Commerzbank AG setzt zur Rechnungsverarbeitung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices und Invoice Cockpit ein

SUCCESS STORY SUCCESS STORY INVOICE PROCESSING SEGMENT FINANCE COMPANY COMMERZBANK AG COUNTRY GERMANY “Jeder Mitarbeiter der Commerzbank arbeitet mit dieser Lösung” Die Commerzbank setzt zur Rechnungsverarbeitung Planmäßige Einführung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices sowie das Projektstart war im Oktober 2003, als Endtermin Invoice Cockpit und Web Cycle von Ebydos ein. für die Einführung stand November 2004 fest. Zu Beginn wurde eine Testinstallation vorgenommen Als Großbank mit rund 250.000 Rechnungen und mit einem Prototyp gearbeitet. In einem jährlich hatte die Commerzbank ganz besondere iterativen Prozess wurde die Fachfeinkonzeption Anforderungen an den neuen, verbesserten ausgefeilt, da Erfahrungswerte aus ähnlichen Prozess: Zunächst einmal betraf das Projekt die Projekten im Bankenumfeld bisher nicht gesamte Bank mit mehr als 30.000 Mitarbeitern. vorlagen. Auch das technische Konzept wurde Der Prozess des Rechnungseingangs, verbunden parallel bis Mai 2004 kontinuierlich optimiert. Im mit der Prüfung und Freigabe der einzelnen Juli 2004 war die Implementierung abgeschlossen Dokumente, musste also vollständig in die Bank und Tests und Schulungen starteten. Ab Oktober mit ihrem Filialnetz integriert werden. Jeder wurden dann bereits ausgewählte Lieferanten in Mitarbeiter, der einen Zugang zum IT-Netzwerk die Abläufe einbezogen. Seit Dezember 2004 ist hat, kann bei der Commerzbank in einen Bestell- der gesamte Rechnungseingangsprozess komplett und Rechnungsprozess mit eingebunden werden. und erfolgreich umgestellt. Allein der Blick auf den knapp 300 Meter hohen Commerzbank-Tower in Frankfurt am Main mit Durch zusätzliche Programmierung wurde die Arbeitsplätzen für rund 2.500 Mitarbeiter lässt Software von ReadSoft in ihrer Funktionalität erahnen, wie aufwändig etwa eine Verteilung erweitert. Da die Commerzbank alle Rechnungen der Eingangsrechungen per Hauspost bislang mit Vorder- und Rückseite archiviert, ist die gewesen sein muss. Wenig transparent war zuvor standardmäßige Erkennung von rückseitigem auch, bei welchem Kollegen ein Beleg gerade Text bei AGBs ausgeschaltet. Auf diese Weise ist vorlag. ein hoher Dokumentendurchsatz gewährleistet. Wie genau Invoices mit welcher Rechnung Oberste Ziele des Projekts waren daher, die umgehen soll, steuert eine beim Scan erzeugte Prozesse zu optimieren und dabei nachhaltig Statusdatei. Kosten zu sparen. Als zusätzlicher positiver Effekt sollte sich durch eine schnellere Prüfung und Freigabe der Belege die Skontoausnutzung verbessern. Nicht zuletzt mussten gesetzliche Vorgaben Berücksichtigung finden. All dies setzte eine zentrale Verarbeitung der Rechnungen voraus. Um ihre hochgesteckten Ziele zu erreichen, hat die Commerzbank eine Komplettlösung bestehend aus ReadSoft DOCUMENTS for Invoices und den SAP-Add- ons Ebydos Invoice Cockpit und Ebydos Web Cycle der Ebydos AG eingeführt. www.readsoft.de SUCCESS STORY SUCCESS STORY INVOICE PROCESSING SEGMENT FINANCE COMPANY COMMERZBANK AG COUNTRY GERMANY Workflow bindet Mitarbeiter in und An einem Rechnungsprozess sind üblicherweise außerhalb von SAP ein drei Abteilungen beteiligt, nämlich die Beim Interpretieren einer Rechnung liest Invoices Fachabteilung, der Einkauf sowie die unter anderem die zugehörige Abteilung, Buchhaltung. Von der Rechnungsverarbeitung in Niederlassung und wenn möglich den Besteller der Industrie unterscheidet sich der Prozess bei aus. Die Rechnungen werden danach an der Commerzbank noch in einem weiteren Punkt: das Ebydos Invoice Cockpit übergeben und Nach Freigabe einer Rechnung wird automatisch können so im hauseigenen SAP-System weiter deren Bezahlung angewiesen. Es gibt keine verarbeitet werden. Eine wesentliche Aufgabe Bruchstelle mit der Buchhaltung, die den im Netzwerk der Commerzbank übernimmt der Buchungsbefehl an eine Bank weitergeben muss, Ebydos Web Cycle. Die Workflowlösung ist ein weil dies selbstverständlich in der Commerzbank SAP-zertifiziertes Add-on, mit dem die SAP- intern realisiert ist. Anwender in den Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe eingebunden werden konnten. Besonderes Augenmerk lag während des Bevor jedoch einem Anwender ein aktueller Projektes auf der Protokollierung aller Beleg per Workflow zugestellt wird, erfolgt ein Arbeitsschritte, denn “Nachvollziehbarkeit automatisierter Abgleich mit dem hausinternen ist in diesem Prozess sehr wichtig”, betont SAP-HR-Modul. Das System weist die zu Klaus Degen, Abteilungsdirektor des Bereichs prüfenden Rechnungen nur anwesenden TransAction Banking. So werden für jede Mitarbeitern zu. Rechnung Logdateien geführt, in denen genau geprüft werden kann, wer die Rechnung wann interpretiert, verifiziert oder verändert hat. Nach etwas mehr als einem halben Jahr praktischer Arbeit mit der Lösung hat die Commerzbank durchweg positive Erfahrungen mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung gesammelt. Zum einen können heute die Skonti nahezu vollständig ausgeschöpft werden, zum anderen ist man im Projektteam auch mit einer Erkennungsrate von derzeit knapp 75 Prozent aller Felder sehr zufrieden. Der unkomplizierte Prüf- und Freigabe-Vorgang ist im Intranet dokumentiert und lässt sich auch von ungeübten Usern einfach durchführen. Insgesamt ist man bei der Commerzbank sehr zufrieden mit der neuen Lösung. “Heute arbeitet praktisch jeder Mitarbeiter in der Commerzbank mit diesem System”, fasst Klaus Degen zusammen. Speziell ReadSoft als Dienstleister wird eine hohe Kundenorientierung sowie eine sehr gute Betreuung im Projekt bescheinigt. Über die Commerzbank: www.commerzbank.de www.readsoft.de