SRM - Mit der richtigen Lösung zur effizienten Beschaffung

Supplier Relationship Management – Mit der richtigen Lösung zur effizienten Beschaffung von Dr. Kilian Eyholzer, Walter Kuhlmann (ESPRiT Consulting AG, München) In Zeiten von Verwaltungsreformen und -modernisierungen nimmt die Bedeutung der Informationstechnologie im öffentlichen Bereich immer mehr zu – ganz besonders bei (in) Einkauf und Beschaffung. Internetbasierte Katalog- und Ausschreibungs- systeme sowie elektronische Marktplätze (eProcurement) versprechen nicht nur eine Reduzierung der Beschaffungskosten, sondern auch eine Optimierung von Prozessabläufen bei gleichzeitig steigender Qualität. Ein spannendes Thema. Denn schließlich beträgt das Volumen der öffentlichen Beschaffung in Deutschland rund 12 Prozent des gesamten Bruttoinlandprodukts. Sucht man nach den Hauptcharakteristika der heutigen Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung, so stösst man immer wieder auf Folgendes: eine mehrschichtige, stark dezentrale und autonome Struktur sowie eine geringe Flexibilität in Organisation und Personalmaßnahmen. Hinzu kommen die strengen rechtlichen Vorschriften und Verfahren des Vergaberechts. Dies führt zu komplexen Entscheidungen über die anzuwendenden Vergabeverfahren und damit letztendlich zu extrem hohen Kosten- und Zeitaufwänden in der Beschaffungsabwicklung. Mussten 2002 nur die Voraussetzungen geschaffen sein, öffentliche Aufträge online ausschreiben und elektronisch korrekt eingereichte Angebote akzeptieren zu können, so wird in der aktuellen Regierungsvorlage für die VOL/A 2006 den öffentlichen Auftraggebern sogar das Wahlrecht eingeräumt, nur noch elektronische Angebote zuzulassen. Auf dem Weg zu einer effektiven öffentlichen Beschaffung Angesichts dieser Ausgangslage stellt sich die Frage, wie eine effektivere und effizientere öffentliche Beschaffung mit Hilfe internetbasierter Werkzeuge erreicht werden kann. Die Schaffung der richtigen internen Voraussetzungen, die Implementierung effizienter Vergabeprozesse, eine zielorientierte operative Beschaffungsabwicklung sowie ein modernes Beschaffungscontrolling erweisen sich dabei als entscheidende Erfolgsfaktoren. Schaffung der internen Voraussetzungen In einem ersten Schritt müssen die internen Voraussetzungen für ein strategisches Beschaffungsmanagement geschaffen werden. Ziel dabei ist es, eine klare Beschaffungsstrategie zu definieren, bestehende Strukturen und Prozesse kritisch zu hinterfragen und das Artikelportfolio zu standardisieren. So haben verschiedene Kommunen durch eine Analyse ihrer Beschaffungssituation schnelle Quick Wins realisieren und eine klare Priorisierung der Massnahmen im Bereich der Beschaffung erzielen können. Es zeigte sich, dass über 50 Prozent der für die Beschaffung aufgewendeten Zeit für Laufwege verschwendet werden. Anschließende Umstellungen in Organisation und Budget brachten hier schnell erste Einsparungen. 1 Schaffen der internen Voraussetzungen 2 Ausschreibung und Vergabe 3 Tägliches Einkaufen In teg ra tion m it L ie fera n ten & in te rne n S ys te m e n eVergabe (strategischer Einkauf) eBestellung (operatives Einkaufen) Lieferant Vergabestelle • Bedarfs- meldung Abteilung 1 1 (z.B. zentrale Stelle pro Stadt, (Sachbearbeiter) Bundesamt, Ministerium) • Marktbeobachtung • Katalogsuche/Bestellung Lieferant • Wareneingang • Bedarfsbündelung* 2 • Zahlung • Vergabevorbereitung Abteilung 2 • Ausschreibung (Sekretärin) Lieferant • Reverse Auctions* Katalog 3 • Evaluation/Zuschlag • Rahmenverträge Bestellung z.B. Schule Lieferant • Katalogmanagement (Lehrer) n direkt an Lief. Lieferung direkt an Besteller 4 Beschaffungscontrolling (Analysen und Reporting - strategisch und operativ) Analyse und Auswertung des Bestell- und Ausgabeverhaltens sowie der Lieferantenleistung * = im gesetzlich zulässigen Rahmen