Der optimale Weg zur Outsourcing-Lösung

Der D optimale Weg zur ti l W Outsourcing-Lösung Lothar Leger g B&L Management Consulting GmbH © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Fünf Schritte zum Erfolg • Ineffizientes Dokumenten-Management fällt kurzfristig nicht auf. Kosten sind nicht transparent Rechtliche Unsicherheiten wirken sich erst bei einer Prüfung aus üf • Der Markt bietet mit professionellen Angeboten, wie z.B. SaaS, genug Anreize, um kurzfristig z B SaaS Anreize DMS-Potenziale erschließen zu können. © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Lohnt sich Outsourcing? Outsourcing von DMS bietet eine ganze Reihe von Vorteilen. Vorteilen Allein die Einspar- potenziale bewegen sich g zwischen 10% u. 20%! Angaben: Anzahl Nennungen Angaben: Anzahl Nennungen gabe a e u ge * Quelle: B&L, Studie „Outsourcing von Dokumenten Management“, Juni 2008 © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Welchen Ängsten und Befürchtungen werden Sie begegnen? Die Gefährdung des Datenschutzes und die Abhängigkeit vom Dienstleister sind neben dem Verlust der Kontrolle nach wie vor die größten Ängste und Befürchtungen.* Angaben: Anzahl Nennungen * Quelle: B&L, Studie „Outsourcing von Dokumenten Management“, Juni 2008 © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Abstimmung der Sourcing-Strategie • Generelle Bereitschaft (auch und gerade auf der Führungsebene) klären. • Ziele von Anfang an definieren und offen kommunizieren. • Bedenken aufgreifen und diskutieren. • Ist das Volumen überhaupt ausreichend? • Lassen sich die Prozesse abgrenzen? • Sourcing-Strategie festlegen. © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Ein reibungsloser Prozessablauf muss jederzeit gewährleistet sein • Prozesse abbilden. Posteingang Mengen, Häufigkeiten, .. Mengen Hä figkeiten Vorbereitung Aufbereitung, Erkennung + von Dokumententypen Dokumententypen, Digitalisierung Vorindexierung, OCR/ICR, Sichtprüfung, … Weitere Zusammenführung von Aufbereit- Einzelseiten, ung Indexergänzung, … Weiterleitung, Workflow Wiedervorlage, Archivierung, Archivierung … © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Ein reibungsloser Prozessablauf muss jederzeit gewährleistet sein • Prozessmodell ergänzen. Posteingang Dokumentarten IT-Systeme Vorbereitung + Schnittstellen Ressourcen Digitalisierung Weitere Rechtliche Vorgaben Steuerung Aufbereit- ung Workflow © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Anforderungen und SLAs festlegen • Anforderungskatalog mit Gewichtung Wie ist der Posteingang zu behandeln? g g Sind zeitliche oder organisatorische Restriktionen zu beachten? Welche Erkennungsrate ist notwendig? Welcher Grad der Automatisierung ist erforderlich? Welche F ld W l h Felder müssen ausgelesen, welche können ü l l h kö aus anderen Systemen generiert werden? Lohnt sich der Einsatz elektronischer Signaturen? © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Anforderungen und SLAs festlegen • SLAs zumindest grob definieren Aufgabenteilung g g Verantwortlichkeiten Bereitstellungs- und Reaktionszeiten Ab wann gilt eine Leistung als erbracht? Sparsam mit Pönalen umgehen (das wirkt immer in beide Richtungen) b id Ri ht ) © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Einhaltung gesetzlicher Vorgaben obliegt der outsourcenden Organisation • Rechtliches Umfeld GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Vorgaben für die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten (§11 BDSG) • §11 Abs.1: Werden personenbezogene Daten im Auftrag durch andere Stellen erhoben, Abs 1: erhoben verarbeitet oder genutzt, ist der Auftraggeber für die Einhaltung der Vorschriften dieses Gesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz verantwortlich. Die in den §§ 6, 7 und 8 genannten Rechte sind ihm gegenüber geltend zu machen. Zusätzliche branchenspezifische Gesetze und Richtlinien © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Outsourcing-Verträge sollten wie Mietverträge abgefasst werden • Zur Regelung aller Belange ist ein schriftlicher Vertrag zu schließen. Der Vertrag ist umso präziser und detaillierter zu gestalten, je mehr das Outsourcing in die Kernprozesse eingreift eingreift. Aber: je detaillierter, desto größer ist die Gefahr, dass das Vertragsverhältnis zu einem weisungsabhängigen Dienstverhältnis wird. • Leistungen, Schnittstellen zwischen den Parteien und Verantwortlichkeiten in einer Leistungsbeschreibung regeln. © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Das Angebot ist groß und vielseitig Posteingangs- bearbeitung, Rechnungs- erfassung und E Mail E-Mail- Archivierung sind die Favoriten.* * Quelle: B&L, Studie „Outsourcing von Dokumenten Management“, Juni 2008 © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Der optimale Weg zur Outsourcing-Lösung © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 B&L begleitet Sie … 20% Messerabatt bei der Potenzialanalyse und der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, bei der Prozessmodellierung und der Konzeption, bei der Suche und Auswahl der richtigen Partner, auf den regulären Preis lä P i bei der Umsetzung der Lösung. B&L, Architekten für ECM und DMS. © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Vielen Dank für Ihr Interesse! Fragen Sie nach uns am VOI-Stand g in Halle 3 oder k d kontaktieren Sie uns direkt: k d k B&L Management Consulting GmbH Lothar Leger Tel.: 069-1330930 E-Mail: leger@bul-consulting.de E Mail: leger@bul consulting de Internet: www.bul-consulting.de © B&L Management Consulting GmbH Outsourcing von DMS DMS-Forum, CeBIT 2009