: Der Nutzen von Business Process Management...................................................................9 Erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement wird technologisch unterstützt .............................................9 Die Phasen von Business Process Management......................................................................................... 11 Ein wichtiger „Nebeneffekt“: Mit BPM zu Rechtssicherheit und Compliance ............................................12 Geschäftsprozessoptimierung mit dem SAPERION Workflow....................................................................13 Fazit............................................................................................................................................................17 Disclaimer..................................................................................................................................................19 whitepaper 2 Geschäftsprozessmanagement mit SAPERION Workflow _ Geschäftsprozessmanagement mit SAPERION Workflow Die Geschichte: Rationalisierung als Sackgasse auf dem Weg zur Produktivitätssteigerung Die Erhöhung von Produktivität und Effizienz war schon Anfang des letzten Jahrhunderts ein großes Thema in der wachsenden Unternehmenslandschaft der Welt. Damals wollte man dies in erster Linie durch Rationalisierungsmaßnahmen nach den Ideen des US- amerikanischen Ingenieurs und Arbeitswissenschaftlers Frederick Winslow Taylor wie der Zerlegung von Produktionsprozessen in kleinste sinnvolle Aufgaben erreichen. Es war die Geburtsstunde der Fließbandarbeit. Die anfänglich großen Erfolge in der ersten Hälfte des Jahrhunderts – so erreichte zum Beispiel Ford zeitweise einen über 50%igen Markt- anteil mit seinem Modell „Ford T“ – führten dazu, dass sich Unternehmen lange Zeit ausschließlich mit sich selbst und der Gestaltung ihrer Aufbauorganisation beschäftigte. Abbildung: Charlie Chaplin in „Modern Times“; ein Film von 1936 zum Thema Taylorismus whitepaper Dies führte letztendlich zu einer Entfremdung von den Bedürfnissen des Kunden sowie zu Wettbewerbsnachteilen durch mangelnde Flexibilität und Schlagkraft am Markt. Auch die innere Unternehmensstruktur wurde durch kurzsichtige Rationalisierungsbe- strebungen geschwächt. Unter den Arbeitern herrschte vor allem aufgrund der monoto- nen Fließbandtätigkeit eine tiefe Unzufriedenheit. Ihnen wurde kein eigenständiges Den- ken mehr abverlangt und jeder einzelne war nichts mehr als ein winziges Zahnrad im rie- sigen Mechanismus. Charlie Chaplin bringt die Entfremdung des Arbeiters von der eige- nen Arbeit in seinem Film „Moderne Zeiten“ auf ironische Weise auf den Punkt. Die ne- gativen Folgen dieser hohen, monotonen Arbeitsintensität sind vielfältig: Fehlzeiten durch gesundheitliche Probleme, sinkende Identifikation mit dem Unternehmen und Pro- dukt, die zu mangelnder Beteiligung und Qualitätsverlusten führte, Konflikten zwischen Unternehmensführung und Arbeitern und überdurchschnittlich hohe Mitarbeiterfluktuati- on. Eins ist allen Folgen gemein: Sie schwächen die Erfolgskraft des Unternehmens. 3 Geschäftsprozessmanagement mit SAPERION Workflow Die Gegenwart und Zukunft: Produktivitätssteigerung durch Management von Prozessen Bereits in den 1930er Jahren gab es neue Erkenntnisse und Theorien, dass eine Produkti- vitätssteigerung durch das Management von Prozessen sehr viel nachhaltiger ist als dies die Produktivitätssteigerung durch Rationalisierung je sein kann. Zuerst Ablauforganisation dann Aufbauorganisation In einer Trendwende kam es in den 1980ern erstmalig zu einer Fokussierung auf die Qua- lität im Unternehmen und seitdem ist das Thema Prozessoptimierung ins Rampenlicht gerückt. Denn in Sachen Qualitätssteigerung ist die Betrachtung der Abläufe einzelner Prozesse viel wichtiger als die Betrachtung der Aufbauorganisation. Es wurde erkannt, dass ein Unternehmen nur dann auf dem Markt erfolgreich sein kann, wenn die Kompetenzen und Aufgaben aller Abteilungen so aufeinander abgestimmt sind, dass es dem Kunden nutzt. Die Betrachtung eines Unternehmens als Ansammlung von einzelkämpferischen Abteilungen wurde von der neuen Sichtweise komplett abgelöst. (Erste fundierte Arbeiten zum Thema gibt es von Michael Gaitanides und Wilhelm Au- gust-Scheer) Ein Unternehmen, das die Vorteile des Prozessmanagements für den eigenen Erfolg nutzt, kann man sich wie ein System aus gut eingespielten Staffelläufern vorstellen: Jeder Mitarbeiter ist wie beim Staffellauf sowohl darauf bedacht, den Stab (der in diesem Fall ein Projekt ist) dem nächsten Kollegen optimal in die Hand zu übergeben als auch dar- auf, sich optimal auf das Tempo des Vorläufers einzustellen und den Stab möglichst schnell zu übernehmen. Was ist Business Process Management? Aus der neu erworbenen Erkenntnis, dass Organisationen sich an den Geschäftsprozes- sen ausrichten müssen, entwickelte sich Ende des 20. Jahrhunderts eine Reihe von neuen Organisationsmethoden. Unter anderem zu nennen sind hierbei Total Quality Manage- ment (TQM, siehe DIN EN ISO 8402, und auch ISO 9001:2000), Business Excellence, Business Process Re-Engineering, Lean Management, Change Management und Six Sig- ma. Allen gemein ist die Konzentrierung auf den Nutzen für den Kunden.Wichtigster Fo- kus ist deswegen eine gleich bleibend hohe Qualität. Folgende Aussagen können unter dem Thema TQM im Online-Lexikon Wikipedia (de.wikipedia.