Rechnungseingangs-Workflow mit BAAN-Integration - Hohe Automatisierung bei der Meffert AG

case | study Hohe Automatisierung bei der Meffert AG Rechnungseingangs-Workflow mit BAAN-Integration Das Unternehmen ben, Lacke und Lasuren in Europa. In Gesucht wurde eine IT-Lösung, die den über 10 Produktionsstätten in nicht nur in der Lage sein sollte, beste- Die Meffert AG mit Stammsitz in Bad West- und Osteuropa sowie den welt- hende Geschäftsprozesse abzubilden, Kreuznach ist einer der führenden weiten Niederlassungen werden mehr sondern auch mit dem Unternehmen Hersteller von Farben, Lacken, Putzen als 1.000 Mitarbeiter beschäftigt. und den Anforderungen mitwachsen und Bautenschutzprodukten in Eu- zu können. Alleine das Suchen nach ropa mit weltweit zielgruppengerech- Das Ziel Rechnungen enthielt große Zeitein- ten Produkten sowie Dienstleistungen sparungspotenziale. mit bestem Qualitätsstandard in allen Die Meffert AG ist in den letzten Jah- Märkten. Der 1947 gegründete Kon- ren schnell gewachsen. Einhergehend Besonderer Wert wurde auf die Mög- zern feiert im nächsten Jahr sein 60. mit der Expansion vergrößerten sich lichkeit gelegt, das System auch im Jubiläum. die Geschäftsräume und die Mitarbei- Nachhinein flexibel erweitern zu kön- terzahl. Dies hatte zur Folge, dass die nen. 1991 begann die internationale Aus- Anforderungen an die Kommunika- richtung des Unternehmens, 1997 tion zwischen den einzelnen Abteilun- „Unsere Geschäftsführung und IT- erfolgte die Umwandlung in eine Akti- gen und Niederlassungen wuchs. Abteilung wussten genau, dass ein engesellschaft. Zu dem Unternehmen Daneben mussten zunehmend gesetz- Enterprise Content Management die gehören heute mit die modernsten liche Anforderungen erfüllt werden, Lösung wäre“, erklärt Tobias Mengler, Acryllackproduktionsanlagen und die mit den bestehenden Systemen nur Supply Chain Management/IT-Koor- Produktionsstätten für wässerige Far- schwer einzuhalten waren. dinator bei der Meffert AG. „Nach flexible software I for your way of working Meffert AG einem Pilotprojekt sollte das System gleiche Wellenlänge zwischen den nungen direkt beim Posteingang er- nach und nach für unterschiedliche Beteiligten herrscht. fasst. Die Rechnungsstapel werden mit Aufgaben und Bereiche ausgebaut Trennblättern versehen und mit Hilfe werden.“ Außerdem bietet OS.5|ECM ein brei- der Software OS|CAPTURE erfasst tes Funktionsspektrum rund um Er- und an die Klassifizierungssoftware Mittelfristiger Wunsch war eine Lö- fassung, Klassifizierung, DMS, Work- OS|CLASSIFY übergeben. sung, die in möglichst vielen Abteilun- flow, E-Mail-Archivierung und revisi- gen den gesamten Document Lifecycle onssichere Archivierung einschließlich von der Erstellung bzw. Erfassung Wiedervorlage, Abonnement sowie über die Verteilung sowie Bearbeitung Mahn- bzw. Sperrfristen. bis hin zur langfristigen, revisionssi- „Erst mit OS.5|ECM haben wir ein cheren Archivierung möglichst voll- System gefunden, dass neben den ständig abdeckt. gewünschten Funktionen auch genau die Flexibilität aufweist, die zur Abbil- Die Entscheidung dung unserer Prozesse notwendig ist.