Digitale Personalakte: Kein Problem mit den Daten

FACHTEIL Digitale Personalakte Kein Problem mit den Daten Die Frage nach der Rechtssicherheit von digitalen Personalakten bleibt brisant und stellt sich nicht nur Unternehmen, die eine solche einführen sollen. Auch dort, wo die digitale Personalakte bereits etabliert ist, gilt es zu prüfen, ob weiterhin alle Voraussetzungen gegeben sind. Ein Überblick über die Rechtslage und die Folgen für die Praxis. or dem Hintergrund der schnellen Unterlagen abzustellen, sondern maßge- Aus der Vertragsanbahnungsphase wer- V Entwicklung im juristischen Umfeld bend ist der sogenannte „materielle den die Bewerbungsunterlagen und gege- der digitalen Personalakte sollten Unter- Begriff“ der Personalakte. Betroffen sind benenfalls der Personalfragebogen sowie nehmen ihre diesbezügliche Praxis auf also alle Unterlagen, die das Arbeitsver- folgend der Arbeitsvertrag nebst Ergän- den Prüfstand stellen. Dies kann dazu hältnis angehen oder hiermit in innerem zungsvereinbarung und Stellenbeschrei- führen, dass sie an der einen Stelle auf- Zusammenhang stehen. Damit wird klar- bung in die Personalakte gegeben. Im grund neuer strengerer, engerer Rechts- gestellt, dass die Personalakte alle Infor- laufenden Arbeitsverhältnis werden der vorschriften nachbessern müssen, sich mationen des Arbeitnehmers umfasst, firmeninterne Werdegang und die Leis- an anderer Stelle aber möglicherweise gleich an welcher Stelle oder in welcher tungen des Arbeitnehmers dokumentiert, Erleichterungen ergeben, weil Rechtssi- Form diese Informationen gespeichert etwa Zwischenzeugnisse, Abmahnungen, tuationen konkretisiert und damit siche- werden (BAG vom 07.05.1980). Zwar ist Nachweise über Sonderkündigungs- rer wurden. Im Folgenden soll zu einzel- der Arbeitgeber grundsätzlich in seiner schutz, Fortbildungsbescheinigungen, nen Themengebieten zunächst auf die Entscheidung frei, eine Personalakte Urlaubsanträge, et cetera. Am Ende des aktuelle Rechtslage eingegangen und über einen Mitarbeiter zu führen oder Arbeitsverhältnisses werden schließlich anschließend ihre Folgen für die Praxis nicht, er ist es jedoch nicht in der Aus- das Kündigungsschreiben beziehungs- näher erläutert werden. wahl, welche Inhalte er dieser Personal- weise der Aufhebungsvertrag sowie das akte hinzufügt. Der Arbeitgeber muss „ein Abschlusszeugnis hinzugenommen. Auch Zulässige Inhalte der digitalen berechtigtes, sachliches Interesse daran wenn sich zum Teil immer wieder Personalakte haben, bestimmte Inhalte zur Personal- betriebsärztliche Unterlagen in der Per- Rechtslage: Das rechtliche Wesen der akte zu nehmen“ (LAG Niedersachsen vom sonalakte befinden, ist darauf hinzuwei- digitalen Personalakte setzt sich aus zwei 10.07.1980). Bei den Fragen der Aufnah- sen, dass diese Daten nicht Gegenstand Bestandteilen zusammen. Dem der Per- me, der Art der Archivierung sowie der der Personalakte sein dürfen (§ 8 Abs. 1 sonalakte und dem der Digitalisierung. Dauer der Aufnahme in die Personalakte S. 3 ASiG i.V.m. § 203 Strafgesetzbuch), Für beide gilt, die maßgeblichen Rechts- kommt es damit stets zu einer Interessen- da sie der ärztlichen Schweigepflicht vorschriften zu kennen und einzuhalten. abwägung zwischen den arbeitgeber- und unterliegen. Sinn und Zweck einer Personalakte ist es arbeitnehmerseitigen Interessen, mög- laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG lichst wenig Daten von sich preis zu geben. Archivierung und Beweisqualität vom 07.09.1988) „ein möglichst vollstän- Folgen für die Praxis: Welche Dokumen- Rechtslage: Die digitale Personalakte diges, wahrheitsgemäßes und sorgfälti- te zur Personalakte zu nehmen sind, ist bietet viele Vorteile. Dazu gehört, dass ges Bild über den Werdegang des Arbeit- in vielen Unternehmen langjährige Pra- sie nicht nur von einem Ort, sondern von nehmers“ zu zeichnen. Dabei ist nicht auf xis. Hier ändert sich nichts beim Über- verschiedenen