Wie wichtig ist das Commitment des Einkäufers für das Auktionsergebnis?

Wie wichtig ist das Commitment des Einkäufers für das Auktionsergebnis? Einkaufs-Auktionen sind heute aus dem professionellen Einkauf nicht mehr wegzudenken. Während sie Ende der 90er Jahre noch als exotische und obendrein nur für hochgradig standardisierte Commodities geeignete Management-Flausen galten, sind Auktionen heute in zahlreichen Einkaufsorganisationen das Mittel der Wahl, wenn es um die Verhandlung von Preisen, insbesondere auch für keineswegs standardisierte Produkte und Dienstleistungen, geht. Ampel-, Rang- oder Preisauktion, Holländisch oder doch Japanisch? Auch die anfangs ungewohnte Begrifflichkeit ist den Einkäufern heute in Fleisch und Blut übergegangen. Das Wissen, welches Auktionsformat in welcher Beschaffungssituation angezeigt ist und warum, ist bereits in vielen Unternehmen vorhanden. Wer intern noch nicht auf dieses Wissen zurückgreifen kann, hat die Möglichkeit, sich das kleine Auktions-1x1 im Rahmen eines Pilotprojekts von einem Spezialisten vermitteln zu lassen. Die Frage ist heute nicht mehr, ob man Auktionen nutzt, sondern mit welchem Erfolg man auktioniert. Während die Wahl des richtigen Auktionsformates fraglos ein zentrales Erfolgskriterium ist, rückt heute die Frage nach dem Commitment, also der Verbindlichkeit, immer mehr in den Mittelpunkt des Interesses. Auktionsergebnisse bleiben häufig nicht wegen der Wahl des falschen Auktionsformates, sondern wegen unklar formulierter Auktionsregeln unter den Erwartungen. Auf den Punkt gebracht kann man diesen Umstand folgendermaßen zusammenfassen: Ein Anbieter, der sich sicher sein kann, dass er als Gewinner der Auktion auch den infrage stehenden Auftrag für sich verbuchen kann, wird vermutlich eher bereit sein, an seine preisliche Grenze zu gehen, als ein Anbieter, der sich aufgrund eines fehlenden Commitments seitens des Einkaufs nicht sicher sein kann, ob er im Erfolgsfall auch durch entsprechende Beauftragung belohnt wird. Deshalb sind Unternehmen, die regelmäßig Auktionen als Mittel zur Preisverhandlung einsetzen, gut beraten, wenn Sie ihren Lieferanten verlässliche Bedingungen für die Auftragsvergabe anbieten, um mit Einkaufsauktionen auch langfristig beste Ergebnisse erzielen zu können. Diese Auktionsregeln müssen nicht unbedingt schriftlich fixiert werden. Auch ungeschriebene Regeln können, wenn sie stets eingehalten werden, der Lieferantenseite die für erfolgreiche Auktionen notwendige Verbindlichkeit signalisieren. Umgekehrt kann ein Unternehmen alle Vorteile, die Auktionen dem Einkauf bieten, verspielen, wenn die Auftragsvergabe im Anschluss an eine Auktion unberechenbaren Regeln folgt. Da wäre zunächst der naheliegendste Vorteil - „der beste Preis“. Auktionen erzielen erfahrungsgemäß dann den besten Preis, wenn das Auktionsformat unter Berücksichtigung der Angebotspreise aus der vorangegangenen Ausschreibung richtig gewählt wurde und alle relevanten Auktionsparameter auf die jeweilige Beschaffungssituation optimal angepasst wurden. Fehlt jedoch ein eindeutiges Vergabe-Commitment, so wird der Preis unter seinen Möglichkeiten bleiben, weil die Teilnehmer einen Anreiz haben, sich noch „etwas Luft“ für die anschließende konventionelle Verhandlung zu bewahren. Prozessverbesserung: Auktionen verbessern den Verhandlungsprozess zunächst, indem sie ihn standardisieren. Aus einem wohldefinierten Auktionsprozess geht ein Anbieter als Sieger hervor und kann unter Vertrag genommen werden. Wenn alle Schritte von der Ausschreibung bis zur Auktion korrekt durchgeführt wurden, steht einer Beauftragung des Auktionsgewinners nichts im Wege. Einkäufer, die dennoch zögern, fürchten den mit einer eindeutigen Vergaberegel verbundenen Automatismus - „Gewinner bekommt den Auftrag“. Was, wenn dadurch nicht der Wunschlieferant zum Zuge kommt? Diese im ersten Moment verständlichen Befürchtungen verdeutlichen einen grundlegenden Unterschied zwischen konventioneller Verhandlung und Auktion. Eine gute Auktion ist darauf abgestimmt, dass sie unter den gegebenen Bedingungen den besten Preis hervorbringt. Kann man den dahinter stehenden Lieferanten nicht akzeptieren, so hat man bei der Auktionsvorbereitung bereits entscheidende Fehler gemacht. Bei einer Auktion mit für den Einkauf bindender Vergaberegel muss man jeden möglichen Gewinner akzeptieren können. Kann man die Lieferanten nicht direkt vergleichen, so bietet sich die Einführung eines relativen oder absoluten Bonus/Malus an, der bewertbare Unterschiede bei Lieferanten auszugleichen vermag. Wenn dies nicht möglich ist, so ist eine Auktion mit bindender Wirkung nicht ratsam. Revisionssicherheit: Vor allem große, börsennotierte Unternehmen schätzen elektronische Ausschreibungen und Auktionen, weil Sie einen durchgehend dokumentierten und damit revisionssicheren Prozess bieten. Die auf eine Ausschreibung folgende konventionelle Preisverhandlung lässt selbst mit Verhandlungsprotokoll die entscheidende Frage offen, wie weit die unterlegenen Lieferanten gegangen wären, hätte man unmittelbar mit den Geboten der Mitbewerber konfrontiert. So kann bei konventionellen Verhandlungen nicht mit letzter Gewissheit ausgeschlossen werden, dass die Auftragsvergabe nach anderen als streng wirtschaftlichen Kriterien erfolgt. Auf Grund des Auktionsergebnisses hingegen, lässt sich auf einen Blick feststellen, aus welchen Gründen man sich für diesen oder jenen Lieferanten entschieden hat, denn die Spanne vom jeweils besten Preisangebot der Ausschreibung bis zum jeweils besten Preisangebot im Rahmen der Auktion und damit die Verhandlungsbereitschaft jedes Lieferanten lässt sich durch die Auktion unbestechlich dokumentieren. Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass sich die Ziele bester Preis, Prozess-Effizienz und Revisionssicherheit am Besten durch eine den Gegebenheiten der Beschaffungsaufgabe entsprechend optimal aufgesetzte Auktion mit verbindlicher Vergaberegel erreichen lassen. Moderne Ausschreibungs- und Auktionsplattformen bieten heute mannigfaltige Möglichkeiten eine Verhandlung so aufzusetzen, dass der im Rahmen der Auktion für jeden Teilnehmer unmittelbar spürbare Wettbewerbsdruck bestmögliche Ergebnisse hervorbringt.