Data Governance und ROI

Data Governance und ROI Wie sich durch Datenkontrolle Kosten senken lassen Ein DataFlux-Whitepaper von Gwen Thomas In ökonomisch angespannten Zeiten suchen verantwortungsvolle Unternehmensleiter nach Möglichkeiten zur Einsparung von Kosten. Data Governance – die zielgerichtete und koordinierte Kontrolle der unternehmensweiten Datenbestände – kann hier einen wichtigen Beitrag leisten. Das vorliegende Whitepaper nennt sieben Bereiche, in denen Data- Governance-Programme zur Kostensenkung beitragen, und beschreibt ein Verfahren zur Ermittlung des Return on Investment (ROI) solcher Programme. Was ist Data Governance? Data-Governance-Programme können ganz unterschiedliche Formen annehmen. Einige konzentrieren sich auf Compliance, Security und den Zugang zu den Daten. Andere widmen sich der Datenqualität Bei wieder anderen stehen die Datenintegration, die Wertsteigerung des Informationsbestands oder die Transformation der Daten in Vordergrund. Data- Governance-Programme können auf einen einzigen Datenspeicher oder eine bestimmte Datenmenge bezogen sein oder den Blick auf das große Ganze richten und dort auf Standardisierung, Revisionsfähigkeit und angemessene Entscheidungsfindung hinwirken. Unabhängig davon, wie sich Data Governance manifestiert, haben alle diese Programme bestimmte Vorgehensweisen gemein: Im Rahmen von Data-Governance-Initiativen werden • Richtlinien und Normen abgestimmt, • Entscheidungsbefugnisse festgelegt, • Zuständigkeitsbereiche definiert, • Eskalationsverfahren etabliert, • Interessensgruppen und deren Anforderungen benannt und • die Kommunikation mit ihnen abgestimmt. Charakteristisch ist außerdem, dass alle diese Vorgänge abteilungs- und funktionsübergreifend stattfinden. Die Mitwirkenden an Data-Governance-Programmen entwickeln daher folgende Fähigkeiten: • Sie finden heraus, wo beim Datenmanagement Lücken bestehen oder Arbeiten doppelt ausgeführt werden. • Sie lernen Softwareprodukte kennen und erfahren, wie sich diese zum Erreichen diverser Ziele einsetzen lassen. • Sie werden sich bewusst, wie Prozesse ineinandergreifen, aufeinander aufbauen und voneinander abhängen. • Sie erkennen, wo Geld ausgegeben wird, und oft auch, wie sich die Kosten dämpfen lassen. Im Folgenden wollen wir sieben Bereiche darstellen, in denen Data Governance einen konkreten Nutzen verspricht. Selbst wenn im Unternehmen nur ein einziger dieser Aspekte relevant ist, kann sich eine entsprechende Initiative aufgrund der zu realisierenden Einsparungen bezahlt machen. Treffen sogar mehrere der genannten Punkte zu, macht das den Aufwand für Data Governance schnell zu einer der sinnvollsten Investitionen überhaupt. 1. Data Governance hilft unnötigen technischen Aufwand zu vermeiden In den meisten Unternehmen ist klar definiert, wer für die technischen Systeme verantwortlich ist, und es dürfte normalerweise kein Problem sein, jemanden zu finden, der Auskunft darüber geben kann, ob sich eine bestimmte Software für einen bestimmten Einsatzzweck eignet. Weit weniger Klarheit herrscht, sobald es um Dienste, Feeds, Abfragen und andere Mechanismen der Bereitstellung von Daten in Repositories, Anwendungen, Portalen und Berichten geht. Die Folge: Zahlreiche Arbeiten werden mehrfach ausgeführt. In vielen Data- Governance-Programmen behalten daher sogenannte Data Stewards den Überblick über Speicherorte, Bewegungen und Nutzungsformen der Daten. So lässt sich unnötiger Aufwand vermeiden. Betrachten wir folgendes Beispiel. Die Marketingleiterin eines großen Finanzinstituts plant die Implementierung einer Business-Intelligence-Lösung zur Verbesserung des Reporting- Prozesses und beschreibt ihr Vorhaben den Datenverantwortlichen im Unternehmen. Dabei kommt zu Tage, dass einer dieser Data Stewards die erforderlichen Informationen aus einer der Marketingleiterin bislang unbekannten Datenquelle bezieht. Im Verlauf der Diskussion zeigt sich, dass die geplante Lösung überflüssig ist und die alternative Quelle nicht nur alle von der Managerin benötigten Informationen liefert, sondern dass die Daten dort auch mehrere Monate früher bereitstehen als erwartet. Die Datenverantwortlichen sind davon derart angetan, dass sie dem Top-Management melden, das Data-Governance-Programm des Unternehmens habe sich bereits durch diese neue Erkenntnis für ein ganzes Jahr bezahlt gemacht. 2. Data Governance hilft die Kosten doppelter Kontrollen einzusparen Wenn Compliance eine Rolle spielt, reicht es nicht aus, Technik bloß „bereitzustellen“. Die Technik muss auch überwacht werden, dokumentiert werden und revisionssicher sein – eine Erkenntnis, die zu einer wahren Kostenexplosion geführt hat. So schätzte das Marktforschungsunternehmen AMD Research, den Aufwand im Bereich Governance, Risikomanagement und Compliance im Jahr 2008 auf über 32 Milliarden US-Dollar. 