Wegweiser für den Rechnungseingang - Dokumente finden automatisch ins Backend und zum Sachbearbeiter

Workflow-Systeme sorgen für die Steuerung von komplexen Dokumentenprozessen. Durch die Integration ins Enterprise-Contentmanagement können auch archivierte Inhalte für den Vorgang genutzt werden.

Individuelle Vorgänge erfordern ein hohes Maß an Flexibilität. Mithilfe eines grafischen Designers lassen sich komplexe Unternehmensabläufe in einem Workflow-System einfach modulieren. Die Zuweisung von Bearbeitungsregeln, Plausibilitätskontrollen oder Zuständigkeiten erfolgt im Nachhinein. Die Workflow-Engine bindet zugewiesene Personen mit ein und steuert ereignisbezogen den jeweiligen Geschäftsvorfall ‑ eine Kundenbestellung, die Rechnungsprüfung oder einen Versicherungsantrag ‑ durch das Unternehmen.

Hierbei bezieht das Workflow-System auch die vorhandenen Systeme inklusive ihrer Daten mit ein. So werden zum Beispiel die Daten einer Eingangsrechnung nach der Prüfung und Freigabe automatisch zur Buchung an die Standardsoftware übergeben oder CAD-Zeichnungen in den Workflow eingebunden. Möglich wird dies durch die freie Gestaltung von Datenmasken und eine serviceorientierte Architektur (SOA).

Für zahlreiche Unternehmensapplikationen wie E-Mail oder das Kundenbeziehungsmanagement gibt es bereits fertige Anbindungen. Dies reduziert den Implementierungsaufwand. Sehr häufig sind aber auch externe Mitarbeiter in einen Geschäftsprozess mit einzubinden. Die Kommunikation kann hier per Mail oder über spezielle Portalseiten erfolgen. Während via Mail eine Workflow-Aufgabe gezielt zur Prüfung und Freigabe vorgelegt werden kann, geht der Web-Portalansatz mehr in Richtung Collaboration Working: So lassen sich Aufgaben sammeln, die dann gemeinsam von einem Team abgearbeitet werden.

Meist wird das Workflow-Modul als Bestandteil einer ECM-Suite (Enterprise-Contentmanagement) installiert. Durch diese Integration kann das System automatisiert auf archivierte Dokumente und die kompletten Informationen der ECM-Lösung zugreifen.

Technologisch gesehen benötigt ein Workflow-Werkzeug die gleiche Systembasis wie ein ECM-System. Neben dem Dokumenten-Pool und den Programmkomponenten ist die SQL-Datenbank das Herzstück. Die Hardware-Anforderungen richten sich nach der Anzahl der aktiven Workflows und der eingebundenen Benutzer. Schnelle Platten und leistungsfähige Prozessoren vereinfachen heute die Gestaltung eines solchen Systems sehr.

Wie Dokumentenmanagement in die firmenweite Inhalteverwaltung passt, steht unter www.computerzeitung.de/kn31213691.

Mit freundlicher Genehmigung der Computer Zeitung.