Unternehmensstandorten eine formale Zusammenstellung von gang von der Papier- zur digitalen Akte. eingesehen und bearbeitet werden kann. 02 | 2011 www.personalwirtschaft.de 51 FACHTEIL Digitale Personalakte Weiteres Ziel von papierlosen Akten (GDPdU). Letztere geben Handlungsan- viduell überprüfen, indem sie ihr Ein- ist, Lagerkapazitäten zu sparen und über- weisungen, wie digitalisierte Unterlagen sichtsrecht in die (digitale) Personal- flüssiges Informationsmaterial zu entsor- für Betriebsprüfer zugänglich und prüf- akte geltend machen. Dabei regeln sowohl gen. Hierbei sind jedoch Schriftformer- bar zu machen sind. Erstere definieren § 34 BDSG als auch § 83 BetrVG dieses fordernis und andere gesetzlich normierte neben einem internen Kontrollsystem uneinschränkbare Einsichtsrecht. Stellt Aufbewahrungspflichten zu beachten. auch Datensicherheit und Aufbewah- sich heraus, dass Daten zu Unrecht erho- Der § 126 Abs. 1 BGB (Bürgerliches Gesetz- rungsfristen, nicht zuletzt Dokumentati- ben wurden oder Daten unrichtig sind, buch) etwa bestimmt, dass wenn ein on und Prüfbarkeit. hat der Arbeitnehmer einen Berichti- Gesetz Schriftform verlangt, die Urkun- Die Frage der Aufbewahrungspflicht von gungs- oder Löschungsanspruch (§ 35 de durch den Aussteller eigenhändig durch Original-Papierdokumenten ist immer wie- BDSG, § 1004 BGB). Darüber hinaus ist Namensunterschrift unterzeichnet wer- der kontrovers diskutiert worden. In der der Arbeitgeber verpflichtet, Datenschutz- den muss. Der Schriftform bedürfen die Praxis besteht heute Konsens darüber, konzepte für den Umgang mit den Arbeit- Festlegung der Arbeitsbedingungen, dass alle Papierdokumente vernichtet wer- nehmerdaten im Unternehmen anzuwen- Befristungsvereinbarungen, Aufhebungs- den können, wenn die Regelungen von den (§ 9 BDSG). Dies betrifft insbesondere verträge sowie Zeugnisse. Für Prozesse GoBS und GDPdU eingehalten werden. die Fragen der Zweckbindung und Ver- ist dies von Bedeutung, da § 416 ZPO Hierzu gehört damit zwingend die Verfah- traulichkeit. In diesem Zusammenhang (Zivilprozessordnung) bestimmt, dass rensdokumentation, die neben einer ist darauf hinzuweisen, dass es für die Urkunden, die von den Ausstellern unter- genauen technischen und organisatori- Zugriffsrechte kein so genanntes Kon- schrieben sind, vollen Beweis dafür abge- schen Prozessbeschreibung sowie der Pro- zernprivileg gibt. Wird also in einem ben, dass die in den Urkunden enthalte- gramm-Identität und Daten-Integrität auch Unternehmen eine digitale Personalakte nen Erklärungen tatsächlich von den Arbeitsanweisungen für den Anwender über einen Mitarbeiter angelegt, kann in Ausstellern der Urkunde stammen. vorsieht. Bei Letzterer ist zu beachten, dass einem Schwesterunternehmen diese digi- Kopien von Urkunden unterliegen dage- Dokumente, die der Schriftform bedürfen, tale Personalakte nicht ausgewertet oder gen der freien Beweiswürdigung des ausschließlich im Original einzuscannen auch nur eingesehen werden. Gerichts gemäß § 286 ZPO. Darüber sind. Insofern hindert die „gesetzliche Ob der Betriebsrat bei der Einführung von hinaus hat der Arbeitgeber verschiedene Schriftform […] nicht die Vernichtung des digitalen Personalakten ein Mitbestim- Aufbewahrungspflichten zu beachten. Papieroriginals, denn das ordnungsmäßig mungsrecht hat, ist stets vor dem Beispielsweise ordnet § 28f SGB IV (Sozi- archivierte Dokument ist ein Indiz, dass die Hintergrund der konkreten Zielsetzung algesetzbuch) an, dass der Arbeitgeber Erklärung in Schriftform abgeben worden und technischen Gestaltung zu prüfen. für jeden Beschäftigten die Lohnunterla- ist.“ (Geis 2007/4f.) Das BAG hat ein Mitbestimmungsrecht gen solange aufzubewahren hat, bis ein des Betriebsrats bei der Erfassung Kalenderjahr nach der letzten Prüfung Datenschutzaspekte und Rechte reiner Statusdaten abgelehnt (BAG vom abgelaufen ist. Vor jeder Vernichtung von von Arbeitnehmern und Betriebsrat 22.10.1986).