Product Information Management für elektronische Beschaffungslösungen

Product Information Management für elektronische Beschaffungslösungen Integriertes Daten- und Katalogmanagement als Basis für modernes E-Procurement Von Moritz Zimmermann, Geschäftsführer der hybris GmbH Während sich ursprüngliche E-Procurement Systeme nur für Großunternehmen rechneten, sind moderne Beschaffungslösungen - integriert in ein zentrales Product Information Management (PIM) - aufgrund enormer Einsparpotentiale für immer mehr Unternehmen und Mittelständler interessant. Erfolgreiches Supplier Relationship Management (SRM) hängt davon ab, ob Kernthemen wie konsistente Datenhaltung, Unterstützung von Datenformaten und –austauschstandards, automatisiertes Katalogmanagement sowie Schnittstellenintegration sich effizient mit einem Ansatz lösen lassen, ohne eine Vielzahl kostenintensiver Subsysteme aufzubauen. Eine intelligente PIM Lösung beinhaltet diese Funktionalitäten sowohl für die Einkäufer- als auch die Anbieterseite und erlaubt die Abbildung komplexester Bestell- und Geschäftsprozesse unter Einbeziehung aller Teilnehmer der Wertschöpfungskette in einem System. Seit seinen Anfängen im Jahr 1997 unterliegt die elektronische Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über das Internet, kurz E-Procurement genannt, einer steten technologischen Weiterentwicklung. Neben der Technologie selbst haben sich aber auch die Anwendungen und der Begriff des E-Procurements verändert. In der ersten Phase wurde die elektronische Beschaffung als operatives Instrument zur Reduktion von Prozesskosten und zur Entlastung des Einkaufs gesehen, damit dieser sich um die wichtigen strategischen Aufgaben kümmern kann. Diese entlastende Funktion wurde gerade in der zweiten Phase um Anwendungen für die strategische Beschaffung erweitert. Neben Instrumenten zur Lieferantenbewertung und automatisierten Lieferantensuche beinhalten diese vor allem Funktionen zur Unterstützung von Ausschreibungen bis hin zur Verhandlungsphase inklusive der Auktionierung. Auf der letztjährigen Fachmesse für Beschaffungs- und Lieferantenmanagement „e-procure & supply“ wurde deutlich, dass gerade durch die Ausweitung von Funktionen der Trend in Richtung einer ganzheitlichen Betrachtung unter dem Begriff des Supplier Relationship Management (SRM) geht. Ein zentrales Product Information Management (PIM) ist hierbei die entscheidende Komponente eines jeden funktionierenden E-Procurement-Systems für die Einkäufer-, wie auch für die Anbieterseite. Eine intelligente PIM-Lösung beinhaltet konsistentes Datenmanagement, erlaubt vollautomatisiertes Katalogmanagement und bietet, dank der Unterstützung jeglicher Datenformate und verschiedener Ausgabekanäle, eine ideale Lösung für effizientes E-Procurement. Zu diesem Schluss kommt auch eine aktuelle, von IBM veröffentlichte Studie1, in der herausgestellt wird, dass dem Produktdaten- und Katalogmanagement als wesentlichen Erfolgsfaktoren für E-SRM-Projekte große Aufmerksamkeit in Entwicklung und Produktivbetrieb gewidmet werden müsse. 1 Quelle: “Produktdaten- und Katalogmanagement aus dem Blickwinkel einkaufender Unternehmen - Praxiserfahrungen, Erfolgsfaktoren und Markteinschätzungen in elektronischen Beschaffungsprojekten“ (IBM Business Consulting Services 2005) Die dezentrale Beschaffung von ausgewählten Gütern und Dienstleistungen und damit die Bestellabwicklung und -verfolgung als wesentlicher Teil des Supply Chain Managements (SCM) ist auf elektronische Produkt- und Katalogdaten angewiesen. Nicht nur aus Anwendersicht ist eine Kataloglösung von zentraler Bedeutung: Mit ihr kann der Bedarfsträger an seinem PC-Arbeitsplatz direkt auf Produkte verschiedener Lieferanten zugreifen und sie bestellen. Auch die elektronische Abwicklung der Transaktionen über EDI, Web-EDI oder andere XML-basierte Methoden ist nur möglich, wenn Produktinformationen auf Lieferanten- und Einkäuferseite aktuell und korrekt gepflegt sind. Somit sind elektronische Kataloge die Basis für eine effiziente Abwicklung von Einkäufen. Die Durchführung von Transaktionen auf Basis elektronischer Kataloge stellt die Verbindung zwischen der einkaufenden und verkaufenden Organisation her. Durch diese unmittelbare Verbindung von Einkäufer- und Verkäuferseite ergeben sich für beide Seiten meist erhebliche Prozesskosteneinsparungen und betriebsinterne Vorgänge (= Prozesse) erfolgen ohne Medienbruch. Unter Medienbruch versteht man einen Wechsel des informationstragenden Mediums innerhalb eines Informationsbeschaffungs- oder -verarbeitungsprozesses. Ein klassisches Beispiel ist die Durchführung einer Bestellung im herkömmlichen Stil: Bestellformulare werden handschriftlich vom Besteller ausgefüllt und zur Genehmigung weitergeleitet, an den Lieferanten gefaxt und beim Lieferanten manuell oder teilautomatisiert in die computergestütze Auftragsabwicklung überführt. Die nach Information suchende oder Informationen