Durchsetzung von Rechnungen mit elektronischen Signaturen noch nicht abgeschlossen - Abhilfe durch Outsourcing

Rechnungen mit elektronischer Signatur haben sich bei deutschen Unternehmen noch nicht durchgesetzt – die Auslagerung an einen Povider könnte dies ändern Von Raimund Schlotmann, Geschäftsführer Itella GmbH Die digitale Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur wird in Deutschland bisher kaum verwendet. Dies belegt eine Studie von tns infratest im Auftrag von Itella. Demnach nutzen nur 26 Prozent der Unternehmen die elektronische Signatur bei digitalen Rechnungen, mehr als zwei Drittel kennen sich mit dem Thema nur ungenügend aus. Vom Gesetzgeber ist die qualifizierte elektronische Signatur rechtssicher der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Entsprechend signierte Rechnungen können für den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Darüber hinaus können Unternehmen mit elektronischen Rechnungen viel Zeit und Kosten einsparen. Angesichts der offensichtlichen Vorteile ist es erstaunlich, dass dieses Potenzial bisher nicht ausgeschöpft wird. Dass sich die Unternehmen bei der qualifizierten elektronischen Signatur noch zurückhalten, kann nur mit der Furcht vor einem hohen technischen Aufwand begründet werden. Diese Sorge ist jedoch unbegründet, wenn ein Provider mit im Boot ist. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die elektronische Signatur einzuführen: im Unternehmen selbst oder über einen externen Dienstleister, der entweder für die reine Signatur sorgt oder den gesamten Rechnungsprozess auch End-to-End bis zum Empfänger begleitet. Der entscheidende Unterschied: Als Versender über eine eigene Lösung – egal ob inhouse oder ASP – muss ein Unternehmen die Rechnung selbst signieren (siehe BMF-Schreiben vom 29.01.2004), dazu ist eine umfassende Infrastruktur erforderlich. Für den Versender bedeutet das: teure Software zur Erstellung der Signatur und einen Kartenleser mit dazugehöriger SmartCard vom möglichst akkreditierten Trustcenter, Personal zur Implementierung und Betreuung der Lösung sowie zur Durchführung von Updates. Darüber hinaus muss der Versender ständig die aktuellen rechtlichen Entwicklungen verfolgen, um geänderte Vorschriften in seiner Lösung zu berücksichtigen. Um die Signatur zu verifizieren, benötigt der Empfänger seinerseits eine Prüfungssoftware – und zwar diejenige, die zur ursprünglich vom Versender verwendeten Signatursoftware passt. Er muss nachweisen, dass er die Verifizierung auch wirklich durchgeführt hat und deshalb häufig sogar mehrere Prüfungsprogramme für verschiedene Versender vorhalten, deren Signaturlösungen nicht zueinander kompatibel sind. Für den Versender wird es dadurch entsprechend schwieriger, die nötige Einwilligung des Empfängers zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung zu bekommen, da die Installation für den Empfänger zeit- und kostenintensiv ist. Daher werden nur die Empfänger einwilligen, die bereits über Mittel und Wege verfügen, die Vorteile elektronischer Rechnungen auch im Rahmen ihres Purchase-to-Pay-Prozesses zu realisieren. Deutlich weniger als ein Drittel der Unternehmen verfügt jedoch über entsprechende Systeme, wie die Studie von tns infratest und Itella zeigt. Es ist somit kaum verwunderlich, dass sich die e-Signatur in der Praxis bislang unzureichend durchgesetzt hat und weiterhin ein Hindernis in der Überführung der Rechnungsprozesse in die für alle Seiten vorteilhafte elektronische Variante darstellt. Alle diese Investitionen sind überflüssig, wenn eine externer Dienstleister die e-Signatur komplett abwickelt. Denn sobald die Rechnung über einen Dienstleister versendet wird, überträgt der Versender die vom BMF auferlegte Pflicht auf seinen Provider – gleiches gilt für den Empfänger bezüglich der Verifikation der Signatur. Weder Versender noch Empfänger brauchen teure Infrastrukturen, noch müssen sie irgendwelche technischen Hürden nehmen. Der Versender übergibt alle relevanten Rechnungsdaten über eine definierte Schnittstelle an seinen Dienstleister – zum Beispiel direkt aus seinem ERP-System. Ist eine ERP-Anbindung realisiert, nimmt der Dienstleister alle Datenformate entgegen, konvertiert diese und bereitet sie für den Versand auf. Im Anschluss daran wird die Rechnung vom Dienstleister signiert und an den Empfänger im gewünschten Format weitergeleitet: jeweils Rechnung und Signatur als getrennte Dateien, als Containerdatei oder als Nutzdatei im PDF- oder XML-Format mit Signatur. Darüber hinaus garantiert der Dienstleister auch die Rechtssicherheit der e-Signatur. Der gesamten Prozess kann ganz einfach beim Provider als Service gebucht werden: Rechnungsstellung, Signatur, Versand, Verifizierung und Archivierung. Der Nachweis über die Verifizierung wird gleich mit der Rechnung mitgeliefert. Der Aufwand ist minimal, der Einspareffekt immens. Für den Rechnungsempfänger entsteht kein Zusatzaufwand, daher wird er schneller einwilligen, dass ihm der Versender zukünftig lieber elektronische Rechnungen schickt und sich die Briefmarke spart.