Unternehmensreporting aktiv und individuell gestalten

Unternehmensreporting bis auf Mitarbeiterebene aktiv gestalten STRAT&GO® Success Stories Erfolgreiche Softwareimplementierung bei der Vereinigten Volksbank AG zur Abbildung eines Managementinformationssystems von Roland Brauner und Martina Osterthun Der Einsatz unterschiedlicher IT-Insellösungen, die in ihrem Umfang und in der Komplexität immer schwerer zu handhaben waren, führte bei der Vereinigten Volksbank AG zu einem stetig wachsenden Bedarf für die Ein- führung einer Standardsoftware, in der sämtliche Berichte in einem System zusammengeführt werden können. Da die diversen Berichte alle einen unterschiedlichen Focus auf die Unternehmenssteuerung hatten, galt es einen Anbieter zu finden, der sämtliche Anforderungen an eine solche Lösung erfüllt. Durch den Einsatz von STRAT&GO® Performance Management der PROCOS ist es gelungen ein Reporting-System aufzubauen, das Aspekte wie Vertriebssteuerung, Risikoreporting, Balanced Scorecard und Zielvereinbarungen in einer Anwendung zusammenführt. Wesentliche Vorteile der neuen Softwarelösung sind u. a. eine erhebliche Verschlankung der Prozesse, übersichtliche Berichte, eine optimale Vertriebssteuerung und eine tägliche Bericht- erstattung an den Vorstand (bis auf Ebene einzelner Mitarbeiter). Zum Unternehmen Die Vereinigte Volksbank AG ist eine genossenschaft- sog. Leitgedanken definiert - die kurzfristig zu errei- lich orientierte Aktiengesellschaft. Mit drei Regional- chenden Ziele - um zu gewährleisten, dass die direktionen, fünf Hauptstellen in Böblingen, Calw, gesteckten Strategieziele erreicht werden. Schönaich, Sindelfingen und Weil der Stadt und 41 • Steuerungsgrößen: Filialen betreut sie 106.000 Kunden. Mit einer Jedem Leitgedanken wurden eine oder mehrere Bilanzsumme von 2,226 Mrd. Euro, Kundeneinlagen in Steuerungsgrößen zugeordnet. Mittels dieser Kenn- Höhe von 1,659 Mrd. Euro und Kundenkrediten von zahlen erfolgt eine laufende Überwachung der Ziel- 1,411 Mrd. Euro (alle Zahlen Stand 31.12.2004) ist sie erreichung. die größte Volksbank in Baden-Württemberg. Rund 44.000 Aktionäre bestimmen als Bankteilhaber die Zukunft der Bank aktiv mit. Die "Vereinigte Volksbank AG Böblingen / Sindelfingen - Schönaich - Calw / Weil der Stadt" ist aus ehemals 30 selbstständigen Volks- und Raiffeisenbanken entstan- den. Die Balanced Scorecard als Baustein des Unter- nehmensreporting Im Rahmen eines Balanced Scorecard-Projektes bei der Vereinigten Volksbank AG wurden auf Gesamtbank- und SGF-Ebene (SGF = Strategisches Geschäftsfeld) Performance Management-Berichte in Anlehnung an die Balanced-Scorecard-Idee nach Kaplan und Norton entwickelt. Als Ergebnis aus diesem Projekt resultiert ein umfängliches Steuerungsinstrument für das Unternehmensreporting, in dem folgende Schritte abgebildet werden: • 4 Perspektiven: Ertrag, Kunden, Prozesse und Mitarbeiter • Strategieziele: Für jede Organisationsebene, für die eine BSC ent- wickelt wurde, wurden je Perspektive individuelle Abb. 1: Ausschnitt aus dem Leitbild der Vereinigten Volksbank AG Strategieziele erarbeitet. Inhalt dieser Elemente ist jeweils das mittelfristig angestrebte Ziel des Unternehmens in dem entsprechenden Blickwinkel. • Leitgedanken: Auf Basis der zuvor definierten Strategieziele wurden Abb. 2: Die Hauptstellen der "Vereinigten Volksbank AG Böblingen / Sindelfingen - Schönaich - Calw / Weil der Stadt" Beispiele hierfür sind auf Gesamtbankebene: dass ein stetiger, transparenzfördernder Kommu- nikationsprozess zwischen Führungskraft und Mitarbei- • Perspektive: