„Transparenzmanagement - Strategische Bedeutung und Lösungen für den professionelleren Umgang mit Informationen in Unternehmen“

Experten-Roundtable „Transparenzmanagement – Strategische Bedeutung und Lösungen für den professionelleren Umgang mit Informationen in Unternehmen“ Name: Univ.-Professor Dr. Jörn-Axel Meyer Funktion/Bereich: wiss. Direktor Deutsches Institut für kleine und Organisation: mittlere Unternehmen Liebe Leserinnen und Leser, Unternehmen besitzen eine Vielzahl von mehr oder weniger vertraulichen Informationen, an denen zwar viele Interesse, aber nur wenige ein Auskunftsrecht besitzen. Vor dem Hintergrund von Herausforderungen wie Schadensbegrenzung in Krisensituationen oder der nachhaltigen Sicherung von Wettbewerbsvorteilen auf Basis von Informationen und Wissen wird klar, dass Unternehmen sich mit Transparenzmanagement beschäftigen sollten. Umfang und Tiefe der Transparenz für wichtige Situationen sollten systematisch analsiert und dann entsprechende Maßnahmen festgelegt werden. Transparenzmanagement liegt im eigenen Interesse jedes Unternehmens und sollte also insb. auch strategisch gedacht und umgesetzt werden. Auch die Entwicklung der sozialen Medien und der damit verbundenen Risiken und Chancen (WIKILEAKS!) sind Treiber der Bedeutung von Transparenzmanagement. Hierzu hat das Deutsche Institut für kleine und mittlere Unternehmen e.V. (DIKMU) in seiner jüngst erschienen Studie und ein Konzept zum Transparenzmanagement für Unternehmen entwickelt (www.dikmu.de) In diesem Online-Roundtable diskutieren führende Experten aus Unternehmen (Markom-/ PR–Leiter), von Agenturen, von Beratungen und aus praxisnaher Forschung und Analyse sowie aus Social Medien über die strategische Bedeutung, die Rahmenbedingungen für Notwendigkeit, Einsatz und Umfang und die Erfolgsfaktoren von Transparenzmanagement, auch anhand von konkreten Beispielen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Frage 1: Status zu Transparenzmanagement in Unternehmen Welchen Stand haben wir in deutschen Unternehmen dazu? Für welche Unternehmen – Typen, Größen, Branchen – ist das von besonderer Bedeutung, und inwiefern wird dies als solche erkannt? Antwort: Leider zeigt die jüngste Vergangenheit, dass weder die Politik noch große Unternehmen Fälle ungewollter Transparenz professionelll zu handhaben. Unternehmen sind regelmäßig überrascht, wenn ungewollt und ohne ihr Wissen Interna an die Öffentlichkeit gelangen und sie in Erklärungsnot geraten. Wenn bereits derartige Institutionen dies nicht können, so ist es bei den kleinen und mittleren Unternehmen besonders schlecht bestellt. Ein langfristiges Transparenzmanagement gibt es wohl noch nirgens. Nicht jedes Unternehmen wird zudem einsehen, ein aufwändiges Transparenzmanagement durchzuführen. Gerade die kleineren Mittelständler müssen sich fragen, wann dies sinnvoll ist. Große, in der Öffentlichkeit stehenden Unternehmen sollten es in jedem Falle betreiben. Aber auch kleinere, F&E- orientierte und wissensbasierte Entwickler und Dienstleister können daran nicht vorbei gehen, ebenso Unternehmen, die sich in Krisen oder in schnell wachsenden, auch internationalen Kooperationen bewegen. Für sehr kleine und in der Branchenroutine befindliche Mittelständler hingegen erscheint dies etwas überzogen. Sie sollten einzelne Elemente aufgreifen, z. B. ein Auditing zur Analyse der möglichen Transparenzfälle. www.competence-site.de Seite 2 Frage 2: Was sind die treibenden Faktoren für mehr Transparenzmanagement in Unternehmen? Antwort: KIK, Lidl, die Deutsche Bahn – die Versuche, die eigenen Mitarbeiter möglichst transparent zu machen, Google´s Datensammlung, jüngste Datenschutzskandale und wachsende Informationsbegehrlichkeiten des Staates haben in der Öffentlichkeit nicht nur den Eindruck von zunehmender Datensammelwut hinterlassen, sondern auch eine Diskussion und Sensibilisierung zur Transparenz von Bürgern, Politik und Staat, von Unternehmen und Datenbanken nach sich gezogen. Daneben steht das wachsende Interesse der Öffentlichkeit über die Herkunft und Herstellung von Produkten sowie den Umgang der Unternehmen mit ihren Mitarbeitern aufgeklärt zu werden. Unternehmen reagieren