Digitale Personalakte: Schnell zur Hand

FACHTEIL Digitale Personalakte Schnell zur Hand Um den Verwaltungsaufwand zu senken und besonders die Antragsverwaltung zu vereinfachen, entschied sich das international tätige Photovoltaik-Systemhaus Phoenix Solar AG für die Digitalisierung der Personalaktenbestände. on der ersten Idee, die Personalakten Die Akten selbst wurden bis dahin in nalabteilung mit sich bringen und bald V zu digitalisieren über die Anbieter- greifbarer Nähe, allerdings nur im Haupt- eine intensivere Beschäftigung mit ande- Recherche bis hin zur Auswahl einer HR sitz der Gesellschaft, abgelegt. ren Personalthemen ermöglichen würde. Software vergingen sechs Monate. Das Mit der neuen Software ergibt sich ein gro- Die Funktionen, die den Mitarbeitern im gesamte Einführungsprojekt hingegen ßer Vorteil: Personalreferenten können Portal zur Verfügung gestellt werden, sind dauerte nur acht Wochen. Dieses bestand auf alle berechtigten Stammdaten von unter anderem Urlaubsanträge, Zeitbu- aus einem Workshop, bei dem die Anfor- überall und zu jeder Zeit zugreifen (sie- chungsnachweise, Stammdatenanträge, derungen für das Pflichtenheft geklärt he Abbildung 1). Gelbe Seiten, ein „Who is Who“ und even- wurden, einer Customizing-Phase und Neu für das Unternehmen ist, dass nun tuell auch Reisekostenanträge. einer Schulung der Personalmitarbeiter. auch Mitarbeiter auf ihre eigenen Stamm- Die Anträge müssen dann nur noch durch Danach stand das System konzernweit daten zugreifen können. Die Änderun- den Timemanager, den Vorgesetzten oder zur Verfügung. gen der Stammdaten können von Mitar- den HRler genehmigt werden. Der Prozess Die Einführung sollte schrittweise erfol- beitern beantragt werden und nach Durch- wird extrem verkürzt, Fehleingaben wer- gen: zunächst in der Personalabteilung am sicht nahtlos in die digitale Personalak- den von vornherein vermieden, das gesam- Hauptsitz der Phoenix Solar AG und in te übernommen werden. Zeitverluste te Vorgehen ist genauestens dokumen- einer zweiten Phase bei den Auslandstöch- können minimiert werden, der gesamte tiert. tern. Prozess ist kürzer und mit wenig Auf- Ein weiteres Aufgabenfeld, welches Maßgebend für die Umstellung war der wand für die Personalabteilung verbun- zukünftig vom HR-Bereich betreut wird, Wunsch nach Vereinfachung der Prozes- den. Das System dokumentiert auch den ist die Erstellung der Organigramme und se in der Personalverwaltung, die zentra- gesamten Workflow bei Urlaubsanträgen. die Abbildung und Aktualisierung der le Verwaltung der Personaldaten, der Organisationsstruktur. Regelmäßige Ände- schnellere und gleichzeitige Zugriff auf Schnellerer Zugriff rungen der Kostenstellenstruktur zum die Akten und die Entlastung bei admi- Die Pflege der Personaldaten mit Akten Jahreswechsel oder Versetzungen kön- nistrativen Aufgaben. Ein weiterer Aspekt in Papierform war vorher mit hohem zeit- nen viel einfacher als bisher durch den war die Erleichterung aller Arten von lichen Aufwand für die Mitarbeiter der Per- sogenannten Organisational Tree (siehe Antragsverwaltung. Im einem Workshop sonalabteilung verbunden. Abbildung 2) vorgenommen werden. Das wurden dann Software-Module definiert, Aufgrund der zukünftigen Self-Service- Einscannen der Akten und Zuordnen der die die internen Prozesse unterstützen Prozesse lag die Hoffnung auf der enor- Mitarbeiter-Dokumente in die Software war sollten. men Zeitersparnis, die das für die Perso- einmalig mit erhöhtem Zeitaufwand ver- „Nachdem ein Interessent sich über das online stehende Bewerberformular bei dem Unternehmen beworben und den gesamten Bewerbungsprozess durchlaufen hat, kann er auf Knopfdruck als Mitarbeiter in die digitale Personalakte überführt werden.” 