Den Rechnungsprozess immer weiter verbessern

Auszug unserer Kunden - Informationen ANWENDERBERICHT: AUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS „Rechnungsprozess immer weiter verbessern“ Boehringer Ingelheim erschließt immer mehr Rationalisierungs- potenziale im Rechnungswesen durch Einsatz von ReadSoft DOCUMENTS for Invoices Ihre Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SAP R/3 hat das Pharmaunternehmen Boehringer Ingelheim mit der Lösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices jetzt optimiert und beschleunigt. Die Software kommt in den Bereichen der Lieferantenbuchhaltung für Pharma, verbundene Unternehmen sowie Travel zum Einsatz. Täglich werden rund 1.000 Belege elektronisch verarbeitet. Das Projekt mit positiven Erfahrungen und erreichten Einsparungen soll noch fortgesetzt werden: Aktuell wird der Anteil der manuellen Nachbearbeitung noch weiter heruntergeschraubt. Boehringer Ingelheim hat sein Rechnungswesen und Controlling mit insgesamt 200 Mitarbeitern organisatorisch an zwei Standorten angesiedelt, nämlich in Ingelheim und Biberach. Hinzu kommt das Tochterunternehmen Boehringer Ingelheim microParts GmbH (ehemals STEAG microParts GmbH) in Dortmund, das nach der Übernahme durch Boehringer Ingelheim im Jahr 2004 noch mit einem eigenen Rechnungswesen arbeitet. In der Lieferantenbuchhaltung von Bereichsleiter Erwin Albinger sind siebzehn Mitarbeiter in Biberach beschäftigt, weitere 33 Mitarbeiter am Hauptsitz in Ingelheim, wo mehrere Gesellschaften des Unternehmens abgewickelt werden. Die Arbeit direkt am jeweiligen Standort erleichtert das Tagesgeschäft: Ansprechpartner aus den unterschiedlichen Fachabteilungen sind für Rücksprachen hier in greifbarer Nähe. Noch bis ins Jahr 2004 wurden Rechnungsbelege klassisch per Hauspost an die Mitarbeiter zur Prüfung verteilt und Rechnungen manuell in SAP erfasst. Der zeitaufwändige Prozess des Daten-Eintippens dauerte jeweils ein bis zwei Manntage und sollte daher auf Initiative von Erwin Albinger durch eine automatisierte Erfassung abgelöst werden. Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung wurde gleichzeitig Wert auf eine optimierte elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungen gelegt. Das künftige System sollte Rechnungsdaten auslesen, interpretieren und dem SAP-System zur Verfügung stellen können. Darüber hinaus war eine Anforderung, dass der Beleg automatisiert mit den Bestelldaten im SAP-System abgeglichen werden sollten. Die Rechnungsprüfung per Workflow durch Mitarbeiter der Fachabteilungen sollte sich mit dem bereits vorhandenen Microsoft-Outlook-System möglich sein. SAP-Kompetenz war ausschlaggebend Nachdem im Oktober 2003 die Projektziele der Geschäftsführung vorgestellt wurde, ging das Projekt an den Start. Die Projektgruppe bestand damals aus Mitarbeitern der Lieferantenbuchhaltung, der Datenverarbeitung und der Organisation. Gemeinsam hatten die Mitglieder dieser Projektgruppe die Vorgehensweise für die Softwareauswahl und für das Projekt festgelegt. Der Markt wurde daraufhin ausführlich sondiert. Trotz einer recht großen Anbietergruppe reduzierte sich die Zahl der in Frage kommenden Hersteller recht schnell: Ein wesentliches Kriterium war dabei das erforderliche SAP-Wissen für den Release-Stand 4.5 – hierüber verfügten nur wenige Unternehmen. Fünf Anbieter durften auf Basis eines groben Pflichtenheftes ihre Lösungen präsentieren und wurden anhand einer Entscheidungsmatrix hinsichtlich Stärken, Schwächen und Kosten bewertet. Die Neu-Isenburger ReadSoft GmbH punktete hier unter anderem mit der Erfahrung aus zahlreichen Rechnungsverarbeitungsprojekten im SAP-Umfeld, die umgesetzt wurden. READSOFT - Document Automation Powering Your Business Efficiency! Auszug unserer Kunden - Informationen „Die SAP-Integration ist für unsere Lieferantenbuchhaltung einer der wichtigsten Projektziele. ReadSoft sprach hier von Anfang an unsere Sprache. Das Projektteam brachte die notwendige Kompetenz mit, bei unserem Release-Sand eine entsprechende Lösung aufzusetzen und zu implementieren. Darüber hinaus war ReadSoft einer der wenigen Anbieter, die den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung im Blick hatten und nicht nur einige Teilaspekte“, fasst Projektleiter Erwin Albinger die wichtigsten Entscheidungskriterien zusammen. Mit den Ansprechpartnern von ReadSoft hatte das Team von Boehringer Ingelheim Experten gefunden, die die Komplexität des Projekts überblicken konnten. ReadSoft erhielt daraufhin den Auftrag. Gemeinsam mit der Projektgruppe von Boehringer Ingelheim wurde das Pflichtenheft weiter ausgearbeitet und fertig gestellt. Danach erfolgten in 2004 die Implementierungs- und die Testphase für die Lösungen ReadSoft DOCUMENTS for Invoices und Invoice Cockpit und Web Cycle. Durch die Komplexität der SAP-Umgebung wurde die Lösung im