E-Interview zum Virtual Roundtable "Mitarbeiterportale ‑ Fluch oder Segen?" mit Stefan Bohlmann

Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ Virtual Roundtable: Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen? Teilnehmer: Stefan Bohlmann, Geschäftsführender Gesellschafter der btexx business technologies GmbH Organisation: btexx business technologies GmbH Kurzeinführung in das Thema: Ein gutes Mitarbeiterportal kann viel leisten: Es verbessert die Kommunikation, erleichtert administrative Tätigkeiten, gestaltet den Personalbereich effizient und beschleunigt insgesamt Geschäftsprozesse. Hochentwickelte Portale unterstützen sogar virtuelle Teamarbeit und greifen auf Datenbanken und Systeme externer Partner zu. Theoretisch sind Mitarbeiterportale demnach eine positive Investition. Anfang 2003 hat Cap Gemini Ernst & Young zusammen mit dem Fachbereich Medienwirtschaft der FH Wiesbaden eine Studie zum Thema Mitarbeiterportale durchgeführt, an der sich 83 große deutsche Unternehmen beteiligten. Ernüchterndes Fazit: Die dargestellten Möglichkeiten von Mitarbeiterportalen werden von den wenigsten Unternehmen voll ausgeschöpft. Wie sieht die Situation heute, ein Jahr später, aus? In diesem Virtuellen Roundtable geben Experten aus der Portalbranche Einblicke in ihre Erfahrungen. Welche Potentiale stecken wirklich in Mitarbeiterportalen und wie kann die Akzeptanz eines Portals im Unternehmen verbessert werden? Wie lässt sich der Nutzen von Mitarbeiterportalen in Kennzahlen ausdrücken und lohnt sich ein solches Projekt überhaupt für ein mittelständisches Unternehmen? Jeder Experte gibt außerdem seine persönliche Prognose für die Marktentwicklung der Portalhersteller ab. Der Virtuelle Roundtable vereint erfahrene Experten aus der deutschen Portallandschaft und ermöglicht so einen vielschichtigen und umfassenden Einblick in ein spannendes Tool, mit dem sich jedes moderne Unternehmen auseinandersetzen sollte. Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ Sehr geehrter Herr Bohlmann, Competence Site: Zu Beginn eine persönliche Frage: Seit wann beschäftigen Sie sich mit Mitarbeiterportalen und welche Projekte haben Sie in diesem Bereich bereits erfolgreich durchgeführt? Stefan Bohlmann: Meine Erfahrungen im Bereich Portale reichen bis in die Anfangszeiten der ersten Produkte zurück. Bereits 1999/2000 habe ich als SAP Berater erste Portalprojekte durchgeführt. Das damalige Produkt mySAP Workplace 2.11 war der Startpunkt der SAP im Bereich Portal-Software. Seit dieser Zeit habe ich bis heute ca. 10-15 Portalprojekte erfolgreich beraten und betreue diese zum Teil noch heute. Im Jahr 2001 habe ich zusammen mit zwei Partnern die Firma btexx business technologies gegründet, eine Unternehmensberatung mit Tätigkeits- und Beratungsschwerpunkt im Umfeld von Unternehmensportalen. btexx hat sich insbesondere auf alle Themen rund um das Produkt SAP Enterprise Portal spezialisiert, u.a. auf folgende Themen: SAP Portalstrategie und Projektmanagement SAP Portal-Technologie, IT-Architektur, Sizing, Clustering, Hochverfügbarkeit, Tuning, Applikationsintegration im Portal (z.B. R/3, MSS, ESS, BW, CRM, SCM, Non- SAP), Knowledge Management (CM, TREX, RTC), insbesondere Entwicklung von KM- iViews Entwicklung von webbasierten Business-Applikationen (JAVA/JSPs) , SAP Portal-Entwicklung (Java-iViews, Web Applikationen, Schnittstellen), SAP Web AS 6.30/6.40 Entwicklung (Web Dynpro), Durchführung von SAP Portal-Schulungen (z.B. Administration, iView- Entwicklung), Durchführung von Web Dynpro Schulungen, Single Sign-On, Benutzer-, Berechtigungs- und Rollenmanagement, IT-Security (SAP Portal, R/3, BW, ITS, Betriebssystem, Netzwerk, DB) Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ Competence Site: Ein Mitarbeiterportal beginnt bei einer einfachen Intranet-Plattform, über die Mitarbeiter beispielsweise auf Unternehmensinformationen oder eine interne Adressdatenbank zugreifen können. Moderne Portale leisten ein Vielfaches und bieten u. a. standortübergreifende Zusammenarbeit bis hin zu Vernetzungen mit Systemen externer Partner. Welche „Reifegrade“ von Mitarbeiterportalen lassen sich definieren oder anders gefragt: Was können Mitarbeiterportale in ihren unterschiedlichen Größenordnungen leisten und wo sind die Grenzen? Stefan Bohlmann: Es ist zunächst notwendig, ein Mitarbeiterportal von anderen Portaltypen zu unterscheiden. Eine grundlegende Portalklassifizierung ist aus meiner Sicht in Bezug auf die Benutzer-Zielgruppe sinnvoll: Portale werden für Mitarbeiter (B2E), Kunden (B2C), und Lieferanten (B2B) gebaut. Grundsätzlich ist es denkbar, dass alle Zielgruppen mit Hilfe eines einzigen Unternehmensportals bedient werden, die Praxis zeigt jedoch, dass eine Implementierung eines solchen allumfassenden Unternehmensportals aufgrund der Komplexität der Anforderungen nicht durchgeführt wird. In den Unternehmen entstehen vielmehr mehrere Portale, die den jeweiligen fachlichen und technischen