www.esprit-consulting.com Seite 2 Vergabeprozess Der nächste konsequente Schritt ist die Implementierung effizienter Vergabeprozesse. Dabei koordiniert im Idealfall eine zentrale Stelle die anfallenden Bedarfe mehrerer zusammengehöriger Organisationseinheiten, bündelt diese so weit als möglich und bereitet anschließend die Ausschreibung und Vergabe vor. So lassen sich deutlich bessere Konditionen erreichen; auch der Lieferant profitiert, da er nur noch eine Kontaktstelle hat. Auf dem Markt existieren bereits Softwareprodukte, die die internen Prozesse der Vergabevorbereitung in idealer Weise unterstützen, und zwar bei der Erstellung der Vergabeunterlagen, der Bekanntmachung, der Angebotsbeurteilung und der Zuschlagserteilung. Mit Hilfe der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung) wurde in Zusammenarbeit mit führenden Softwareherstellern ein Kriterienkatalog für die elektronische Vergabe erstellt. Werden diese Kriterien berücksichtigt, können mit eVergabe Systemen markante Einsparungen im Bereich der Prozesskosten erreicht werden. So könnten nach Auffassung der Europäischen Kommission durch die flächendeckende Abwicklung der öffentlichen Aufträge über das Internet Einsparungen von bis zu 5 Prozent der Beschaffungspreise und von 50 bis 80 Prozent der Abwicklungskosten erreicht werden. Eindrucksvolle Beispiele im kommunalen Bereich sind die Freie und Hansestadt Hamburg und die Stadt Frankfurt am Main, die ihre Aufträge via Internet ausschreiben. Zusätzlich zur Optimierung interner Vorgänge kann auch der externe Vergabeprozess (Ausschreibung, Eingabe von Angeboten) durch elektronische Lösungen abgebildet werden. Beispiel: die Vergabeplattform des Bundes (www.e-vergabe.bund.de). Öffentliche Auftraggeber informieren sich dort online über zu vergebende Aufträge; die Anbieter laden die elektronischen Ausschreibungsunterlagen aus dem Internet herunter und reichen später auf dem elektronischen Weg ihre Teilnahmeanträge bzw. Angebote ein. Operative Beschaffungsabwicklung Ein zentraler Multi-Lieferanten-Katalog bildet die Basis für den nächsten wichtigen Schritt auf dem Weg zu einer effizienten Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung, nämlich das tägliche operative Bestellen. Wurde früher von einzelnen Mitarbeitern oft willkürlich und unkoordiniert bei beliebigen Lieferanten eingekauft, kann im Rahmen moderner integrierter Systeme durch den Einsatz elektronischer internetbasierter Bestellsysteme die Bedarfsgenerierung und -erfüllung gesteuert und koordiniert werden. Der einzelne Mitarbeiter durchsucht dabei einen zentral zur Verfügung gestellten Katalog, füllt online seinen Warenkorb und setzt anschließend die Bestellung ab. Für den Fall, dass er den gewünschten Artikel nicht findet, kann er auf elektronischem Weg eine Bedarfsmeldung in Form einer Freitextbestellung generieren. Diese wird dann von einer zentralen Stelle bearbeitet. Die Bestellung geht – nach vollzogener Budgetprüfung – direkt zum Lieferanten, wodurch der strategische Einkauf von operativen Aufgaben entlastet wird. Die Schweizerischen Bundesbahnen haben mit der Einführung der SAP Lösung Enterprise Buyer Professional eine derartige Dezentralisierung der operativen Beschaffung erreicht. Heute können über 1.000 Bedarfsträger rund 22.000 Artikel aus einem zentralen Multi-Lieferanten-Katalog bestellen. Prozesskosten und Bestelldurchlaufzeiten wurden dadurch - bei gleichzeitiger Verbesserung der Kontrolle - stark verringert. In Deutschland setzt beispielsweise das Land Hessen vergleichbare eProcurement Lösungen ein. Für die Zukunft ist zu erwarten, dass nicht nur Bestellprozesse, sondern zunehmend auch Rechnungsstellungs- und Zahlungsprozesse elektronisch abgewickelt werden. Beschaffungscontrolling Schliesslich ist auch der vierte Bereich, das Beschaffungscontrolling, nicht zu vernachlässigen.