Ertrag ter eingehalten wird. Die Systematik der Kompe- Leitgedanke: Wir erhalten aus unseren Risiken einen tenzCards beinhaltet sowohl quantitative als auch qua- angemessenen Ertrag. litative Aspekte der Mitarbeiterzielvereinbarung. Die Steuerungsgröße: Risikodeckung entsprechenden Messkriterien sind einzelnen Dimen- sionen zugeordnet. Die Priorität des jeweiligen Messkri- • Perspektive: Kunden teriums ist mit einer entsprechenden Gewichtung Leitgedanke: Unsere Neukundenquote liegt weit hinterlegt. über dem Durchschnitt. Steuerungsgröße: Neukundenquote Beispiele hierfür sind: • Perspektive: Prozesse 1. quantitativ Leitgedanke: Unsere Prozesse ermöglichen eine Dimension: hohe Nettomarktzeit. Vertriebstriebskompe- Steuerungsgröße: Nettomarktzeit tenz Messkriterium: • Perspektive: Mitarbeiter Vertriebswert Leitgedanke: Wir sichern den Qualitätsstandard unserer MA durch laufende Bildungsmaßnahmen bei 2. qualitativ einem überprüften Praxistransfer. Dimension: Steuerungsgröße: Bildungsquote Persönliche Kompetenz Messkriterium: • Ursache-/Wirkungsbeziehungen Auftreten/Kommunikati- Zwischen den Steuerungsgrößen wurden in dem onsfähigkeit Projekt Ursache-/Wirkungsbeziehungen entwickelt, die die Kausalzusammenhänge zwischen den Kenn- zahlen darstellen. Sowohl auf Gesamtbank- als auch auf Geschäftsfeldebene werden diese Ursache- /Wirkungsketten abgebildet und im BSC-Prozess entsprechend weiterentwickelt. Vertriebsbericht vom gesamten Beraterteam Zur Steuerung des Vertriebserfolges dient der in STRAT&GO® Performance Management hinterlegte KomptenzCards für die Vertriebssteuerung Vertriebsbericht. Über diesen Bericht werden wöchent- Für jeden Berater der Vereinigten Volksbank AG wurden lich die von mehr als 100 Beratern erzielten Ergebnisse individuelle "KompetenzCards" entwickelt. Durch diese manuell eingepflegt. Aus diesen Werten erfolgt eine Art von Zielvereinbarungssystem wird gewährleistet, automatische Aggregation auf Segment-, Filial- und Regionaldirektionsebene. Über diese Berechnungen wird bei Aufruf des Berichts sofort das Gesamtergebnis auf der selektierten Ebene ersichtlich. Durch "Mit STRAT&GO erhalten wir ein flexibles STRAT&GO® werden hier automatisch die vorgegebe- Berichtssystem, welches die Erstellung der nen Jahresziele auf Wochenebene heruntergebrochen Berichte beschleunigt, die Datenzusammen- und aus den eingegebenen Istwerten laufend die führung effizienter gestaltet und den Monatswerte summiert. Führungskräften ein Instrument bietet, in welchem die wesentlichen und wichtigsten Weitere Vertriebsberichte Ergebniskennzahlen auf einen Blick erkannt Es erfolgt zudem eine zentrale monatliche Erstellung werden können. Für Detailanalysen stehen den von Zielerreichungsberichten für Ertrags-, Volumens- Führungskräften Drill down-Funktionen zur und Vertriebskennzahlenziele je Vertriebsmitarbeiter, Verfügung." Filialdirektion, Regionaldirektion, Geschäftsfeld und Roland Brauner, Prokurist und Ressortleiter Bank- Gesamtbank. Die Vertriebsdaten werden aus dem CRM wirtschaft bei der Vereinigten Volksbank AG Tool des Rechenzentrums weitestgehend automatisiert übernommen. Die Übernahme der Ertragsdaten erfolgt Anforderungen an das Projektkennzahlen Vereinigte Volksbank AG Managementinformationssystem • Projektbeginn Anfang 2005 Folgende Punkte waren entscheidend für den Einsatz • ca. 250 User SBS - STRAT&GO® Business des Performance Managementsystem STRAT&GO® der Scorecard (Client/Server Version) PROCOS bei der Vereinigten Volksbank: • 1 User DIMEX (ETL-Tool der PROCOS) 1. Prozessoptimierung bei der Berichtsaufbereitung 2.