“ zeigt sich Tobias Mengler mit der Bei der Suche nach einer geeigneten Entscheidung sehr zufrieden. Lösung ging es nicht so sehr um eine schnelle, als um eine nachhaltige Ent- Das Projekt scheidung. Um diese fundiert treffen zu können, ließ die Meffert AG sich Bei der realisierten Lösung gehen die ECM-Lösungen von verschiedenen ECM-Suite OS.5|ECM und die ERP- Anbietern präsentieren. Zusätzliche Software BAAN (jetzt Infor SSA®ERP Informationen bei Veranstaltungen LN ) eine perfekte Symbiose ein. Die der BARC GmbH (Business Applicati- Vorteile der Integration werden be- on Research Center) unterstützten die sonders im Zusammenhang mit Vorgehensweise. Nach dieser Phase OS.5|ECM-Workflows ausgeschöpft, blieben drei Systeme übrig, von denen bei denen eine Automatisierung der sich letztendlich die Berliner OPTI- Arbeitsschritte und des Datenabgleichs Es werden zwei Arten von Rechnun- MAL SYSTEMS GmbH mit der Lö- die Geschäftsprozesse beschleunigt. gen unterschieden, nämlich Waren- sungsplattform OS.5|ECM gegen die Erfassung der Eingangsrechnungen eingangs- und übrige (Kosten-)Rech- Mitbewerber durchsetzte. nungen, da unterschiedliche Daten Im ersten Projektschritt wurde zu- extrahiert werden müssen und nur bei Eine der Hauptgründe für die Ent- nächst eine Rechnungseingangslösung den Wareneingangsrechnungen ein scheidung war die Flexibilität von entwickelt, bei der die Rechnungen vollständig automatisierter Abgleich OS.5|ECM, die sich deutlich vom erfasst, erkannt und an einen mit den in BAAN enthaltenen Daten Wettbewerb abhob. Mit der gebotenen Workflow in OS.5|ECM übergeben erfolgen kann. Kerndaten wie z. B. die hohen Konfigurierbarkeit können die werden. In diesem erfolgt ein automa- Lieferantennummer oder das Rech- IT-Mitarbeiter der Meffert AG die tisierter Abgleich mit den in BAAN nungsdatum werden automatisiert Lösung und die Prozesse selbst gestal- vorhandenen Daten und gegebenen- ausgelesen und für die spätere ten, was dem starken Interesse ent- falls die Buchung in BAAN. Verschlagwortung verwendet. Um die gegenkommt, das notwendige Know- Erfassen und Erkennen Erkennungsraten zu verbessern, wur- how im eigenen Haus auszubauen. den außerdem die Lieferanten gebe- Da der Produktivitätsgewinn und ten, ihre Belege mit den notwendigen Ein wichtiger Punkt war daneben auch damit der Nutzen umso größer sind, je Daten zu versehen. der menschliche Faktor, denn Projekte früher die Dokumente in OS.5|ECM im Mittelstand können besser erfolg- abgelegt werden, werden die einge- In OS|CLASSIFY stehen Abgleichs- reich abgeschlossen werden, wenn die henden Dokumente wie z. B. Rech- daten aus BAAN wie z. B. Kredito- flexible software I for your way of working Meffert AG renstammdaten zur Verfügung. Die Auf einem Bildschirm wird die fragli- Rechnungen werden mit den Kre- che Rechnung angezeigt, an dem an- ditorendaten und Bestelldaten aus deren lassen sich per Tastendruck BAAN abgeglichen. Erfolgreich ab- sämtliche Bestellungen aus BAAN zum geglichene Rechnungen werden für erkannten Lieferanten anzeigen, so den weiteren Verlauf des Workflows dass entweder die Werte korrigiert entsprechend gekennzeichnet. oder eine Beanstandung der Rechnung eingeleitet werden kann. Kostenrech- Die dabei auftretenden Fehler oder nungen werden auf sachliche Richtig- Suchmaske nach unterschiedlichsten nicht erkannten Rechnungen werden keit überprüft und anschließend, Kriterien recherchiert werden. an dem Verifizier-Arbeitsplatz korri- wenn alles korrekt ist, kontiert und giert bzw. überprüft. Bei OS|CLAS- automatisiert in BAAN gebucht. Schnelle Recherche SIFY handelt es sich um ein selbstler- nendes System, so dass die automati- Zurzeit arbeiten Mitarbeiter an 15 Ein wesentlicher Vorteil der Lösung sche Erkennungsrate kontinuierlich Arbeitsplätzen in der Buchhaltung, im sind die erweiterten Recherchemög- steigt und der manuelle Nachbearbei- Ein- und im Verkauf. Im Verkauf lichkeiten nach allen Dokumenten tungsaufwand minimiert wird. werden die Rechnungen für bestellte und Belegen.