Adressaktualisierung für erfolgreiches Fundraising mit POSTADRESS MOVE

Case Study Kunde Malteser Hilfsdienst e. V. Relevanter Markt Hilfs- und Wohlfahrtsorganisationen, Fundraiser Gründungsjahr 1953 Größe des Kunden rund 1 Million Förderer und Spender, über 12.000 hauptamtliche sowie mehr als 35.000 ehrenamtliche Mitarbeiter Problematik Adressaktualisierung bei ca. 1,3 Millionen Anschriften Ziel Optimierung der Kosten im Bereich Adressaktualisierung Lösung POSTADRESS MOVE Ergebnis Minimierung des Kosten- und Verwaltungsaufwands Aktuelle Adressen für erfolgreiches Fundraising. Adressaktualisierung mit POSTADRESS MOVE Das Unternehmen Die Ausgangssituation Der Malteser Hilfsdienst mit Sitz in Köln gehört zu den Der Malteser Hilfsdienst verschickt mehrfach im Jahr großen Hilfsorganisationen in Deutschland. Für die Mailings. Neben der Regelkommunikation mit seinen 1953 vom Malteserorden und der Caritas gegründete Mitgliedern gehören dazu auch Spendenmailings, in de- Organisation sind mehr als 35.000 ehrenamtliche und nen Mitglieder, Spender und/oder Interessenten gezielt rund 12.000 hauptamtliche Mitarbeiter im Einsatz. um Gelder für bestimmte Hilfsprojekte gebeten werden. Sie engagieren sich an 700 Standorten in Deutschland In Fällen von Naturkatastrophen oder Unglücken kom- men spontane Spendenaufrufe dazu. Bei der Menge von 1,3 Millionen Anschriften, die der Malteser Hilfsdienst in seiner Datenbank verwaltet, ist es nicht zu vermeiden, dass Anschriften veralten – schließ- lich ziehen jedes Jahr rund 10% der deutschen Bevölke- rung um. So wechseln Mitglieder ihren Wohnort, ohne die Organisation darüber zu informieren, und durch Hochzeiten oder Scheidungen kommt es zu Namensän- im Sanitätsdienst, in der Erste-Hilfe-Ausbildung, im derungen, durch die einige Mailings mit dem Vermerk Katastrophenschutz, in Besuchs- und Begleitungsdiens- „unzustellbar“ an die Malteser zurückkommen. ten, in der Hospizarbeit, in der Jugendarbeit sowie in Programmen der Gesundheitsförderung und Präven- Solche veralteten Anschriften verhindern, dass die An- tion. Außerdem unterstützen die Malteser rund 200 schreiben die Empfänger erreichen; ein Spendenaufruf Hilfsprojekte in über 20 Ländern. läuft somit ins Leere und bleibt erfolglos. Hinzu kommt, dass jede Retoure mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Möglich wird diese Arbeit durch die etwa 1,3 Millionen Der Postrückläufer muss bearbeitet, bei Mitgliedern – Fördermitglieder und Spender, die sich mit ihren Beiträ- die einen Anspruch auf Information, auf Beitrags- und gen und Zuwendungen für die Malteser einsetzen. Spendenquittungen haben – muss die neue Anschrift recherchiert und das Schreiben erneut versendet werden. Nachsendeauftrag gestellt haben. Die Daten der er- Bis November 2002 hatten die Malteser mit einem rela- gänzenden Umzugsinformationen stammen von der tiv hohen Anteil von Retouren zu kämpfen. Sie suchten umziehenden Person selbst, die ihre Änderung der nach einer Lösung, um die vermeidbaren Kosten dafür Deutschen Post Adress oder Partnern mitgeteilt hat, oder zu minimieren. In der Deutschen Post Adress fanden sie aus öffentlich zugänglichen Verzeichnissen. In jedem Fall einen Anbieter, der seitdem mit der Umzugsdatenbank gilt, dass die umziehende Person über die Weitergabe POSTADRESS MOVE eine optimale Lösung für die und den Zweck der Speicherung informiert wurde und Anforderungen der Hilfsorganisation liefert. die Daten der gleichen Qualitätsprüfung unterliegen. Die Lösung Das Ergebnis Um dem Problem der veralteten Anschriften und der Dank des Einsatzes von POSTADRESS MOVE konnte hohen Retourenquote entgegenzuwirken, gleichen die die Zahl der Retouren stark gesenkt werden. Jedes Jahr Malteser seitdem seine Adressdaten regelmäßig gegen aktualisieren die Malteser durch die Abgleiche etwa die Umzugsdatenbank POSTADRESS MOVE ab. 45.000 Anschriften. Die internen Prozesse wurden op- timiert, Kosten für Vorausverfügungen, Anschriftener- Damit nutzt die Hilfsorganisation für die Aktualisierung mittlung und Zweitaussendungen minimiert. Zudem ist zum einen die jährlich 4,5 Millionen Daten aus dem sichergestellt, dass der wertvolle Spenderkontakt durch Nachsendeverfahren der Deutschen Post – die aktuellen pünktlich zugestellte Schreiben und Spendenmailings Anschriften von Privatpersonen, die aufgrund ihres Um- bestehen bleibt. zugs einen Nachsendeauftrag gestellt und sich mit der Weitergabe ihrer Adressen einverstanden erklärt haben. Für die wenigen Adressen, die selbst über die Umzugs- Diese Nachsendeaufträge werden im Auftragszentrum datenbank POSTADRESS MOVE nicht auf den neusten für Lagerung und Nachsendung (AZLN) der Deutschen Stand gebracht werden können, nutzen die Malteser Post in München erfasst, tagesaktuell an die Deutsche eine weitere Aktualisierungslösung der Deutschen Post Post Adress übermittelt und dort in POSTADRESS Adress, nämlich die telefonische Anschriftenermittlung MOVE übernommen. von Adress Research. Zum anderen nutzen die Malteser seit 2006 zusätzlich die sogenannten ergänzenden Umzugsinformationen der Deutschen Post Adress. Damit verkleinert sich die Datenlücke der Personen, die beispielsweise keinen Deutsche Post Adress GmbH & Co. KG Am Anger 33 Telefon: +49 (0) 5241 53 93-0 E-Mail: info@postadress.de 33332 Gütersloh Telefax: +49 (0) 5241 53 93-49 Internet: www.postadress.de