1 Möglicherweise benötigen die Techniker Hilfe, wenn sie unnötige Kosten vermeiden sollen. Sie sind zwar versiert in der Bereitstellung technischer Lösungen, aber ihnen fehlt es an Erfahrung im Zusammenhang mit Kontrollen, Dokumentationen oder der Interaktion mit Betriebsprüfern. Es ist wenig sinnvoll, von Technikern zu verlangen, dass sie selbst herausfinden, welches Kontrollverfahren sich am besten zur Erfüllung der Compliance- Anforderungen eignet. Sinnvoll ist es, dass ein Data-Governance-Team sie dabei unterstützt. Da sich ein solches Team aus Vertretern unterschiedlicher Fachbereiche zusammensetzt, ist es in der Lage, Dinge zu sehen, die andere nicht erkennen. Einige Beispiele aus der Praxis: • Ein Manager, der die Einhaltung von Richtlinien nach dem Sarbanes-Oxley Act überwacht, fordert eine Reihe kostspieliger Tests an, mit denen im Nachhinein bewiesen werden soll, dass Finanzdaten normkonform aus einem Repository in ein anderes übertragen wurden. Die Data-Governance-Beauftragten erhalten davon 1 AMR Research: „The Governance, Risk Management, and Compliance Spending Report, 2008–2009: Inside the $32B GRC Market“. 25. März 2008. Kenntnis und schlagen vor, einen entsprechenden Kontrolllauf bereits während des Datenübertragungsprozesses stattfinden zu lassen. So lässt sich der Compliance- Nachweis deutlich kostengünstiger erbringen. • Die Compliance-Abteilung eines Unternehmens ist kurz davor, den Zugriff auf Firmendaten auf Basis der aktuellen Gesetzeslage neu zu gestalten. Das Team Data Compliance kommt jedoch zu dem Schluss, dass die meisten Maßnahmen überflüssig sind, weil sie unter dem Etikett „Best Practices“ bereits umgesetzt wurden. Folge: Die behördlichen Anordnungen können zu einem Bruchteil der Kosten erfüllt werden. • Ein Team von Mitarbeitern, das die Bücher eines Unternehmens zur Betriebsprüfung vorbereiten soll, erwartet, dass die IT-Abteilung ein Berichtsformat zur Dokumentation bestimmter Datenverarbeitungsschritte entwickelt. Zur Überraschung der Mitarbeiter werden alle betreffenden Schritte bereits standardmäßig von den vorhandenen ETL-Tools (Extraktion, Transformation, Laden) und Werkzeugen zur Datenqualitätssicherung protokolliert. Data-Governance-Teams sind üblicherweise „mehrsprachig“ und in Risikomanagement, Compliance, Betriebswirtschaft, Security und Technik gleichermaßen zu Hause. Sie fungieren als Übersetzer und sind in der Lage, nach bestehenden Lösungen für neue Anforderungen zu suchen. Da sie eng mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten, die im Unternehmen für Datenmanagement und Datenqualitätssicherung zuständig sind, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie auch die entsprechenden Tools – etwa für ETL und Stammdatenmanagement – kennen. 3. Data Governance hilft teure Projektverzögerungen zu verhindern Betrachten wir folgendes Szenario: Im Rahmen eines technischen Projekts wird ein Datenarchitekt oder -modellierer gebeten, eine Datenbank oder einen anderen Datenspeicher anzulegen oder zu modifizieren. Er schaut sich die Anforderung genauer an und erkennt, dass dadurch ein Konflikt mit bereits vorhandenen Anwendungen oder Berichtsformaten entstünde. Eigentlich kann er es nicht verantworten, den Auftrag auszuführen. Was folgt daraus? In Unternehmen ohne Data Governance bleibt das Problem beim Projektleiter hängen. Er muss es nachvollziehen, die Betroffenen ermitteln, mit ihnen zusammen Lösungsvorschläge erarbeiten und seinen Vorgesetzten die neue Vorgehensweise verkaufen. Verzögerungen im Projektfortschritt sind dadurch fast unvermeidlich. In Unternehmen mit einer ausgeprägten Data-Governance-Kultur sind die Betroffenen dagegen häufig bekannt und müssen nicht erst gefunden werden. Auch haben solche Unternehmen Mechanismen parat, die dafür sorgen, dass bei abteilungsübergreifenden Projekten alle Betroffenen gehört werden. Sie haben Prozesse zur Entscheidungsfindung und Problemlösung etabliert. Und sie haben dafür gesorgt, dass Mitarbeiter, die für betriebswichtige Daten verantwortlich sind, eng mit den Kollegen zusammenarbeiten, die die entsprechende IT-Struktur bereitstellen. In einem solchen Unternehmen bittet der Projektleiter das Data-Governance-Team um eine Analyse der Lage. Seine sonstigen Aufgaben muss er dazu nicht vernachlässigen. Idealerweise erhalten Architekten und Governance-Beauftragte schon frühzeitig Einblick in die Projektpläne, so dass sie etwaige Probleme schon zur Sprache bringen können, bevor sie sich überhaupt negativ auf den Projektfortschritt auswirken können. 4. Data Governance hilft kostspieligen Datenproblemen vorzubeugen In einigen Data-Governance-Programmen steht zunächst die Problembeseitigung im Vordergrund. In ausgereifteren Programmen wird versucht, Probleme erst gar nicht entstehen zu lassen.