Marktspiegel "Business Software - Dokumenten-Management"

Marktspiegel Dokumenten-Management - Kurzdarstellung Dokumenten-Management  2005, Trovarit AG Seite 1 (10) Marktspiegel Dokumenten-Management - Einleitung Marktspiegel Dokumenten-Management Systeme zur Erfassung, Verschlagwortung und Archivierung von Dokumenten helfen Unternehmen bei der Strukturierung und dem Umgang mit Informationen und Wissen. Diese Anwendungen erfahren eine zunehmende Erweiterung zu Enterprise Content Management Systemen, indem die aufgaben- und benutzerspezifische Verteilung von Dokumenten sowie Aspekte der kooperativen Zusammenarbeit sowie der Publikation im Internet ergänzt werden. In dem hier vorliegenden Marktspiegel werden Anbieter von Dokumenten-Management- Systemen am deutschen Markt untersucht. Ziel der Marktspiegel Im Zuge der Auswahl und Einführung von Dokumenten- und Content Management Systemen müssen Unternehmen anhand der gegebenen technischen und personellen Infrastruktur sowie den zu lösenden Aufgaben funktionale und technische Anforderungen an das einzusetzende System definieren. Der Marktspiegel unterstützt die Erarbeitung solcher Kriterien sowie die Auswahl durch eine Vorstellung der am Markt angebotenen Funktionalitäten und Einsatzgebiete. Interessierten Lesern aus Forschung und Praxis wird ein schneller Überblick über den Markt für DMS-Software gegeben. Der einführende Teil erläutert die wesentlichen Aspekte von DMS. Es folgt eine Vorstellung des angewandten Kriterienkatalogs mit einer Übersicht der am Markt verfügbaren Systeme. Anschließend werden konkrete Hilfestellungen bei der Durchführung eines Projekts zur Auswahl von DMS gegeben. Schließlich bietet der Marktspiegel einen Überblick über DMS-Anbieter und deren Software-Angebot sowie typische Implementierungsprojekte. Erstellung des Marktspiegels Der Marktspiegel wurde in Zusammenarbeit mit der Firma Trovarit AG erstellt. Den Anbietern wurde ein umfangreicher Fragenkatalog zur Verfügung gestellt, der über 1250 Fragen zu den Themen Erfassung, Indizierung, Speicherkonzept, Recherche, Web Content Management, Workflow, Integration, Implementierung und Kosten umfasst. Zusätzlich wurde den Herstellern die Möglichkeit eingeräumt, Referenzprojekte zu hinterlegen. Aus den Antworten der Anbieter wurden die Profile für diesen Marktspiegel erzeugt. Die entsprechenden Daten wurden extrahiert und aufbereitet sowie durch Anbieter- und Produktdarstellungen erweitert. Der Fragenkatalog sowie die jeweils aktuellsten Marktdaten sind über den IT-Matchmaker (www.it-matchmaker.com) der Trovarit AG verfügbar und unterstützen im Rahmen eines Auswahlprojekts die Vorselektion von DMS-Lösungen.  2005, Trovarit AG Seite 2 (10) Marktspiegel Dokumenten-Management - Einleitung Business Application Research Center Das Business Application Research Center (BARC) ist aus Aktivitäten am Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg hervorgegangen und verfolgt das Ziel, Unternehmen bei der Auswahl von Business Applications herstellerunabhängig zu unterstützen. Mit Produktvergleichsstudien und Tagungsveranstaltungen hat es sich im deutschsprachigen Markt als kompetenter Ansprechpartner für die Auswahl von Softwarelösungen etabliert. Mit mehr als 1000 Studien-Kunden und 12 BARC-Tagungen mit jeweils 80-200 Teilnehmern (zzgl. Softwareanbietern) zählt BARC zu den führenden Marktanalysten im deutschsprachigen Raum. Zu den Erfolgsfaktoren von BARC zählen: Vollständige Neutralität (kein Sponsoring von Studien o. ä.), • Kooperation mit dem Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik, • >50.000 relevante Ansprechpartner in der BARC-Datenbank aus Fach- und IT- Abteilungen, • Medienkooperationen mit der Computerwoche und dem is report, • Durchführung von Tagungen und Seminaren sowie • breite Medienaufmerksamkeit für Studien und Fachartikel. Die Qualifikationen der BARC umfassen • Marktwissen (Marktbeobachtungen seit 1994), • Anforderungswissen (Analysen, Interviews, Workshops), • Produktwissen (Produkttests im BARC-Labor) sowie • Projektwissen und Implementierungswissen (Gutachten, Coaching, Qualitätssicherung). Weitere Informationen finden Sie im Internet unter: www.barc.de.  2005, Trovarit AG Seite 3 (10) Marktspiegel Dokumenten-Management - Einleitung Trovarit AG Die Trovarit AG mit Sitz in Aachen wurde im September 2000 als Spin-Off des Forschungsinstituts für Rationalisierung e. V. (FIR) an der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule Aachen gegründet. Aufbauend auf über 15 Jahren IT-Erfahrung des FIR hat die Trovarit AG den IT-Matchmaker, eine anbieterneutrale Auswahl- und Ausschreibungsplattform für betriebliche