September 2004 produktiv geschaltet. Die Mitglieder des Projektteams haben die Lösungen getestet und kontinuierlich die Verarbeitungsergebnisse optimiert. Bei der Einführung der Software hatte man sich zunächst auf die wichtigsten Lieferanten von Boehringer Ingelheim konzentriert. Hierbei handelte es sich um einige Unternehmen, die mit ihrem hohen Rechnungsvolumen einen großen Anteil am gesamten Rechnungsaufkommen haben. Darüber hinaus zeichnet sich das Beleggut durch eine hohe Qualität aus, weshalb auch die Erkennungsraten beim automatisierten Verarbeiten recht hoch waren. „Dieses Vorgehen wurde gewählt, um unter den Mitarbeiter eine möglichst hohe Akzeptanz für das Projekt zu erzeugen“, erläutert Albinger. Ab April 2005 wurden dann die Rechnungen aller Lieferanten des Pharmakonzerns mit der Software verarbeitet. 10.000 Mitarbeiter für Rechnungsprüfung ansprechbar Im Projekt wurde von der vorher späten Archivierung auf frühe Archivierung umgestellt. Konkret heißt das, dass man die Dokumente vor der Umstellung erst im FileNet-Archiv abgelegt hat, nachdem sie bereits bearbeitet waren. Die Anwender profitieren heute davon, dass das Rechnungsdokument sofort nach Eingang im Archiv verfügbar ist und nicht verloren gehen kann. Damit entspricht Boehringer auch den Compliance-Anforderungen nach einer revisionssicheren Ablage der Rechnungsdokumente und deren Zusatzinformationen. Bei der Rechnungsprüfung mit dem Web Cycle genügt ein Knopfdruck auf den mitgeschickten Link, und das gescannte Dokument wird dem zuständigen Mitarbeiter sofort am Bildschirm angezeigt. Alle 10.000 Mitarbeiter von Boehringer Ingelheim können theoretisch in den Rechnungsprüf- und Freigabevorgang einbezogen werden. Sie bekommen eine entsprechende Aufforderung per Mail zugestellt und genehmigen dann über diesen Web Cycle die Buchung der Rechnung. Ausgenommen von diesem Prozedere sind sehr umfangreiche Belege wie zum Beispiel Baurechnungen von bis zu 60 Seiten bei denen es wenig Sinn machte, diese am Bildschirm anzeigen zu lassen. „Rechnungsverarbeitungsprojekte sind durchaus eine Herausforderung für das Rechnungswesen“, fasst Erwin Albinger seine Erfahrungen zusammen. Zum einen kann man etliches Wissen, welches in den Köpfen der erfahrenen Buchhalter gespeichert ist, nicht einfach auf ein elektronisches System übertragen. So sind etwa die Zuständigkeiten für die Bearbeitung bestimmter Lieferantenrechnungen bei den Mitarbeitern nach Anfangsbuchstaben der Lieferanten aufgeteilt. Es gibt gewisse Spezifika für jeden Lieferanten, die nur die zuständigen Bearbeiter wissen. „Es ist manchmal auch nicht notwendig, jede Kleinigkeit auf ein solches System zu übertragen. Eine Hundert-Prozent-Abdeckung wird wohl niemals möglich sein, so dass man einfach ein gesundes Maß erreichen muss“. Diese Überlegungen halten Albinger dennoch nicht davon ab, den Prozess nach und nach noch weiter zu optimieren. Ein wesentliches Ziel für 2006 ist es, das erforderliche manuelle Nachbearbeiten von gescannten und nicht vollständig erfassten Belegen um 50 Prozent zu reduzieren. Derzeit gibt es trotzdem noch zahlreiche Belege, die sich für eine weitere Automatisierung nur durch eine individuelle Vorgehensweise anbieten. READSOFT - Document Automation Powering Your Business Efficiency! Auszug unserer Kunden - Informationen Optimierungen am Anfang der Prozesskette geplant Auch die Qualität der Bestelldaten im SAP-System soll weiter optimiert werden. Noch in 2006 soll das Statistiktool von ReadSoft eingeführt werden, welches Aufschlüsse über den Prozess gibt und zielorientierte Daten zu den Belegerkennungsergebnissen liefert, auf deren Basis die wichtigsten weiteren Aufwendigkeiten identifiziert werden können. Gemeinsam mit dem Einkauf sollen die Bestellungen so optimiert werden, dass sich die Daten automatisiert mit den Rechnungen abgleichen lassen. „Derzeit müssen wir bei sehr vielen Posten Rücksprache halten, und dies verursacht doppelten Zeitaufwand, weil gleich zwei Abteilungen betroffen sind“, hat Albinger erkannt. „In dem Prozess steckt also noch weiteres Rationalisierungspotenzial!“ Aber auch das bisherige Resümee ist positiv: Innerhalb von anderthalb Jahren haben sich die Investitionen in die Software und das Projekt bereits amortisiert. Unter anderem wurden Stellen nicht wieder besetzt und ein höheres Aufkommen an Belegen mit reduzierter Mannschaft gut bewältigt. Mitarbeiterentlassungen waren auf Grund der Einsparungen zu keiner Zeit vorgesehen. Als Familienunternehmen übernimmt Boehringer Ingelheim in hohem Maß soziale Verantwortung für seine Beschäftigten. Daher war ein wesentlicher Bestandteil des Projekts, die Mitarbeiter frühzeitig mit einzubeziehen und stets umfassend zu informieren. Entlastungen, die sich jetzt durch die automatisierten Abläufe ergeben, werden für anspruchsvollere Tätigkeiten im Rechnungswesen genutzt.