56 02 | 2009 www.personalwirtschaft.de Stammdaten* Abbildung 1 Organisational Tree Abbildung 2 *Musterdaten Regelmäßige Änderungen der Kostenstellenstruktur zum Jahres- wechsel oder Versetzungen können viel einfacher als bisher durch den sogenannten Organisational Tree vorgenommen werden. Die Personalreferenten können auf alle berechtigten Stammdaten von überall und zu jeder Zeit zugreifen. bunden. Zu entscheiden war, ob die Digi- sonalakte gab es aus softwaretechnischen nalakte oder Bewerberdaten vorliegen zu talisierung der Akten an einen externen Gesichtspunkten mehrere Lösungsmög- haben – führte dazu, dass die HR-Mitar- Dienstleister vergeben wird oder ob sie – lichkeiten, die je nach Größe einzelner beiter schon bald mit der neuen Software einschließlich der Zuordnung im HR-Sys- Akten, deren Qualität und Anzahl von im Personalbereich gearbeitet haben – tem – im eigenen Hause durchgeführt der Effektivität her variierten. und sie nicht mehr missen wollen. werden soll. Die Externvergabe ist dann In Abstimmung mit dem direkten Im Moment wird noch eine zusätzliche ratsam, wenn es sich bei den Akten um Ansprechpartner bei Rexx Systems und Schnittstelle für das Recruiting System ein- schwieriges Beleggut handelt, das heißt, nach einigen Probedurchläufen wurde gerichtet: Nachdem der Interessent sich dass die Akten älter als 10 Jahre sind. Die die effizienteste Vorgehensweise ausge- über das online stehende Bewerberfor- Software-Anbieter verfügen über Hochleis- macht. Danach konnte ein Mitarbeiter in mular bei dem Unternehmen beworben tungsscanner, die durch das Herausar- drei Wochen die komplette Aktendigita- und den gesamten Bewerbungsprozess beiten von Kontrasten eingescannte Doku- lisierung von rund 200 Mitarbeiterdaten durchlaufen hat, kann er auf Knopfdruck mente besser lesbar machen können als vornehmen. als Mitarbeiter in die digitale Personal- das Original. Oftmals ist das ein dritter Obwohl man sich für eine Standard-Soft- akte überführt werden. Die erfassten Mit- Durchschlag auf dünnem Durchschlag- warelösung entschied, gab es Anpassun- arbeiter-Stammdaten kommen dabei direkt papier oder ein schon stark ausgebliche- gen – seien es Prozesse oder die Schnitt- vom Bewerber. Diese Daten müssen nur ner Gehaltsbeleg aus der Frühzeit maschi- stellen zu anderen IT Systemen. Da bei- noch kontrolliert und vom HR-Mitarbei- neller Gehaltserstellung. spielsweise für die Gehaltsabrechnung ter vervollständigt werden. Im Fall der Phoenix Solar AG waren die ein externes Lohnabrechnungssystem Weitere Prozesse sollen folgen, beispiels- Akten jedoch nicht so alt. Daher entschied verwendet wird und der Wunsch bestand, weise die Urlaubsrückstellungslisten oder man sich aus Zeit- und Kostengründen für die Daten auf Abruf zum Zahlungslauf auch Zielvereinbarungen zwischen den die interne Durchführung des Erstverscan- synchronisieren zu können, mussten auch Vorgesetzten und den Mitarbeitern. nens. Somit wurde speziell hierfür ein bei dieser Schnittstelle einige Testläufe netzwerkfähiges Multifunktionalgerät ange- durchgeführt werden, bevor die tatsäch- Autoren schafft, mit Kurzwahltasten-Funktion, lichen Mitarbeiterdaten zur Gehaltsab- Olivia Schwab, Touchscreen-Bedienfeld und so weiter. rechnung weitergegeben werden konn- Stellvertretende Leiterin Personalwesen, Phoenix Solar AG, Sulzemoos, ten. o.schwab@phoenixsolar.de Digitale Version oft besser Das System erforderte eine gewisse Ein- als das Original Waldemar Erdmann, gewöhnungszeit bei den Mitarbeitern. Produktmanager HR Software, Beim Scannen der Akten und der Zuord- Aber der entscheidende Vorteil – durch rexx systems GmbH, Hamburg, waldemar.erdmann@rexx-systems.