Software-Lösungen, entwickelt. Im IT-Matchmaker werden Software-Lösungen mit detaillierten Leistungsprofilen erfasst. Zusammen mit den Unternehmens-, Dienstleistungs- und Referenzkundenprofilen der Anbieter sind diese Leistungsprofile eine fundierte Informationsgrundlage für die Investitionsentscheidung im Rahmen eines Auswahlprojekts. Aufbauend auf dieser Datenbasis unterstützt der IT-Matchmaker den gesamten Auswahl- und Ausschreibungsprozess von der Lastenhefterstellung über die Marktrecherche auf Basis der individuellen Anforderungen bis hin zur Ausschreibung des Projektes. Auf der einen Seite dient die Plattform damit Anwendern und IT-Beratern als Werkzeug zur schnellen, komfortablen und sicheren Software-Auswahl. Auf der anderen Seite bietet der IT- Matchmaker Anbietern von Software-Lösungen einen effizienten Vertriebskanal. Derzeit sind über 700 Anbieter und über 600 Software-Produkte für folgende Anwendungsbereiche im IT-Matchmaker erfasst: • DMS (Dokumenten-Management-Systeme), • ERP/PPS (Enterprise Resource Planning / Produktionsplanung und -steuerung), • ITK (Instandhaltungsplanung und -steuerung / Technischer Kundendienst), • CRM (Customer Relationship Management), • SCM (Supply Chain Management), • WWS (Warenwirtschaft), • Food&Process, • Rechnungswesen, • MES (Fertigungssteuerung) sowie • E-Shop. Die im IT-Matchmaker erfassten Software-Produkte und Anbieter werden regelmäßig in umfassenden Marktübersichten bzw. Marktspiegeln gegenübergestellt. Weitere Informationen zum IT-Matchmaker und der Trovarit AG sind im Internet unter www.it-matchmaker.com bzw. www.trovarit.com zu finden.  2005, Trovarit AG Seite 4 (10) Marktspiegel Dokumenten-Management Inhaltsverzeichnis 1 GRUNDLAGEN DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEME ........................................1 1.1 Entwicklung und Historie .............................................................................................1 1.2 Aufgaben und Einsatzgebiete .....................................................................................2 1.3 Rahmenbedingungen ..................................................................................................4 1.4 Ausblick auf zukünftige Entwicklungen........................................................................8 2 DURCHFÜHRUNG DER MARKTERHEBUNG ..............................................................10 2.1 Anbieterrecherche .....................................................................................................10 2.2 Kriterienkatalog .........................................................................................................11 2.3 Erfassung der Systeme .............................................................................................12 2.4 Aufbereitung der Marktdaten .....................................................................................13 3 MARKTANALYSE ..........................................................................................................15 3.1 Markt für Dokumenten-Management-Systeme..........................................................15 3.2 Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen..................................................25 3.3 Projektdaten ..............................................................................................................29 3.4 Allgemeine Systeminformationen ..............................................................................31 3.5 Funktionskatalog Dokumenten-Management-Systeme.............................................44 4 INTERNETGESTÜTZTE DMS-AUSWAHL (TROVARIT)...............................................65 4.1 Herausforderungen bei der Software-Auswahl..........................................................66 4.2 3-Phasen-Konzept zur Auswahl und Einführung von Software-Lösungen................68 4.3 Projektmanagement – Grundlage für die systematische Auswahl und Einführung...71 4.4 Reorganisationsphase – Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen ................................................................................................74 4.5 Software-Auswahl (mit dem IT-Matchmaker der Trovarit AG)...................................76 4.6 Implementierung – Vom Pilotbetrieb zum unternehmensweiten Roll-Out .................88 4.7 Erfahrungen und Empfehlungen ...............................................................................92 5 SYSTEMPROFILE ..........................................................................................................97 5.1 Erläuterung zu den Systemprofilen ...........................................................................97 5.