Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen

Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen Oliver Berndt, B&L Management Consulting GmbH © B&L Management Consulting GmbH Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen VOI-Forum, DMS 2008 Immer wieder gern zitiert … „…eine in Auftrag des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität Hannover durchgeführte Studie kam zu dem Ergebnis, dass beispielsweise durch die Einführung elektronischer Rechnungen 7,2 bis 86,4 Mrd. € Unternehmen in Deutschland einsparen könnten.“ © B&L Management Consulting GmbH Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen VOI-Forum, DMS 2008 Quantifizierbare Nutzenpotenziale • Monetäre Einsparungen sind primäre Motivation Sender Empfänger Einsparungen Einsparungen Druckkosten Eingangsbearbeitung Konfektionierung Ggf. Scannen, OCR etc. Porto / Transport Ggf. Erfassen Ggf. Ablage, Material Ablage, Material, Skonti Prozessbeschleunigung Prozessbeschleunigung Versand Transparenz Zahlungseingang Prüfung/Freigabe Lieferung (Vorkasse) Buchung Weiterleitung WP, St.ber. Weiterleitung WP, St.ber. Fehlerreduktion Fehlerreduktion © B&L Management Consulting GmbH Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen VOI-Forum, DMS 2008 Einsparungspotenziale • Anbieter nennen gerne bis zu 70% Einsparungen, entscheidend ist aber der Einzelfall Beispiel Porto bei Ausgangsrechnungen Angenomme Angenomme Kosten pro Angenom- % Porto- Anzahl Rech- Absolute Rechnung menes Porto anteil nungen p.a. Einsparung 0,70 € 0,45 € 64% 100.000 45.000 € 1,00 € 0,50 € 50% 50.000 25.000 € 1,50 € 0,50 € 33% 30.000 15.000 € 3,00 € 0,50 € 17% 15.000 7.500 € 5,00 € 0,55 € 11% 10.000 5.500 € 10,00 € 0,55 € 6% 1.000 550 € © B&L Management Consulting GmbH Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen VOI-Forum, DMS 2008 Qualitativer Nutzen • Der konkrete Nutzen hängt auch davon ab, welche Bedeutung qualitative Aspekte haben Qualitativer Nutzen • Geografische und zeitliche Unabhängigkeit bei dem Zugriff auf Rechnungsdokumente weltweit • Hohe und vollständige Automatisierbarkeit der Prozesse des Rechnungswesens • Volle rechtliche Anerkennung elektronischer Ablagen • Sicherstellung jederzeitiger Vollständigkeit und Verfügbarkeit Mehrwerte, z.B. bei Abrechnungen • Rechnungsanalyse für Kunden, z.B. bei TK • Einfacher, ggf. selektiver Export zur Weiterbelastung bzw. Weiterverarbeitung • Periodenunabhängige Echtzeitabrechnung • Kundenspezifische Auswertungen, Reports etc. © B&L Management Consulting GmbH Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen VOI-Forum, DMS 2008 Dienstleister Preisbeispiele • Kosten gleichen TK-Tarifmodellen und orientieren sich am Porto © B&L Management Consulting GmbH Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen VOI-Forum, DMS 2008 Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es? • Anforderungen wie Papierrechnung … Abgabenordnung §145, §146, §147 (2), §200 GoBS, BMF-Schreiben vom 7.11.1995 • … und zusätzlich EU-Rechnungsrichtlinie umgesetzt in HGB, UStG und BMF-Schreiben • Qualifizierte Elektronische Signatur, UStG §14, Abs. 3 • Signaturen sind über die gesamte Aufbewahrungsfrist, d.h. 10 Jahre, aufzubewahren • Empfänger muss zustimmen • Vergabe an Dienstleister möglich (Sender und Empfänger) • Nachsignieren bei Ablauf des Zertifikats ist bei Rechnungen NICHT notwendig GDPdU, BMF-Schreiben vom 16.7.2001 © B&L Management Consulting GmbH Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen VOI-Forum, DMS 2008 Aufbewahrungspflichten (GoBS, GDPdU) Generell sind aktuelle Verfahrensbeschreibungen gefordert und zu archivieren Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger Versendete Rechnung in Empfangene Rechnung in elektronischer Form elektronischer Form Signatur Signaturprüfschlüssel Zertifikat mit dem Falls E-Mail, statt Rechnung signiert wurde signiert, E-Mail archivieren Falls E-Mail, statt Prüfprotokoll der Signaturprüfung Rechnung signiert, ist E- Falls konvertiert: Mail auch zu archivieren • Variante vor und nach E-Mail-Adresse als Konvertierung Stammdatum zu • Konvertierungsverfahren archivieren Falls Verschlüsselt: • Verschlüsselte Variante • Entschlüsselte Variante • Entschlüsselungsschlüssel © B&L Management Consulting GmbH Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen VOI-Forum, DMS 2008 Dienstleister-Varianten • Billing, inkl. Signatur ist komplett auslagerbar Papierprozess Rechnungsempfänger 1 Rechnungssteller 1 Druckstraße Rechnungsempfänger 2 Lettershop Rechnungssteller 2 Rechnungsempfänger 3 Rechnungssteller 3 eBPP Rechnungsempfänger m (eRechnung) Consolidation Rechnungssteller n Service eRechnung Scan + Capture Quelle Grafik: ebsnord © B&L Management Consulting GmbH Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen VOI-Forum, DMS 2008 Innovative Kostenmodelle • Kostentransparenz variiert bei den Dienstleistern Anbieter orientieren sich z.T. an Porto für Sender und Empfänger • Einrichtungsgebühr einmalig • Grundgebühr monatlich • Grundgebühr pro Versender monatlich (Staffel) • Grundgebühr pro Empfänger monatlich (Staffel) • Transaktionsgebühr pro Dokument (Staffel) • Zusatzgebühren für Archivierung, große Dok. u.a. Sonstige Dienstleistermodelle • Diverse Kostenschemata • Meist vol.abhängig, transaktionsbasiert, z.B. 0,10 € • Z.T. mit Grundgebühr, Inklusivvolumen, Flat rates … © B&L Management Consulting GmbH Chancen und Risiken Elektronischer Rechnungen VOI-Forum, DMS 2008 Fazit • Herausforderungen liegen vor allem in der organisa- torischen Gestaltung zur Erfüllung der diversen Vorgaben Chancen • Realisierung hoher quantifizierbarer und qualitativer Nutzenpotenziale • Minimale Investitionen durch Nutzung von Dienstleistungsvarianten • Guter ROI und kurze Amortisationszeiten Risiken • Akzeptanzprobleme bei Geschäftspartnern möglich • Umsetzung der Signatur z.T.