Anforderungen der Zielgruppe gerecht werden. Kunden- oder Lieferantenportale stellen beispielsweise ganz andere Sicherheitsanforderungen an die IT-Infrastruktur im Vergleich zu einem Mitarbeiterportal. Für ein Mitarbeiterportal spielt hingegen die Skalierbarkeit und Hochverfügbarkeit eine große Rolle, insbesondere wenn die über das Mitarbeiterportal angebotenen Funktionen und Inhalte für mehrere tausend Mitarbeiter notwendige Arbeitswerkzeuge darstellen. Typisch bei der Einführung eines Mitarbeiterportals ist die von Ihnen aufgezeigte Evolutionsentwicklung, ausgehend vom Intranet für die Mitarbeiter als optionale Informationsplattform bis hin zur interaktiven, collaborativen Plattform als zentrale, personalisierte und integrierte Arbeitsplattform für alle Mitarbeiter. Eine solche Evolution kann folgende Stufen durchlaufen: Stufe eins: Intranet – Die Intranet-Lösung stellt den Mitarbeitern in erster Linie Informationen über das Unternehmen, Produkte, Organisationen und einzelnen Abteilungen bereit. Auf dieser Stufe werden hauptsächlich Dokumenten- und Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ Contentmanagement-Funktionen eines Portals eingesetzt. Zur besseren Informationsgewinnung stehen den Benutzern zusätzlich Suchmaschinen zur Verfügung. Diese Stufe stellt noch keine Applikationen oder personalisierte Inhalte bereit, die Inhalte werden für alle Mitarbeiter gleichermaßen ausgehend von einer einzigen Startseite angeboten. Stufe zwei: Frontend- und Backend Integration – Zusätzlich zu den Informationen werden in dieser Stufe Applikationen und Services mit einheitlichen Web- Benutzeroberflächen in das Portal integriert, die den Mitarbeitern an sinnvollen Stellen des Intranets bereitgestellt werden (z.B. Employee Self Services, die im Intranet-Bereich der Personalabteilung angeboten werden). Eine wesentliche Aufgabe bei der Einbindung von Applikationen in ein Portal ist die Implementierung von Single Sign-On. Stufe drei: Personalisierung und Prozessunterstützung – Über die einfache Einbindung von Frontend- und Backend Applikationen hinaus wird den Mitarbeitern in dieser Stufe ein prozessorientierter und personalisierter Zugang zu den Applikationen und Informationen geschaffen. Ein zusätzlicher Mehrwert für die Mitarbeiter kann auf dieser Stufe entstehen, wenn mit Hilfe der Integrationsmöglichkeiten des Portals klassische transaktionsbasierte Applikationen in Verbindung mit elektronischen Dokumentablagen zum Einsatz kommen (z.B. elektronische Kunden- oder Personalakten). Die Anwender können so auf Daten und Verzeichnisse zugreifen, es werden allerdings Zugriffsrechte vergeben, so dass die Mitarbeiter über einen personalisierten Zugang nur bestimmte Informationen abrufen oder Daten ändern können. Im Zusammenhang mit Prozessunterstützung und Portalen spricht SAP beispielsweise von sogenannten xApps (Cross Applications), hierbei handelt es sich um neue webbasierte Anwendungen, die basierend auf den bestehenden Backend- Applikationen flexible und applikationsübergreifende Prozesse abbilden. Stufe vier: Collaboration – Neben rollenspezifischen Zugriffsrechten der Mitarbeiter spielt die Interaktivität eine wichtige Rolle, so dass Interessengruppen leichter zusammenfinden. Damit können Mitarbeiter beispielsweise standortübergreifend ein gemeinsames Produkt entwickeln oder als Mitglied einer Funktionsgruppe (Entwicklung, Vertrieb) Erfahrungsaustausch im Rahmen einer virtuellen Gemeinschaft (Community) betreiben. Typische Funktionen dieser Stufe sind Instant Virtual Roundtable „Mitarbeiterportale – Fluch oder Segen?“ Messaging, Application Sharing (Real Time Collaboration), Projektplanung und Aufgabenverwaltung, eMail-Integration, Teamkalender, usw. Stufe fünf: Zugang via Internet bzw. Anbindung externer Partner – Ein Mitarbeiterportal wird umso wertvoller, je weiter seine Reichweite ist. In jedem Portalprojekt wird früher oder später die Diskussion aufkommen, einen Zugang zum Portal über das Internet zu ermöglichen. Aus fachlicher Sicht stellt diese Anforderung keine wesentliche Veränderung dar, wohl aber aus technischer Sicht - die Bereitstellung von Portalinhalten über das Internet sollte nur in Verbindung mit ausreichenden Sicherheitsmaßnahmen durchgeführt werden, diese stellen in der Regel einen deutlich erhöhten Projektaufwand auf technischer Seite dar. Um die Reichweite eines Portals zu erhöhen, werden oftmals andere Endgeräte als gewöhnliche PCs mit Internet Zugang und Browser eingesetzt - z.B. Notebooks, Pocket PCs oder sogenannte Smartphones. Mit Hilfe dieser Geräte werden Geschäftsprozesse dahin verlagert, wo das Geschäft stattfindet. Bei diesen Endgeräten ist es jedoch nicht immer gewährleistet, dass eine Online-Verbindung zum Portalserver aufgebaut werden kann – dennoch muss die Portalsoftware eine Datenerfassung und –bearbeitung sowie eine spätere Synchronisation der Datenbestände unterstützen. Solche fortschrittlichen Szenarien werden zwar verstärkt im Außendienst (z.B.