verarbeitende Person wird gezwungen, im Verlauf des Prozesses ihre Such- oder Verarbeitungsstrategie zu wechseln, um dem gerade vorliegenden Medium zu entsprechen. Man geht davon aus, dass ein in der Informationskette liegender Medienbruch dazu führt, dass der Informationsbeschaffungs- oder- verarbeitungsprozess hierdurch erschwert, verlangsamt und unter Umständen auch in seiner Qualität gemindert wird. Im Rahmen des E-Procurements strebt man an, durch Integration der Geschäftsfunktionen entlang der Wertschöpfungskette diese Medienbrüche zu vermeiden. Für beide Seiten (Einkauf und Verkauf) werden dadurch Transaktionskosten reduziert und helfen beiden Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben. Daneben werden Übertragungsfehler vermieden und die Verfügbarkeit der Ware kann sofort geprüft werden. Die medienbruchfreie unmittelbare Verbindung der Einkäufer- und Verkäuferseite ist allerdings nur möglich, wenn es für die Übermittlung der Daten einheitlich akzeptierte Standards (z.B. BMEcat oder GDS) gibt und die produktbezogenen Informationen auf beiden Seiten einheitlich und richtig zur Verfügung stehen. Damit ist Product Information Management (PIM) ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen eines E-Procurement-Projekts. Nur die richtige Gewichtung bei Umsetzung und Betrieb dieses kritischen Erfolgsfaktors ermöglicht es Unternehmen, den geplanten ROI und die angestrebte Anwenderzufriedenheit zu erreichen. Product Information Management (PIM) Product Information Management (PIM) ist eine Lösung zur Verwaltung sowie zur internen und externen Synchronisation von Produktinformationen. Durch PIM stehen allen Teilnehmern der Wertschöpfungskette (Handel, Einkäufer, Lieferanten) konsistente Produktinformationen zur Verfügung, die zu erheblichen Produktivitätssteigerungen beitragen. Anbieter wie hybris zeigen, dass dank einer zentralen Datenhaltung sowohl die Qualität, als auch die Verfügbarkeit der Daten als Grundlage für eine effiziente Katalogerstellung und Verwaltung herangezogen werden können. Alle relevanten Produktinformationen werden in einer zentralen Datenbank verwaltet und abgeglichen. Für den Einkauf wird somit das Management von Produkten und Dienstleistungen noch einfacher. Mit der direkten Anbindung des Katalogsystems an bestehende ERP-Systeme, wie z.B. SAP R/3, können Bestellungen unmittelbar aus dem Katalogsystem heraus ausgeführt und an dieses übergeben werden. Das Potenzial durch eine strukturierte Produktdatenverwaltung ist so erheblich, dass es DIE zentrale Herausforderung der nächsten Jahre ist. Die zehn wichtigsten Funktionen einer PIM-Lösung: Die Marktforscher von IDTech2 und MetaGroup3 haben die Kernfunktionen erfolgreicher PIM-Lösung zusammengetragen. Diese Funktionen bilden eine Best-Practices-Liste von Anforderungen, die bei der Auswahl einer E-Procurement- bzw. PIM-Lösung beachtet werden sollten: 1. Zentrale Datenverwaltung mit Abgleich zu Quell-Systemen Eine PIM Lösung sollte die Produktinformationen an einer zentralen Stelle verwalten. Hier muss allerdings sichergestellt sein, dass die Information mit unterschiedlichen Quell- Systemen (z.B. ERP der Lieferanten) abgeglichen wird, um Konsistenz zu gewährleisten. 2. Flexible Produkt-Taxonomie mit Vererbung und Wiederverwendung Das Schema für die Produktdaten muss sowohl erweiterbar, sein, als auch die Definition komplexer Beziehungen zwischen Produkten erlauben. Zudem sollte es klassenspezifische Eigenschaften für Produkte erlauben und Vererbung von Attributen unterstützen. Nur so lässt sich eine Strukturierung und Vergleichbarkeit innerhalb eines großen Bestands an Produktdaten erreichen. 3. Release Management und Versionierung Der Nutzer sollte in der Lage sein, die Auswirkungen von Änderungen an Produktinformationen im Vorfeld zu sehen und an mehreren Versionen parallel arbeiten zukönnen. Typische Anwendungsgebiete sind das Aufdecken von Preisänderungen bei Lieferantenkatalogen. 4. Feingranulare rollenbasierte Berechtigungsvergabe Eine rollenbasierte Zugriffssicherheit sollte kontext-bezogen festlegen, wer welche Informationen sehen und ändern darf. Natürlich sollten die Änderungen nachvollziehbar sein. 5. Transparenter Workflow Egal, ob es um das Einspielen neuer Kataloge oder neuer Preise geht – überall müssen Workflows sicherstellen, dass die Änderungen und Arbeitsschritte in kontrollierten Prozessen ablaufen. 6. Enge Integration von E-Procurement-Funktionalität Sowohl die Anbieter und Lieferanten als auch die Bedarfsanforderer beziehungsweise Einkäufer sind auf einen reibungslosen Prozessfluss auf Basis der Daten angewiesen. Eine e- Procurement-Lösung kann nur dann gute Ergebnisse liefern, wenn sie eng mit dem PIM System verzahnt ist. 7. Zukunftssicherheit und Flexibilität Eine PIM-Lösung sollte technologisch und konzeptionell auf einer Industriestandard-basierten Architektur aufbauen und die Flexibilität für kundenspezifische Anpassungen mitbringen.