darauf nicht nur unsicher sondern auch mit überzogener Verschlossenheit. Doch weder das eine noch das andere Extrem der Transparenz erscheint angemessen. Vielmehr bewegt existiert ein Spektrum zwischen maximaler Transparenz und absoluter Diskretion. Unternehmen müssen daher wesentlich sensibler und planmäßiger mit ihren Informationen umgehen und dass zwingt zu Transparenzmanagement. Aber grundsätzlich sind es nicht nur die Unternehmn, die hier angesprochen sind, sondenr auch die Politik, Verwaltungen, Wissenschaft und auch einzelne Personen von Prominenten bis hin zu jedem einzelnen Bürger, der sich z. B. im Internet zeigt und so ungewollt Spuren hinterlässt – da reicht schon eine einfache Email, die man versendet. www.competence-site.de Seite 3 Frage 3: Was sind die Kernfragen, die am Anfang einer Analyse und Reflektion zu Transparenzmanagement stehen sollten? Antwort: Das Deutsche Institut für kleine und mittlere Unternehmen (DIKMU) hat ein Transparenzmanagement für Unternehmen entwickelt, das sechs einfache Schritte umfaßt: Schritt 1: Fragen Sie sich, ob Sie ein Transparenzmanagement benötigen oder nicht. Dazu habe ich bereits zuvor einige Hinweise gegeben. Wenn ja, dann folgt der nächste Schritt. Schritt 2: Legen Sie eine grundlegenden Transparenzstrategie fest, also wie transparent Sie sich generell zeigen möchten oder müssen und auf welchen Feldern und bei welchen Anlässen Ihrer Tätigkeit überhaupt Transparenzentscheidungen entstehen können. Brauchen Sie ein „Handbuch für den Umgang mit Informationen“ für alle Mitarbeiter? Die folgenden Schritt sind dann das Transparenzmanagement: Schritt 3: Analyse aller in Ihrem Untenrehmen denkbaren Fälle, für die es einer Transparenzentscheidung bedarf. Um diese zu strukturieren und zu beschreiben, orientieren Sie sich an Sachverhalt und Charakter der Information (dokumentiert/ nicht dokumentiert, mündlich/ elektronisch), Transportkanal der Information (persönlich, elektronisch etc.), Interessengruppen am Sachverhalt sowie Restriktionen (moralische/ gesetzliche Vorgaben zur Transparenz („müssen Sie offen legen?“). Schritt 4: Entscheiden Sie – vorab – je Fall über das Maß Transparenz zwischen vollständiger Transparenz (alle Informationen an alle) und absoluter Diskretion (keine Information). Schritt 5: Legen Sie fest, wie Sie das jeweilige Maß an Transparenz erreichen wollen: Die Instrumente hierfür reichen hier von einfachen Pressemitteilungen, juristischen Klarstellungen, (halb-)öffentlichen Berichten bis hin zu gezielten Indiskretionen u. v. m. Schritt 6: Kontrollieren Sie die Einhaltung der Transparenzvorgaben: Werden sie befolgt und welche Folgen hatte dies in der Öffentichkeit? www.competence-site.de Seite 4 In der Praxis kann dies dann auch zu widersprüchlichem Transparenzverhalten führen: Während individualisierbare Krankendaten und weitere persönliche Informationen von Mitarbeitern äußerst diskret behandelt werden, werden z. B. allgemeine Informationen über den durchschnittlichen Krankenstand eines Unternehmens zur Auswertung des Erfolgs oder Misserfolgs einer firmeninternen Gesundheits-politik bekannt gemacht. Während die Verbraucher Ehrlichkeit und Offenheit zu Herkunft, Herstellung und den Inhaltsstoffen ihrer Produkte erwarten dürfen, bleibt die Mixtur des Getränks vertraulich im Safe, die Mitarbeiter werden streng zur Verschwiegenheit verpflichtet. www.competence-site.de Seite 5 Frage 4: Inwieweit sollte Transparenzmanagement schon als Bestandteil in der Ausbildung des Managementnachwuchs berücksichtig werden? Antwort: In jedem Falle sollte Transpararenzmanagement in der Ausbildung des Managements und auch des Nachwuches berücksichtigt werden. Nur so kann nicht nur das notwendige Know-how dazu in die Unternehmen kommen, sondern diese auch für die Bedeutung des Themas sensibilisiert werden. Schwer ist dieses ja nicht, da mit unserem Buch dazu eine kompakte und leicht verständliche Grundlage für die Umsetzung gegeben ist. Zudem ist Transparenzmanagement in seinem Ablauf gerade für im Management ausgebildete Mitarbeiter leicht zu adaptieren, es orientiert sich ja an klasssiche Planungsprozesse. Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 6